Nachfassprozesse in onOffice einrichten: Warteliste und Mietanfragen

Nachfassprozesse in onOffice einrichten: Warteliste und Mietanfragen

Automatisierte Nachfass-E-Mails an Kontakte, die in einem bestimmten Status „feststecken" (Warteliste, Absage, Zusage ohne Weiterbearbeitung) oder auf eine Anfrage nicht reagiert haben. Die Umsetzung erfolgt über den onOffice-Prozessmanager — nicht über die Vermietungs-Agent-Automatisierungen.

Beide Anwendungsfälle folgen demselben dreistufigen Aufbau-Muster; nur die Filter-Aktionstypen und die Ziel-Prozessvorlage unterscheiden sich.

Schnell-Diagnose: Welcher Fall trifft auf Sie zu?

Gemeinsames Aufbau-Muster

Jeder Nachfassprozess folgt derselben dreistufigen Struktur — unabhängig vom Anwendungsfall. Die fallabhängigen Details sind weiter unten (Fall A / Fall B) aufgeführt.

Vorbereitung — drei Entscheidungen vorab

• Intervall: täglich / alle 2 Tage / wöchentlich
• Anzahl der Nachfassversuche (typisch: 2 Nachfassmails)
• Reaktion nach dem letzten Nachfass: Aufgabe für den Betreuer, Benachrichtigung, oder keine weitere Aktion

Schritt 1 — Filter erstellen

Klickpfad: Adressen → Filter bearbeiten → Neuer Filter

1. Aktionsart und Aktionstypen definieren (fallabhängig, siehe unten)
2. Zeitraum „Letzte x Tage" setzen (z. B. 14 Tage)
3. Bei mehreren Aktionstypen mit „oder" verknüpfen
4. Filter benennen und auf „Öffentlich" stellen

Schritt 2 — E-Mail-Vorlagen duplizieren

Bestehende Vorlage duplizieren und für den Nachfass anpassen:

1. Bestehende Vorlage duplizieren → „Nachfass 1", Inhalt anpassen
2. Weitere Kopie → „Nachfass 2", variierter Inhalt für zweiten Kontaktversuch

Schritt 3 — Prozessvorlage anpassen

Klickpfad: Prozesse → Prozessvorlagen → Ziel-Prozessvorlage öffnen (fallabhängig, siehe unten)

1. Entscheidungsschritt mit dem erstellten Filter einfügen
   • Positive Antwort (Aktion liegt vor): keine weitere Aktion
   • Negative Antwort: E-Mail „Nachfass 1" automatisch versenden
2. Zweite Entscheidung + „Nachfass 2" einfügen
3. E-Mail-Versand konfigurieren: automatisch, Absender = Bearbeiter der Adresse, ohne Signatur
4. Optional: Erinnerungsaufgabe oder abschließende E-Mail nach letztem Nachfass

Fall A — Wartelisten-Nachfass

Hält Kontakte auf der Warteliste durch regelmäßige Nachfass-E-Mails auf dem Laufenden und reaktiviert inaktive Einträge.

Fall B — Mietanfragen-Nachfass

Reaktiviert Kontakte, die auf „Absage", „Zusage" oder „Warteliste" gesetzt wurden, wenn keine Weiterbearbeitung erfolgt.

Verifikation — Funktioniert der Prozess?

1. Test-Kontakt präparieren: Einen realen oder Test-Kontakt in den Status setzen, den der Filter erfasst (z. B. Warteliste). Keine echte Nachfass-Aktion am Kontakt protokollieren.
2. Zeit vorspulen (optional): Im Filter den Zeitraum kurzfristig auf „Letzte 1 Tage" setzen und sofort die Prozessausführung beobachten — bestätigt, ob der Filter greift und die Nachfass-Mail raus geht.
3. E-Mail-Zustellung prüfen: Die Nachfass-Mail muss am Test-Kontakt in den Aktivitäten sichtbar sein und beim Empfänger ankommen.
4. Filter wieder auf Produktiv-Zeitraum stellen (z. B. „Letzte 14 Tage").

Eskalation: Wann kein Self-Service-Fall mehr

Eskalieren Sie an den kyl.immo-Support (über das Kundenportal oder support@kyl.immo), wenn:

• Der onOffice-Prozessmanager in Ihrer Lizenz nicht enthalten ist und Sie nachfragen möchten, welche Alternativen es gibt
• Die Nachfassmails nach einem erfolgreichen Testlauf in produktiver Umgebung nicht raus gehen (z. B. weil der Filter in der echten Datenlage nicht greift)
• Sie möchten den Nachfassprozess mit einer Vermietungs-Agent-Automatisierung verknüpfen (z. B. Status-Wechsel nach dem letzten Nachfass)

Quick-Reference: Fallabhängige Parameter

Verwandte Anleitungen

• Betreuer in onOffice unterscheiden und Prozesse anpassen — um Nachfassprozesse je nach zuständigem Betreuer zu variieren
• Wie halte ich einen unerwünschten Prozess bei onOffice an? — falls ein laufender Nachfassprozess gestoppt werden muss