Wie behebe ich die Fehlermeldung "E-Mail konnte nicht automatisch beantwortet werden" in onOffice?

Wie behebe ich die Fehlermeldung „E-Mail konnte nicht automatisch beantwortet werden" in onOffice?

Kurz vorab: Das ist kein Fehler. Der rote Stern mit dieser Meldung erscheint in onOffice genau dann, wenn der Vermietungs-Agent die Anfrage bereits bearbeitet hat und der onOffice-Anfragenmanager daher nicht zuständig ist. Die Meldung verschwindet nicht automatisch — sie gehört durch eine einfache Einstellung in einen separaten Systemordner verschoben.

Warum tritt die Meldung auf?

Der onOffice-Anfragenmanager und der kyl.immo-Vermietungs-Agent bearbeiten beide eingehende Portalanfragen. Damit es keine Doppelbearbeitung gibt, übernimmt der Vermietungs-Agent für aktivierte Objekte automatisch die Bearbeitung — der Anfragenmanager meldet sich aber trotzdem für diese Mails („konnte nicht automatisch beantwortet werden"). Das ist nicht falsch, aber verwirrend, wenn die Meldungen im Posteingang erscheinen.

Lösung: Meldungen in einen Systemordner verschieben

Die Lösung besteht darin, den onOffice-Anfragenmanager so zu konfigurieren, dass nicht automatisch beantwortete E-Mails in den Systemordner „Portalanfragen unbeantwortet" verschoben werden und dort nicht stören. Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Klickpfad und Screenshots finden Sie im zentralen Setup-Artikel:

👉 Den Anfragenmanager in onOffice für den Vermietungs-Agenten konfigurieren

Kurzfassung: Extras → Einstellungen → Automatisierung → Anfragenmanager → Checkbox „Nicht automatisch beantwortete E-Mails in den Systemordner 'Portalanfragen unbeantwortet' verschieben" aktivieren, Ausnahmen-Aufgaben-Erstellung deaktivieren, speichern.

Verifikation

Nach dem Speichern verschwinden die roten Sterne aus dem Haupt-Posteingang. Die betroffenen Mails finden Sie ab sofort im Systemordner „Portalanfragen unbeantwortet" — ein Blick dort hinein ist nur nötig, falls Sie Mails erwarten, die NICHT vom Vermietungs-Agent bearbeitet werden sollten.

Meldung taucht trotz Konfiguration weiter auf?

Wenn einzelne E-Mails trotz korrekter Konfiguration den roten Stern tragen, bearbeitet der Vermietungs-Agent sie wahrscheinlich nicht — z. B. weil das Objekt nicht aktiviert ist oder die Anfrage-Erkennung fehlschlägt. Diagnose:

👉 Portal-Anfragen kommen nicht im Vermietungs-Agent an: Diagnose und Lösungen