So sehen Sie, warum ein Interessent abgesagt wurde

Wenn ein Interessent im Tab „Absage“ gelandet ist, können Sie in wenigen Schritten nachvollziehen, warum das passiert ist. Dafür gibt es zwei Wege: die Aktivitäten in onOffice (genauer Grund) und die orangen Ausrufezeichen im Interessentenreiter (welche Angabe nicht zum Mieterprofil passt). Dieser Artikel führt Sie durch beide Wege und erklärt, wie Sie die Sonderfälle „manuelle Absage“ und „Erstinformationen nicht ausgefüllt“ erkennen.

Abgrenzung: Dieser Artikel behandelt die Absage eines Interessenten (Status „Absage“ in der Pipeline). Er behandelt nicht die Terminabsage einer bereits gebuchten Besichtigung — dafür siehe Anleitung: So bearbeiten Sie eine Terminabsage richtig.

Schnell-Diagnose: Was sehe ich im Interessentenreiter?

Was Sie sehen	Wahrscheinliche Ursache	Wo Sie es überprüfen
Orange Ausrufezeichen an einer oder mehreren Angaben	Matching-Absage — die markierte Angabe erfüllt ein Kriterium des Mieterprofils nicht	Methode 2 + Methode 1
Interessent in „Absage“, aber keine Ausrufezeichen	Wahrscheinlich manuell durch einen Mitarbeiter abgesagt	Sonderfall: manuelle Absage
Keine Angaben im Interessentenreiter und keine Aktivität in onOffice	Automatisch verschoben, weil die Erstinformationen nicht ausgefüllt wurden	Sonderfall: Erstinformationen

Methode 1: Den genauen Grund in den onOffice-Aktivitäten sehen

Die Aktivitäten des Interessenten in onOffice sind die zuverlässigste Quelle: Hier wird protokolliert, was der Vermietungs-Agent getan hat und warum.

1. Im Interessentenreiter den betroffenen Interessenten in der Liste suchen
2. Auf den Button „Adresse öffnen“ neben dem Namen klicken — der Interessent wird direkt in onOffice geöffnet
3. In onOffice zur Aktivitätshistorie des Interessenten wechseln
4. Den Absage-Eintrag suchen — dort ist der Grund der Absage dokumentiert

Verifikation: Sie sehen in den Aktivitäten einen Eintrag, der die Absage und den Auslöser beschreibt (z. B. das nicht erfüllte Kriterium oder die manuelle Verschiebung durch einen Mitarbeiter).

Methode 2: Nicht erfüllte Kriterien am orangen Ausrufezeichen erkennen

Direkt im Interessentenreiter markiert der Vermietungs-Agent jede Angabe, die nicht mit dem hinterlegten Mieterprofil übereinstimmt, mit einem orangen Ausrufezeichen.

• Ein Ausrufezeichen an einer Angabe bedeutet: Dieses Kriterium (z. B. Einkommen, Personenzahl, Haustiere) erfüllt die Anforderung des Mieterprofils nicht.
• Ist ein solches Kriterium als absagerelevant konfiguriert, landet der Interessent direkt in „Absage“ statt auf der Warteliste.
• Mehrere Ausrufezeichen bedeuten, dass mehrere Angaben nicht passen.

So sehen Sie auf einen Blick, wofür der Interessent abgesagt wurde, ohne onOffice öffnen zu müssen.

Tipp — Zusammenhang mit dem Mieterprofil: Welche Angaben überhaupt geprüft werden und welche davon absagerelevant sind, legen Sie im Mieterprofil des Objekts fest.

Sonderfall: Keine Ausrufezeichen — manuelle Absage

Sehen Sie keine Ausrufezeichen, obwohl der Interessent in „Absage“ liegt, wurde er mit hoher Wahrscheinlichkeit manuell von einem Mitarbeiter abgesagt (z. B. per Verschiebung in den Absage-Tab). Öffnen Sie den Interessenten über Methode 1 in onOffice und sehen Sie in der Aktivitätshistorie nach, wer den Interessenten wann verschoben hat.

Sonderfall: Keine Angaben und keine Aktivität — Erstinformationen nicht ausgefüllt

Hat der Interessent weder Angaben im Interessentenreiter noch eine Aktivität in onOffice, wurde er sehr wahrscheinlich automatisch in die Absage verschoben, weil er die Erstinformationen nicht ausgefüllt hat.

Tipp — diese Interessenten sind nicht verloren: Interessenten, die automatisch wegen fehlender Erstinformationen verschoben wurden, haben keine Absage-E-Mail erhalten. Sie können die Erstinformationen also später noch ausfüllen und werden anschließend regulär per Prozess einsortiert.

Quick-Reference

Befund	Ursache	Absage-E-Mail versendet?
Orange Ausrufezeichen an Angabe(n)	Kriterium des Mieterprofils nicht erfüllt (Matching-Absage)	Ja (erst „Angaben werden geprüft“, nach 1 Tag finale Absage)
Keine Ausrufezeichen, Interessent in „Absage“	Manuell durch Mitarbeiter abgesagt	Nur wenn beim Verschieben „Automatisierung starten“ bestätigt wurde
Keine Angaben + keine onOffice-Aktivität	Erstinformationen nicht ausgefüllt → automatisch verschoben	Nein — Interessent kann nachträglich einsortiert werden

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

• Ein Interessent in „Absage“ liegt, obwohl er alle Kriterien des Mieterprofils erfüllt (mögliche Fehl-Absage)
• In den onOffice-Aktivitäten kein Absage-Eintrag zu finden ist
• Sie den Verdacht haben, dass eine Automatisierung falsch ausgelöst hat