In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie festlegen, welche Kontaktinformationen Ihrer Mitarbeiter in Immobilienportalen angezeigt werden, und wie Sie zentrale oder individuelle Ansprechpartner verwalten.
Die Festlegung der Kontaktinformationen, die in Immobilienportalen angezeigt werden, ist entscheidend, um die Erreichbarkeit und den Verwaltungsaufwand zu steuern.
In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise verhindern, dass die Telefonnummern Ihrer Mitarbeiter angezeigt werden, um unnötige Anrufe zu vermeiden.
In anderen Fällen kann es gewünscht sein, dass spezifische Rufnummern oder E-Mail-Adressen sichtbar sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie diese Einstellungen in onOffice vornehmen können.
1. Anforderungen festlegen
Überlegen Sie zunächst, welche Anforderungen Sie an die Übertragung der Kontaktinformationen haben:
- Soll ein zentraler Ansprechpartner für die Vermietung verwendet werden (z.B. „Team Vermietung“)?
- Soll jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ansprechpartner mit spezifischen Kontaktinformationen haben?
Der Vorteil eines zentralen Ansprechpartners ist die einfache Verwaltung, da nur ein Datensatz gepflegt werden muss. Der Nachteil ist jedoch, dass individuelle Wünsche der Mitarbeiter bezüglich der Übertragung von Rufnummern oder E-Mail-Adressen nicht berücksichtigt werden können.
2. Vorbereitung
Bevor Sie die Einstellungen in onOffice vornehmen, sollten Sie folgende Vorbereitungen treffen:
- Objekte offline setzen: Stellen Sie sicher, dass alle Vermietungsobjekte in onOffice auf „Offline“ gesetzt sind. Dies verhindert, dass unvollständige oder falsche Daten übertragen werden.
- Ansprechpartner in Portalen löschen: Loggen Sie sich in die entsprechenden Immobilienportale ein und entfernen Sie manuell die bestehenden Ansprechpartner, sofern das Portal diese Funktion unterstützt.
3. Ansprechpartner anlegen oder anpassen
Jetzt geht es an die Bearbeitung in onOffice:
- Einloggen in onOffice: Melden Sie sich in Ihrem onOffice-Account an.
- Kontaktart überprüfen: Gehen Sie zu „Extras“ > „Einstellungen“ > „Administration“ > „Multiselect“ > „Adressverwaltung“. Überprüfen Sie, wie die Kontaktart „Makler“ in Ihrer Oberfläche heißt. Dies ist wichtig, da alle neuen Ansprechpartner diese Kontaktart haben müssen.
- Neuen Ansprechpartner anlegen: Legen Sie einen neuen Datensatz an, falls Sie einen zentralen Ansprechpartner erstellen möchten. Geben Sie diesem einen eindeutigen Namen, z.B. „Team Vermietung“, und hinterlegen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse (z.B. „vermietung@kyl.immo“). Wenn keine Rufnummer übertragen werden soll, lassen Sie das entsprechende Feld leer.
- Bild hinzufügen (optional): Wenn Sie ein Bild des Ansprechpartners in die Portale übertragen möchten, fügen Sie dieses Bild dem Datensatz hinzu.
- Kontaktart setzen: Wählen Sie die zuvor überprüfte Kontaktart (z.B. „Mitarbeiter“), um den neuen Ansprechpartner richtig zu kategorisieren.
4. Verknüpfung der Ansprechpartner mit Objekten
Zum Abschluss müssen Sie den neuen Ansprechpartner mit den entsprechenden Vermietungsobjekten verknüpfen:
- Gehen Sie zu den entsprechenden Objekten und ersetzen Sie den alten Ansprechpartner durch den neuen Datensatz (z.B. „Team Vermietung“).
- Wechseln Sie in den Vermarktungsreiter und aktualisieren Sie die Objekte in den Portalen Ihrer Wahl.
5. Testen und Überprüfen
Testen Sie die Einstellungen, indem Sie ein Testobjekt in ein Portal hochladen und überprüfen, ob die gewünschten Kontaktinformationen korrekt übertragen wurden. Wenn alles funktioniert, wiederholen Sie den Vorgang für alle relevanten Objekte.