Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten

Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten: Übersicht und Anpassung

Der Vermietungs-Agent stellt eine Sammlung von Standardvorlagen für die E-Mail-Kommunikation bereit. Sie decken die häufig benötigten Kommunikationsabläufe ab (Intromail, Einladungen, Absagen, Nachfass) und lassen sich an Ihre individuelle Tonalität anpassen — dazu werden die Vorlagen einmalig dupliziert. Dieser Artikel zeigt beide Teile: wo Sie die Standardvorlagen finden und wie Sie sie duplizieren und bearbeiten.

Kurzübersicht: Die Standardvorlagen liegen im onOffice-Ordner oO - Marketplace-Vorlagen und sind dort schreibgeschützt. Zum Bearbeiten werden sie einmalig in den Ordner Musterprozessvorlagen dupliziert — nur dieser Ordner ist für den Vermietungs-Agenten sichtbar.

Voraussetzungen

onOffice-Bearbeiten-Rechte für E-Mail-Vorlagen
Zugriff auf den Bereich „Vorlagen/Dateien" in onOffice

Schritt 1 — Standardvorlagen in onOffice finden

Bearbeiten-Modus öffnen: Starten Sie onOffice und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Bearbeiten".

Vorlagen/Dateien auswählen: Navigieren Sie zu „Vorlagen/Dateien"
E-Mail-Vorlagen Tab: Klicken Sie auf den Tab „E-Mail-Vorlagen"
Ordner öffnen: Öffnen Sie den Ordner „oO - Marketplace-Vorlagen"

Alle Vorlagen mit dem Präfix _kyl.immo_ sind die Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten. Typische Namen sind z. B. „kyl.immo - 02 - B - Einladung zur Besichtigung (neu)" oder „kyl.immo - INFO - Bewerbung bereits in Prüfung".

Tipp — Vorschau-Modus nutzen: Prüfen Sie die Vorlagen immer im „Vorschau-Modus" von onOffice. Nur so werden alle Platzhalter, Signaturen und Formatierungen korrekt angezeigt.

Vorlagen im Marketplace-Ordner sind schreibgeschützt. Direkte Änderungen an den Original-Vorlagen sind technisch nicht möglich — und auch nicht sinnvoll, weil sie bei Updates überschrieben würden. Um Änderungen vorzunehmen, folgen Sie dem Duplizier-Workflow unten.

Schritt 2 — Vorlage duplizieren, um sie zu bearbeiten

Zum Anpassen einer Standardvorlage wird diese einmalig in den Ordner „Musterprozessvorlagen" dupliziert. Nur dieser Ordner ist für den Vermietungs-Agenten sichtbar und erlaubt Änderungen.

Klickpfad:

In der Vorlagen-Liste beim gewünschten Original auf das Schraubenschlüssel-Symbol klicken
Im Pop-Up „Vorlage duplizieren" auswählen → auf „Duplizieren" klicken
Als Zielordner den Ordner „Musterprozessvorlagen" festlegen
Bestätigen — die Kopie erscheint im Musterprozessvorlagen-Ordner

In der Kopie können Sie jetzt Betreff, Body, Platzhalter-Texte und interne Ergänzungen nach Wunsch anpassen. Der Vermietungs-Agent nutzt automatisch die Vorlagen aus dem Musterprozessvorlagen-Ordner — nicht mehr die Originale aus dem Marketplace-Ordner.

Platzhalter beim Anpassen unverändert lassen. Bei Textänderungen die in der Vorlage verwendeten Platzhalter (z. B. ) case-sensitiv und ohne Änderung übernehmen — sonst schlagen die automatischen Einsetzungen fehl und Ihre Interessenten sehen den Platzhalter-Code im Mail-Text.

Grundsätzlich: welche Vorlagen kann ich verwenden?

Jede beliebige onOffice-Vorlage lässt sich mit dem Vermietungs-Agenten verbinden. Wir empfehlen jedoch die kyl.immo-Standardvorlagen als Ausgangspunkt, weil:

Signaturen und Platzhalter bereits kontextgerecht vorkonfiguriert sind
Die Vorlagen mit den Automatisierungen des Vermietungs-Agenten getestet wurden
Bei Updates nur im Marketplace-Ordner etwas geändert wird — Ihre duplizierten Kopien bleiben unverändert

Verifikation — Ist die Kopie aktiv?

Kopie im Musterprozessvorlagen-Ordner prüfen: Sie sollte dort mit dem gewünschten Namen liegen und editierbar sein
In der Automatisierung die Vorlage auswählen: In den E-Mail-Schritten der Automatisierung die duplizierte Vorlage statt des Originals verknüpfen (bei Unsicherheit → Support fragen; nicht selbst an Automatisierungen schrauben)
Test-Interessent durchspielen: Die Automatisierung triggern und prüfen, dass die gewünschte Vorlage verschickt wird

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support (Kundenportal oder support@kyl.immo), wenn:

Sie möchten eine duplizierte Vorlage in einer Automatisierung einbinden (Automatisierungs-Anpassungen laufen kontrolliert über den Support)
Nach dem Duplizieren die Vorlage nicht im Musterprozessvorlagen-Ordner erscheint (Rechte-Problem)
Sie Platzhalter erweitern möchten (z. B. neue Felder aus onOffice übernehmen)