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Favoriten-E-Mail-Vorlagen im Interessenten-Tab verwenden

So richten Sie Favoriten-Vorlagen im Vermietungs-Agent ein und versenden sie anschließend direkt aus dem Interessenten-Tab — einheitlich, schnell, mit Auswahl statt Copy-Paste.

Favoriten-E-Mail-Vorlagen einrichten und im Interessenten-Tab verwenden

Häufig genutzte E-Mail-Vorlagen lassen sich im Vermietungs-Agent als Favoriten markieren und anschließend direkt aus dem Interessenten-Tab versenden — ohne den Umweg über den onOffice-Vorlagen-Picker. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Kommunikation.

Dieser Artikel zeigt beide Schritte: zuerst die einmalige Einrichtung der Favoriten, dann die tägliche Verwendung im Interessenten-Tab.

Voraussetzungen

  • Zugriff auf den Vermietungs-Agent in onOffice
  • Die gewünschten E-Mail-Vorlagen liegen bereits in onOffice (im Ordner oO - Marketplace-Vorlagen oder in Ihrem Musterprozessvorlagen-Ordner)
Neu bei Vorlagen? Eine Übersicht der Standardvorlagen und wie Sie sie duplizieren, um sie anzupassen, finden Sie im Artikel Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten: Übersicht und Anpassung.
 

Teil 1 — Favoriten einrichten (einmalig)

Die Favoriten-Konfiguration erfolgt einmalig in den Einstellungen des Vermietungs-Agenten. Drei Schritte: Einstellungen öffnen → Vorlagen synchronisieren → Favoriten markieren.

Schritt 1 — Einstellungen öffnen

Klicken Sie im Vermietungs-Agent oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

Zahnrad-Symbol oben rechts im Vermietungs-Agent

Schritt 2 — E-Mail-Vorlagen synchronisieren

In den Einstellungen auf „synchronisieren" klicken. Damit werden die aktuellen Vorlagen aus onOffice abgerufen. Warten Sie auf die Bestätigungsmeldung, bevor Sie weitermachen.

Synchronisieren-Schaltfläche in den Einstellungen

Tipp: Wenn Sie neue Vorlagen in onOffice angelegt oder duplizierte Vorlagen aktualisiert haben, führen Sie den Synchronisations-Schritt erneut aus — sonst sieht der Vermietungs-Agent die Änderungen nicht.

Schritt 3 — Favoriten markieren

In den Einstellungen auf „E-Mail-Vorlagen" klicken. Sie sehen eine Liste aller verfügbaren Vorlagen — getrennt nach Ordnern:

  • Standardvorlagen: Ordner oO - Marketplace-Vorlagen (Präfix kyl.immo)
  • Eigene Kopien: Ordner Musterprozessvorlagen

Markieren Sie die gewünschten Vorlagen als Favoriten. Die markierten Vorlagen erscheinen anschließend im Interessenten-Tab direkt in der E-Mail-Versandmaske.

Vorlagen als Favoriten markieren

Teil 2 — Favoriten im Interessenten-Tab versenden

Nach der einmaligen Einrichtung stehen Ihre Favoriten-Vorlagen beim täglichen Arbeiten direkt zur Verfügung:

  1. Interessenten auswählen: Im Interessenten-Tab einen oder mehrere Interessenten markieren
  2. E-Mail senden: Auf „E-Mail senden" klicken
  3. Vorlage auswählen: Im E-Mail-Versand-Fenster unter „Vorlagen" die gewünschte Favoriten-Vorlage auswählen
  4. Versenden: E-Mail ggf. anpassen, dann versenden

E-Mail-Versandfenster mit Auswahl der Favoriten-Vorlage

Verifikation

  1. Nach dem Markieren erscheinen die Vorlagen im Interessenten-Tab direkt im E-Mail-Versand-Picker (ohne weiteren Klick in tiefere Ordner)
  2. Der Versand funktioniert für einzelne und mehrere markierte Interessenten gleichermaßen
  3. Änderungen an den Vorlagen in onOffice werden erst sichtbar, nachdem Sie in den Einstellungen erneut „synchronisieren" angeklickt haben

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

  • Eine Vorlage nach dem Synchronisieren trotzdem nicht in der Liste erscheint (vermutlich Rechte-Problem in onOffice)
  • Favoriten-Markierungen nicht gespeichert werden oder nach dem Neuladen verloren gehen
  • Sie den Versand auf ein anderes Postfach umstellen möchten (Postfach-Konfiguration in den Automatisierungen läuft über den Support)

Verwandte Anleitungen