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title: "Nachfassprozesse in onOffice einrichten: Warteliste und Mietanfragen"
description: Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie in onOffice einen Nachfassprozess einrichten, um Kunden, die auf Mietobjekte anfragen, per E-Mail an das Hinterlegen ihrer Erstinformationen zu erinnern.
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18\. April 2026

# Nachfassprozesse in onOffice einrichten: Warteliste und Mietanfragen

## So richten Sie Nachfassprozesse im onOffice-Prozessmanager ein — für Wartelisten-Kontakte und für Mietanfragen. Dreistufiges Aufbau-Muster (Filter, E-Mail-Vorlage, Prozessschritt) plus fallabhängige Konfiguration.

#### Nachfassprozesse in onOffice einrichten: Warteliste und Mietanfragen

Automatisierte Nachfass-E-Mails an Kontakte, die in einem bestimmten Status „feststecken" (Warteliste, Absage, Zusage ohne Weiterbearbeitung) oder auf eine Anfrage nicht reagiert haben. Die Umsetzung erfolgt über den onOffice-Prozessmanager — nicht über die Vermietungs-Agent-Automatisierungen.

Beide Anwendungsfälle folgen demselben dreistufigen Aufbau-Muster; nur die Filter-Aktionstypen und die Ziel-Prozessvorlage unterscheiden sich.

### Schnell-Diagnose: Welcher Fall trifft auf Sie zu?

| Ihre Zielsetzung | Anwendungsfall | Sprung |
| --- | --- | --- |
| Kontakte auf der Warteliste regelmäßig informieren / reaktivieren | Fall A — Warteliste | [Zu Fall A](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wie-erstelle-ich-einen-nachfassprozess-in-onoffice-für-mietanfragen#fall-a) |
| Kontakte reaktivieren, die auf Absage, Zusage oder Warteliste gesetzt wurden, wenn keine Weiterbearbeitung erfolgt | Fall B — Mietanfragen | [Zu Fall B](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wie-erstelle-ich-einen-nachfassprozess-in-onoffice-für-mietanfragen#fall-b) |

**Voraussetzungen:** onOffice-Administrator-Rechte sind erforderlich. Der onOffice-Prozessmanager muss in Ihrer Lizenz enthalten sein. Die Einrichtung selbst dauert je nach Fall 15–30 Minuten.

### Gemeinsames Aufbau-Muster

Jeder Nachfassprozess folgt derselben dreistufigen Struktur — unabhängig vom Anwendungsfall. Die fallabhängigen Details sind weiter unten (Fall A / Fall B) aufgeführt.

#### Vorbereitung — drei Entscheidungen vorab

- **Intervall**: täglich / alle 2 Tage / wöchentlich
- **Anzahl der Nachfassversuche** (typisch: 2 Nachfassmails)
- **Reaktion nach dem letzten Nachfass**: Aufgabe für den Betreuer, Benachrichtigung, oder keine weitere Aktion

#### Schritt 1 — Filter erstellen

**Klickpfad:** `Adressen → Filter bearbeiten → Neuer Filter`

![onOffice: Bereich Adressen → Filter bearbeiten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%203-1.webp?width=688&height=384&name=Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%203-1.webp)

1. Aktionsart und Aktionstypen definieren (fallabhängig, siehe unten)
2. Zeitraum **„Letzte x Tage"** setzen (z. B. 14 Tage)
3. Bei mehreren Aktionstypen mit **„oder"** verknüpfen
4. Filter benennen und auf **„Öffentlich"** stellen

![Filter benennen und als öffentlich speichern](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%206.webp?width=688&height=384&name=Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%206.webp)

#### Schritt 2 — E-Mail-Vorlagen duplizieren

Bestehende Vorlage duplizieren und für den Nachfass anpassen:

1. Bestehende Vorlage duplizieren → **„Nachfass 1"**, Inhalt anpassen
2. Weitere Kopie → **„Nachfass 2"**, variierter Inhalt für zweiten Kontaktversuch

![E-Mail-Vorlage duplizieren über das Schraubenschlüssel-Symbol](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%207.webp?width=688&height=385&name=Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%207.webp)

#### Schritt 3 — Prozessvorlage anpassen

**Klickpfad:** `Prozesse → Prozessvorlagen` → Ziel-Prozessvorlage öffnen (fallabhängig, siehe unten)

1. Entscheidungsschritt mit dem erstellten Filter einfügen 
     - **Positive Antwort** (Aktion liegt vor): keine weitere Aktion
     - **Negative Antwort**: E-Mail „Nachfass 1" automatisch versenden
2. Zweite Entscheidung + „Nachfass 2" einfügen
3. E-Mail-Versand konfigurieren: **automatisch**, Absender = Bearbeiter der Adresse, **ohne Signatur**
4. Optional: Erinnerungsaufgabe oder abschließende E-Mail nach letztem Nachfass

![Entscheidungsschritt mit Filter im Prozessmanager konfigurieren](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%2075.webp?width=622&height=347&name=Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%2075.webp) ![E-Mail-Schritt „Nachfass 1“ hinzufügen und konfigurieren](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%2079.webp?width=688&height=384&name=Google%20Chrome%20Workflow%20-%20Step%2079.webp)

### Fall A — Wartelisten-Nachfass

Hält Kontakte auf der Warteliste durch regelmäßige Nachfass-E-Mails auf dem Laufenden und reaktiviert inaktive Einträge.

| Parameter | Wert |
| --- | --- |
| **Filter-Aktionsart** | `Sonstiges` |
| **Aktionstypen** (mit „oder" verknüpft) | `Zusage`, `Absage` |
| **Ziel-Prozessvorlage** | Bestehenden Prozess **„kyl.immo Wartelistenprozess - Mail Kunde"** öffnen und um die Nachfassschritte aus dem gemeinsamen Aufbau-Muster (siehe oben) erweitern |

### Fall B — Mietanfragen-Nachfass

Reaktiviert Kontakte, die auf „Absage", „Zusage" oder „Warteliste" gesetzt wurden, wenn keine Weiterbearbeitung erfolgt.

| Parameter | Wert |
| --- | --- |
| **Filter-Aktionsart** | `Sonstige` |
| **Aktionstypen** (mit „oder" verknüpft) | `kyl - Absage`, `Zusage`, `Warteliste` |
| **Ziel-Prozessvorlage** | Bestehenden Prozess öffnen; Nachfassschritte als **Entscheidungen mit 2-Tage-Verzögerung** einfügen |

### Verifikation — Funktioniert der Prozess?

1. **Test-Kontakt präparieren:** Einen realen oder Test-Kontakt in den Status setzen, den der Filter erfasst (z. B. Warteliste). Keine echte Nachfass-Aktion am Kontakt protokollieren.
2. **Zeit vorspulen (optional):** Im Filter den Zeitraum kurzfristig auf „Letzte 1 Tage" setzen und sofort die Prozessausführung beobachten — bestätigt, ob der Filter greift und die Nachfass-Mail raus geht.
3. **E-Mail-Zustellung prüfen:** Die Nachfass-Mail muss am Test-Kontakt in den Aktivitäten sichtbar sein und beim Empfänger ankommen.
4. **Filter wieder auf Produktiv-Zeitraum stellen** (z. B. „Letzte 14 Tage").

### Eskalation: Wann kein Self-Service-Fall mehr

Eskalieren Sie an den kyl.immo-Support (über das Kundenportal oder `support@kyl.immo`), wenn:

- Der onOffice-Prozessmanager in Ihrer Lizenz nicht enthalten ist und Sie nachfragen möchten, welche Alternativen es gibt
- Die Nachfassmails nach einem erfolgreichen Testlauf in produktiver Umgebung nicht raus gehen (z. B. weil der Filter in der echten Datenlage nicht greift)
- Sie möchten den Nachfassprozess mit einer Vermietungs-Agent-Automatisierung verknüpfen (z. B. Status-Wechsel nach dem letzten Nachfass)

### Quick-Reference: Fallabhängige Parameter

| Parameter | Fall A: Warteliste | Fall B: Mietanfragen |
| --- | --- | --- |
| Aktionsart | `Sonstiges` | `Sonstige` |
| Aktionstypen | `Zusage`, `Absage` | `kyl - Absage`, `Zusage`, `Warteliste` |
| Ziel-Prozess | „kyl.immo Wartelistenprozess - Mail Kunde" | Beliebiger bestehender Prozess |
| Verzögerung zwischen Nachfassmails | fallabhängig (Kunde entscheidet) | 2 Tage (empfohlen) |

### Verwandte Anleitungen

- [Betreuer in onOffice unterscheiden und Prozesse anpassen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wie-unterscheide-ich-betreuer-in-onoffice-und-passe-prozesse-entsprechend-an?hsLang=de) — um Nachfassprozesse je nach zuständigem Betreuer zu variieren
- [Wie halte ich einen unerwünschten Prozess bei onOffice an?](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wie-halte-ich-einen-unerw%C3%BCnschten-prozess-bei-onoffice-an?hsLang=de) — falls ein laufender Nachfassprozess gestoppt werden muss

- [Schulungs-Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#main-content)

    - [Automatisierung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#automatisierung)
- [Freischaltung im onOffice Marketplace](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#main-content)

    - [Mandantenkonto anlegen & Freischaltung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#mandantenkonto-anlegen-freischaltung)
- [Einrichtung des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content)

    - [Konfigurationen in onOffice](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-in-onoffice)
    - [Konfigurationen im Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-im-vermietungs-agenten)
    - [Interessentenreiter](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#interessentenreiter)
- [Bedienelemente des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bedienelemente-des-vermietungs-agenten?hsLang=de)
- [Bearbeiten von Vermietungsprozessen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bearbeiten-von-vermietungsprozessen?hsLang=de)
- [Einstellungen des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content)

    - [Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#automatisierungen)
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    - [Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#einstellungen)
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