Der Aufbau und die Funktionen des Interessentenreiters

In diesem Artikel zeigen wir, wie der Interessentenreiter des Vermietungs-Agenten aufgebaut ist, und welche Funktionen er bietet.

Sinn und Zweck des Interessenten-Tabs

Der Interessenten-Tab ist ein zentrales Werkzeug, um den Vermietungsprozess für ein Vermietungsobjekt transparent und effizient zu gestalten.

Er ermöglicht Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, in welcher Phase sich ein Mietinteressent befindet und welche Qualifikationsmerkmale er aufweist.

Der Interessenten-Tab funktioniert wie eine Deal-Pipeline, mit der Sie die Vermietungsprozesse visualisieren und steuern können. Zudem können Sie direkt aus diesem Tab heraus Automatisierungen starten, indem Sie Kunden von einem Tab in den nächsten verschieben.

Praxisbeispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Haus oder eine Wohnung zu vermieten. Viele Leute melden sich, weil sie Interesse haben. Der Interessenten-Tab hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Er zeigt Ihnen für jeden Interessenten, wie weit er im Bewerbungsprozess ist (z.B. ob er sich gerade erst gemeldet hat oder schon zur Besichtigung war) und ob er die Kriterien für die Anmietung erfüllt.

Aufbau des Interessenten-Tabs

Der Interessenten-Tab ist in drei Hauptelemente unterteilt. Die im Folgenden beschrieben werden.

Phasen der Vermietung

Der Interessenten-Tab ist in verschiedene Phasen unterteilt, die den typischen Vermietungsprozess widerspiegeln. Diese Phasen sind als separate Tabs dargestellt:

- Absage: Hier finden Sie alle Interessenten, denen Sie bereits abgesagt haben.
- Anfrage eingegangen: Hier sind alle Interessenten gelistet, die sich neu gemeldet haben.
- Warteliste: Interessenten, die auf eine Rückmeldung von Ihnen warten.
- Qualifiziert für Besichtigung: Diese Interessenten erfüllen die grundlegenden Anforderungen für eine Besichtigung und haben sich für eine Besichtigung qualifiziert.
- Besichtigung stattgefunden: Interessenten, die die Immobilie bereits besichtigt haben.
- Interesse an Anmietung: Interessenten, die nach der Besichtigung Interesse an der Anmietung der Immobilie haben und Ihnen bereits alle benötigten Unterlagen und Dokumente übermittelt haben.

Durch Klicken auf einen dieser Tabs wechseln Sie zur entsprechenden Phase und sehen alle Mietinteressenten, die sich in diesem Stadium des Vermietungsprozesses befinden.

Jeder Tab zeigt eine Zahl an. Diese Zahl gibt die Anzahl der Mietinteressenten an, die sich aktuell in dieser Phase befinden. So haben Sie immer einen schnellen Überblick über den Stand der Vermietung. Beispiel: Wenn im Tab "Anfrage eingegangen" eine "5" steht, bedeutet das, dass sich fünf neue Interessenten gemeldet haben.

Tricks & Kniffe

☝️ - In der Liste der Objekte sehen Sie bereits die Anzahl der Kunden auf der Warteliste. So sehen Sie auf einen Blick, in welchen Vermietungsobjekten sie noch arbeiten müssen.

☝️ - Wenn Sie ein neues Objekt öffnen, wird standardmäßig die Warteliste angezeigt.

Dies liegt daran, dass sich die Mietinteressenten in dieser Phase typischerweise in einer Warteposition befinden und auf eine Rückmeldung von Ihnen als Anwender warten.

Die Optionsleiste

Die Optionsleiste bietet Ihnen verschiedene Aktionen, um die Bearbeitung von Interessenten zu vereinfachen:

Auswahl aller/keiner Interessenten - 1: Mit dieser Option können Sie entweder alle in der aktuellen Phase angezeigten Interessenten auswählen oder die Auswahl wieder aufheben. Dies ist nützlich, um Massenaktionen durchzuführen.

Beispiel: Sie möchten allen Interessenten im Tab "Warteliste" gleichzeitig eine E-Mail schicken.
E-Mail senden - 2: Über diesen Button können Sie E-Mail-Vorlagen mit verschiedenen Anhängen an einen oder mehrere ausgewählte Interessenten versenden. Dies ermöglicht eine schnelle und einheitliche Kommunikation.

Beispiel: Sie können eine Vorlage für die Einladung zu einer Besichtigung erstellen und diese dann an mehrere Interessenten gleichzeitig senden.
Interessenten verschieben - 3: Mit dieser Funktion können Sie einen oder mehrere Interessenten per Drag-and-Drop in eine andere Vermietungsphase verschieben. Bei diesem Vorgang können Sie, falls gewünscht, auch Automatisierungen auslösen, um nachfolgende Prozesse (z.B. das Versenden einer E-Mail) automatisch anzustoßen.

Beispiel: Sie verschieben einen Interessenten von "Warteliste" nach "Qualifiziert für Besichtigung", nachdem Sie seine Angaben geprüft haben. Das System kann dann automatisch eine Termineinladung für die Besichtigung versenden.

☝️ - Sie müssen das Auslösen von Automatisierungen beim Verschieben von Interessenten immer noch einmal separat bestätigen.

Das System gibt Ihnen die Möglichkeit, in jedem Fall bewusst zu entscheiden, ob Sie eine Automatisierung starten möchten oder nicht.

Beispiel: Ein Interessent ruft Sie an und sagt die Besichtigung ab. In diesem Fall verschieben Sie den Interessenten in den Tab "Absage", wählen aber die Option, "Interessenten nur verschieben" anstatt "Automatisierung starten", da Sie das Gespräch bereits persönlich geführt haben.

Die Interessentenliste

In der Interessentenliste werden alle Interessenten der ausgewählten Phase aufgeführt.

Auswahl: Über die Checkbox am linken Rand können Sie einzelne Interessenten auswählen, um Aktionen wie das Versenden von E-Mails oder das Verschieben in eine andere Phase durchzuführen.

Qualifikationsmerkmale: Qualifikationsmerkmale, die nicht mit dem hinterlegten Mieterprofil übereinstimmen, werden mit einem Ausrufezeichen markiert. So erkennen Sie auf einen Blick, an welchen Stellen ein Interessent nicht optimal zum Profil passt.
Beispiel: Wenn ein Interessent ein zu geringes Einkommen für die Wohnung hat, wird dies durch ein Ausrufezeichen neben dem entsprechenden Merkmal angezeigt.

Besichtigungstermin: Interessenten, mit denen ein Besichtigungstermin vereinbart wurde, sind mit einem Augensymbol gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden Sie bezüglich einer Besichtigung noch kontaktieren müssen bzw. mit welchen Kunden Sie bereits eine Besichtigung durchgeführt haben.
Adresse öffnen: Neben dem Namen des Bewerbers finden Sie einen Button "Adresse öffnen". Durch Klicken auf diesen Button öffnet sich die Adresse des Interessenten direkt in onOffice. Dies ist besonders praktisch, um detaillierte Informationen über den Interessenten einzusehen, wie z.B. die gesamte Historie der Aktivitäten in onOffice.
Anfragetext: Um den vollständigen Text einer Portalanfrage einzusehen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Text in der Spalte "Anfragetext". Der vollständige Text wird dann in einem separaten Fenster angezeigt.
Beispiel: Wenn ein Interessent Ihnen über ein Portal wie Immobilienscout24 eine Nachricht schickt, können Sie diese hier vollständig lesen, ohne das Programm wechseln zu müssen.#