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Wann der kyl.immo Vermietungs-Agent E-Mails automatisch versendet

In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wann und wie der kyl.immo Vermietungs-Agent den automatischen E-Mail-Versand für Sie auslöst. Das System ist darauf ausgelegt, Ihnen die Kommunikation mit Interessenten so weit wie möglich abzunehmen und zu standa

Wann der kyl.immo Vermietungs-Agent E-Mails automatisch versendet

Der Vermietungs-Agent versendet im Laufe des Vermietungsprozesses automatisch E-Mails — teilweise als Reaktion auf Portalanfragen, teilweise ausgelöst durch Status-Wechsel der Interessenten, teilweise nach zeitlichen Triggern. Dieser Artikel fasst alle Auslöser auf einen Blick zusammen, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, welche E-Mail zu welchem Zeitpunkt rausgeht.

Schnell-Übersicht: Auslöser → E-Mail

Auslöser Versendete E-Mail Sprung
Neue Portalanfrage eingeht Intromail mit Formular-Link Details
Interessent in Phase „Absage" (automatisch) Erst „Bewerbung in Prüfung", nach 1 Tag Absage Details
Interessent manuell in „Absage" verschoben Direkt Absage-E-Mail (bei Bestätigung „Automatisierung starten") Details
Interessent in „Warteliste" „Bewerbung in Prüfung"; nach 5 Tagen Nachfass Details
Interessent in „Qualifiziert zur Besichtigung" „Einladung zur Besichtigung" mit Buchungslink Details
Besichtigungstermin ist abgelaufen Selbstauskunfts-E-Mail mit Formularlink Details
Gleicher Interessent bewirbt sich erneut „Ihre Anfrage liegt uns bereits vor" (Doppel-Anfrage-Automatisierung) Details

1. Anfrage eingegangen — Intromail

Die Intromail ist die erste automatische E-Mail nach einer Interessentenanfrage.

  • Versand: Direkt nach Eingang einer Portalanfrage für ein aktiviertes Objekt
  • Inhalt: Link zu einem digitalen Formular für Erstinformationen
  • Nach Formular-Einreichung: Automatischer Abgleich der Interessentendaten mit dem hinterlegten Mieterprofil — sortiert in eine der drei Ebenen „Absage", „Warteliste" oder „Qualifiziert zur Besichtigung"

Nachfass-Mechanismus

  • Nach 1 Tag ohne Formular-Einreichung: Erinnerungs-E-Mail
  • Nach weiteren 24 Stunden ohne Antwort: Interessent wird intern in „Absage" verschoben, ohne Absage-E-Mail zu versenden
  • Wird das Formular später doch noch eingereicht: Interessent erhält die jeweils passende Status-E-Mail (Warteliste / Qualifiziert / Absage)

2. Statusänderungen (Warteliste, Absage, Qualifiziert)

E-Mails werden durch Phasen-Wechsel ausgelöst — entweder automatisch durch das Matching oder manuell per Drag-and-Drop im Interessentenreiter.

Bei manuellen Verschiebungen: Der Vermietungs-Agent fragt Sie pro Verschiebung, ob Sie „Automatisierung starten" (Status-E-Mail wird versendet) oder „Nur verschieben" (keine E-Mail) möchten. Details zum Interessentenreiter: Der Aufbau und die Funktionen des Interessentenreiters.

a) Absage

  • Automatische Route (über Matching): Erst „Bewerbung in Prüfung"-E-Mail, dann nach 1 Tag die finale Absage-E-Mail
  • Manuelle Verschiebung aus aktiver Ebene: Sofortige Absage-E-Mail (falls „Automatisierung starten" bestätigt)

Der Puffer-Tag bei der automatischen Route ist eine bewusste Design-Entscheidung — Hintergrund siehe Häufige Fragen zum Vermietungsprozess.

b) Warteliste

  • E-Mail „Bewerbung in Prüfung" informiert den Interessenten über den Prüfungsstatus
  • Nach 5 Tagen ohne Ebenen-Wechsel: Automatische Nachfass-E-Mail

c) Qualifiziert zur Besichtigung

3. Besichtigung stattgefunden — Selbstauskunfts-E-Mail

  • Auslöser: Der Agent erkennt einen abgelaufenen Besichtigungstermin in onOffice
  • Voraussetzung: Der Terminname in onOffice muss das Wort „Besichtigung" enthalten — sonst erkennt der Agent den Termin nicht als Besichtigung
  • Ablauf: Interessent wird in die Ebene „Besichtigung stattgefunden" verschoben → Selbstauskunfts-E-Mail mit Formularlink wird versendet
  • Nach Formular-Einreichung: Interessent wird in die Ebene „Interesse an Anmietung" verschoben

4. Mehrfache Bewerbung — Doppel-Anfrage-Mail

Wird versendet, wenn sich ein Interessent erneut für dasselbe Objekt bewirbt, während seine vorherige Bewerbung noch läuft. Die E-Mail informiert über den laufenden Prüfungsstatus und verhindert, dass die Qualifizierungs-Mail ein zweites Mal ausgelöst wird.

Details zur Doppel-Anfrage-Logik (inkl. Fehlerbild-Diagnose, wenn Interessenten die Mail unerwartet erhalten): Troubleshooting: Typische Fehlerbilder im Betrieb des Vermietungs-Agenten.

Eskalation: Unerwartete oder fehlende E-Mails

Wenn eine E-Mail versendet wurde, die Sie so nicht erwartet hatten, oder eine E-Mail ausbleibt, die Sie erwartet hätten: Diagnose-Runbooks finden Sie im Troubleshooting-Artikel (Fehlerbild 1: „Falsche Mail verschickt" mit Schritt-für-Schritt-Diagnose).

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