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Häufige Fragen zum Vermietungsprozess und den Automatisierungen

Antworten auf die häufigsten Fragen: Warum ist ein Interessent im Absage-Ordner, wie ändere ich den Absendernamen, wie passe ich Automatisierungs-Mails an und warum wird „Angaben werden geprüft" gesendet?

Häufige Fragen zum Vermietungsprozess und den Automatisierungen

Dieser Artikel bündelt die am häufigsten gestellten Fragen zum Vermietungs-Agenten, die weder ein Setup-Thema noch ein klassisches Fehlerbild sind, sondern wiederkehrende Verständnis- und Konfigurations-Fragen im Alltag. Jede Frage ist kompakt beantwortet, mit Deep-Link zur ausführlichen Doku für weiterführende Informationen.

Der Artikel wächst mit den Support-Tickets — wenn Sie ein Thema vermissen, freuen wir uns über einen kurzen Hinweis an den Support.

Warum ist ein Interessent im Absage-Ordner?

Der Interessent wurde auf „Absage" verschoben — entweder manuell durch einen Makler oder automatisch durch das Matching, wenn die eingereichte Selbstauskunft die hinterlegten KO-Kriterien nicht erfüllt. Beim Verschieben startet automatisch die Absage-Automatisierung (eine Pipeline-Automatisierung). Gleichzeitig werden alle bis dahin laufenden Pipeline-Automatisierungen (z. B. Zusage- oder Qualifizierungs-Sequenzen) bewusst abgebrochen, damit keine widersprüchlichen Mails an den Interessenten gehen („Wir freuen uns auf Ihre Besichtigung" wäre parallel zur Absage sehr unschön).

Bei einer Matching-Absage wird zunächst die Mail „Ihre Angaben werden geprüft" versendet und erst einen Tag später die finale Absage. Das ist kein Fehler, sondern bewusste Design-Entscheidung — mehr dazu in der FAQ „Wie oft wird ‚Angaben werden geprüft' gesendet?" weiter unten.

Weiterführende Dokumentation:

Wie ändere ich den Absendernamen in unseren E-Mails?

Der Absendername, den Ihre Interessenten in ihrem Postfach sehen, kommt aus dem E-Mail-Namen des Postfachs in onOffice — nicht aus dem Vermietungs-Agenten selbst. Wenn dort kein E-Mail-Name hinterlegt ist, verschickt der Agent die Mails mit dem technischen Benutzer-Namen „MPApiUser kylimmo-API" als Absender. Das wirkt gegenüber Interessenten unprofessionell und sollte immer angepasst werden.

Klickpfad:

  1. onOffice → Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Bereich „E-Mail"
  2. Das betroffene Postfach öffnen
  3. Im Feld „E-Mail-Name" den gewünschten Anzeigenamen eintragen (z. B. „Max Mustermann" oder „Vermietung Musterimmobilien")
  4. Speichern

Die Änderung greift ab sofort für alle neuen Versendungen, gilt aber nicht rückwirkend für bereits versendete Mails.

Pro Postfach setzen: Wenn Sie mehrere Postfächer mit dem Vermietungs-Agenten verbunden haben, muss der E-Mail-Name pro Postfach einzeln gesetzt werden. Fehlt er bei einem der Postfächer, verschickt der Agent dort weiter mit dem technischen Namen.

Weiterführende Dokumentation:

Wie ändere ich Betreff oder Inhalt einer Automatisierungs-Mail?

Bei Automatisierungs-Mails ist die Logik zweigeteilt — je nachdem, was Sie ändern möchten, ist der richtige Ort unterschiedlich:

Betreff und Mail-Body: direkt in der E-Mail-Vorlage in onOffice

Das können Sie selbst umsetzen, ein Support-Ticket ist nicht nötig. Wichtig: Die Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten liegen im Ordner „oO - Marketplace-Vorlagen" (alle haben den Präfix _kyl.immo_) und sind dort schreibgeschützt. Bevor Sie bearbeiten können, müssen Sie die Vorlage einmalig duplizieren.

Klickpfad:

  1. onOffice-Bearbeiten-Modus öffnen
  2. „Vorlagen/Dateien" → Tab „E-Mail-Vorlagen"
  3. Ordner „oO - Marketplace-Vorlagen" öffnen
  4. Schraubenschlüssel-Symbol bei der gewünschten Vorlage klicken
  5. „Vorlage duplizieren" wählen
  6. Zielordner: „Musterprozessvorlagen"

Nur der Ordner „Musterprozessvorlagen" ist für den Vermietungs-Agenten sichtbar. In der Kopie können Sie nun Betreff und Body nach Wunsch anpassen. Direkte Änderungen am Marketplace-Original sind technisch nicht möglich (und wären auch nicht updatesicher).

Feldnamen und Platzhalter nicht ändern: Bei Textanpassungen die in Vorlagen verwendeten Platzhalter (z. B. ) unverändert lassen — sonst schlagen die Einsetzungen fehl.

Versendendes Postfach: im Vermietungs-Agenten

Welches Postfach eine Automatisierungs-Mail verschickt, wird nicht in onOffice, sondern im Vermietungs-Agenten im „E-Mail senden"-Schritt der jeweiligen Automatisierung konfiguriert. Das ist eine Änderung der Automatisierungs-Logik, die Wechselwirkungen mit anderen Schritten haben kann.

Bitte geben Sie Änderungswünsche am versendenden Postfach an den kyl.immo-Support — wir setzen das kontrolliert für Sie um.

Weiterführende Dokumentation:

Wie oft wird „Angaben werden geprüft" gesendet?

Die Mail „Ihre Angaben werden geprüft" wird einmalig direkt nach der Verschiebung in den Absage-Ordner ausgelöst — und zwar nur, wenn die Absage über das Matching erfolgt (Interessent hat die Selbstauskunft ausgefüllt und erfüllt die von Ihnen hinterlegten KO-Kriterien nicht). Nach einem Verzögerungsschritt von einem Tag folgt die finale Absage-Mail.

Das ist bewusst so designed — keine Bug-Frequenz. Hintergrund:

Eine sofortige Absage innerhalb weniger Sekunden nach Formular-Absenden wirkt auf Interessenten „abgefertigt" und löst überdurchschnittlich viele Rückfragen sowie negative Bewertungen aus. Interessenten merken schnell, dass sie von einer Software abgesagt wurden. Die Zwischenmail „Ihre Angaben werden geprüft" und der Puffer-Tag suggerieren eine menschliche Prüfung — in der Praxis reduziert das Rückfragen und schlechte Bewertungen deutlich, ohne dass Interessenten spürbar länger auf ihre Antwort warten.

Was tun, wenn Sie die Standard-Frequenz oder den Wortlaut anpassen möchten?

Der Zeitraum bis zur finalen Absage und der Inhalt der Zwischenmail können grundsätzlich angepasst werden — bitte wenden Sie sich mit Ihrem Änderungswunsch an den kyl.immo-Support. Wir nehmen die Anforderung auf und stellen die Automatisierung kontrolliert um.

Weiterführende Dokumentation: