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Interessenten manuell zu einem Termin hinzufügen

Wenn Sie einen Termin telefonisch vereinbart haben oder alle Slots ausgebucht waren: So fügen Sie den Interessenten manuell im onOffice-Kalender hinzu. Wichtig: in onOffice zwingend speichern, sonst erkennt der Agent die Zuordnung nicht.

Interessenten manuell zu einem Termin hinzufügen

Wenn alle Online-Termine bereits ausgebucht waren oder ein Termin telefonisch vereinbart wurde, können Sie einen Interessenten direkt im onOffice-Kalender zu einem bestehenden Besichtigungstermin hinzufügen. Diese Anleitung zeigt die vier Schritte plus den entscheidenden Speicher-Hinweis, der häufig übersehen wird.

Wann ist diese Anleitung hilfreich?

  • Wenn alle Online-Termine bereits ausgebucht waren
  • Wenn der Interessent zum Zeitpunkt der Anfrage keinen passenden Termin gefunden hat
  • Wenn Sie ein persönliches Telefonat geführt und einen Termin individuell vereinbart haben
Wichtig vor dem Start: Damit der Vermietungs-Agent die manuelle Zuordnung erkennt, müssen Sie den bearbeiteten Termin in onOffice zwingend speichern. Wird die Änderung nicht gespeichert, erscheint der Interessent nicht im Terminierungs-Feature und der Vermietungs-Agent reagiert nicht — ein häufiger, stiller Stolperstein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 — Termin öffnen:
Öffnen Sie Ihren onOffice-Kalender und suchen Sie den Besichtigungstermin für das entsprechende Objekt. Klicken Sie den Termin an, um ihn zu bearbeiten.

onOffice-Kalender: Besichtigungstermin öffnen

Schritt 2 — Interessenten hinzufügen:
Gehen Sie im Terminfenster zum Bereich der verknüpften Kontakte/Adressen. Suchen Sie nach dem Namen des Interessenten.

Tipp: Am schnellsten und sichersten finden Sie die Person über die onOffice-Kundennummer — Namensdopplungen sind in der Praxis häufig.

Interessenten über die Kundennummer zum Termin hinzufügen

Schritt 3 — Status anpassen:
Damit kyl.immo und onOffice korrekt zusammenarbeiten, ändern Sie den Status des Interessenten innerhalb des Termins auf:

  • „Gesendet" oder
  • „Bestätigt"

Schritt 4 — Speichern (entscheidender Schritt):

Zwingend speichern — sonst greift der Agent nicht.
Klicken Sie auf Speichern. Ohne diesen Klick erkennt der Vermietungs-Agent die Änderung nicht, und der Interessent bleibt beim Termin unverbunden. Das ist der häufigste Grund für „Agent reagiert nicht"-Rückfragen nach manuellem Termineintrag.

Nach dem Speichern ist der Interessent fest für die Besichtigung eingeplant.

Verifikation — Ist die Zuordnung aktiv?

  1. Im Terminierungs-Feature prüfen, ob der Interessent beim entsprechenden Termin aufgeführt ist
  2. Der Status sollte auf „Gesendet" oder „Bestätigt" stehen
  3. Die üblichen Terminautomatisierungen (z. B. Erinnerungs-Mail vor der Besichtigung) laufen ab jetzt auch für diesen Interessenten

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

  • Trotz korrektem Speichern der Interessent nicht im Terminierungs-Feature erscheint
  • Die nachgelagerten Automatisierungen (Erinnerung, Nachbesichtigung) nicht ausgelöst werden
  • Sie Unsicherheit haben, welche Status-Option („Gesendet" / „Bestätigt") in Ihrem Setup die richtige ist

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