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Anleitung: So bearbeiten Sie eine Terminabsage richtig

Wenn ein Interessent einen Termin absagt, stellen Sie den Status in onOffice auf „Abgesagt" — so verhindern Sie falsche Automatisierungs-Mails. Der Slot wird nach ca. 10 Minuten automatisch wieder buchbar.

Anleitung: So bearbeiten Sie eine Terminabsage richtig

Wenn ein Interessent einen Besichtigungstermin absagt, ist es wichtig, dies korrekt in onOffice zu hinterlegen. So stellen Sie sicher, dass keine falschen Automatisierungs-E-Mails versendet werden und der Termin-Slot für andere Bewerber frei wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Termin in onOffice öffnen: Gehen Sie in Ihren onOffice-Kalender zum entsprechenden Termin.
  2. Status ändern: Stellen Sie den Status beim Interessenten im Termin auf „Abgesagt".
  3. Speichern: Änderung speichern.

onOffice: Status des Interessenten im Termin auf „Abgesagt“ setzen

Warum ist dieser Schritt wichtig?

Durch das Setzen des Status auf „Abgesagt" verhindern Sie, dass der Interessent automatisch die Nachbesichtigungs-E-Mail (mit der Bitte um Unterlagen oder Feedback) erhält. Das wirkt professionell und spart unnötige Rückfragen.

Was passiert mit dem freien Termin-Slot?

Sie müssen sich nicht um die Neuvergabe kümmern. Sobald Sie den Termin auf „Abgesagt" gestellt haben, erkennt das System die Änderung:

  • Der Zeitblock wird automatisch wieder freigegeben und im Buchungstool als „frei" angezeigt
  • Andere Interessenten können diesen Platz dann wieder buchen
  • Sie müssen keine händischen E-Mails schreiben, um den Termin neu zu bewerben — das System füllt die Lücke von allein
Wichtiger Zeitpuffer: ca. 10 Minuten bis zur Wiederfreigabe.
Der Slot erscheint nicht sofort wieder als verfügbar — das System benötigt ca. 10 Minuten, bis der Zeitblock im Buchungstool wieder buchbar ist. Wenn Sie direkt nach dem Setzen des Status prüfen und der Slot noch belegt aussieht, ist das kein Fehler. Kurz warten, dann erscheint er als frei.

Verifikation — Hat die Absage gegriffen?

  1. Nach 10 Minuten warten und das Buchungstool für das betroffene Objekt öffnen
  2. Der abgesagte Zeitblock sollte als frei sichtbar sein und wieder buchbar
  3. Der Interessent sollte keine weitere Nachbesichtigungs-Mail mehr erhalten

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support (über das Kundenportal oder support@kyl.immo), wenn:

  • Der Slot auch nach 30+ Minuten nicht wieder als frei erscheint
  • Trotz korrektem „Abgesagt"-Status eine Nachbesichtigungs-Mail an den Interessenten rausgeht
  • Sie Unsicherheit haben, ob die Statusänderung in onOffice richtig gespeichert wurde

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