--- title: Wann der kyl.immo Vermietungs-Agent E-Mails automatisch versendet description: In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wann und wie der kyl.immo Vermietungs-Agent den automatischen E-Mail-Versand für Sie auslöst. Das System ist darauf ausgelegt, Ihnen die Kommunikation mit Interessenten so weit wie möglich abzunehmen und zu standa --- [Zu Content springen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#main-content) [Mehr Unterstützung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/kb-tickets/new?hsLang=de) ![Kyl full logo-2.png\]](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Kyl%20full%20logo-2.png?height=40&name=Kyl%20full%20logo-2.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Mehr Unterstützung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/kb-tickets/new) Wie können wir helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Wissensdatenbank](https://wissensdatenbank.kyl.immo/?hsLang=de) 2. [Schulungs-Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de) 3. [Automatisierung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#automatisierung) 18\. April 2026 # Wann der kyl.immo Vermietungs-Agent E-Mails automatisch versendet ## In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wann und wie der kyl.immo Vermietungs-Agent den automatischen E-Mail-Versand für Sie auslöst. Das System ist darauf ausgelegt, Ihnen die Kommunikation mit Interessenten so weit wie möglich abzunehmen und zu standa #### Wann der kyl.immo Vermietungs-Agent E-Mails automatisch versendet Der Vermietungs-Agent versendet im Laufe des Vermietungsprozesses automatisch E-Mails — teilweise als Reaktion auf Portalanfragen, teilweise ausgelöst durch Status-Wechsel der Interessenten, teilweise nach zeitlichen Triggern. Dieser Artikel fasst alle Auslöser auf einen Blick zusammen, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, welche E-Mail zu welchem Zeitpunkt rausgeht. ### Schnell-Übersicht: Auslöser → E-Mail | Auslöser | Versendete E-Mail | Sprung | | --- | --- | --- | | Neue Portalanfrage eingeht | Intromail mit Formular-Link | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#intromail) | | Interessent in Phase „Absage" (automatisch) | Erst „Bewerbung in Prüfung", nach 1 Tag Absage | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#absage) | | Interessent manuell in „Absage" verschoben | Direkt Absage-E-Mail (bei Bestätigung „Automatisierung starten") | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#absage) | | Interessent in „Warteliste" | „Bewerbung in Prüfung"; nach 5 Tagen Nachfass | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#warteliste) | | Interessent in „Qualifiziert zur Besichtigung" | „Einladung zur Besichtigung" mit Buchungslink | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#qualifiziert) | | Besichtigungstermin ist abgelaufen | Selbstauskunfts-E-Mail mit Formularlink | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#besichtigung) | | Gleicher Interessent bewirbt sich erneut | „Ihre Anfrage liegt uns bereits vor" (Doppel-Anfrage-Automatisierung) | [Details](https://wissensdatenbank.kyl.immo/wann-der-vermietungs-agent-e-mails-versendet#mehrfach) | ### 1. Anfrage eingegangen — Intromail Die **Intromail** ist die erste automatische E-Mail nach einer Interessentenanfrage. - **Versand:** Direkt nach Eingang einer Portalanfrage für ein aktiviertes Objekt - **Inhalt:** Link zu einem digitalen Formular für Erstinformationen - **Nach Formular-Einreichung:** Automatischer Abgleich der Interessentendaten mit dem hinterlegten Mieterprofil — sortiert in eine der drei Ebenen „Absage", „Warteliste" oder „Qualifiziert zur Besichtigung" #### Nachfass-Mechanismus - **Nach 1 Tag** ohne Formular-Einreichung: Erinnerungs-E-Mail - **Nach weiteren 24 Stunden** ohne Antwort: Interessent wird intern in „Absage" verschoben, **ohne** Absage-E-Mail zu versenden - Wird das Formular später doch noch eingereicht: Interessent erhält die jeweils passende Status-E-Mail (Warteliste / Qualifiziert / Absage) ### 2. Statusänderungen (Warteliste, Absage, Qualifiziert) E-Mails werden durch Phasen-Wechsel ausgelöst — entweder automatisch durch das Matching oder manuell per Drag-and-Drop im Interessentenreiter. **Bei manuellen Verschiebungen:** Der Vermietungs-Agent fragt Sie pro Verschiebung, ob Sie **„Automatisierung starten"** (Status-E-Mail wird versendet) oder **„Nur verschieben"** (keine E-Mail) möchten. Details zum Interessentenreiter: [Der Aufbau und die Funktionen des Interessentenreiters](https://wissensdatenbank.kyl.immo/der-interessentenreiter?hsLang=de). #### a) Absage - **Automatische Route** (über Matching): Erst „Bewerbung in Prüfung"-E-Mail, dann nach 1 Tag die finale Absage-E-Mail - **Manuelle Verschiebung aus aktiver Ebene**: Sofortige Absage-E-Mail (falls „Automatisierung starten" bestätigt) Der Puffer-Tag bei der automatischen Route ist eine bewusste Design-Entscheidung — Hintergrund siehe [Häufige Fragen zum Vermietungsprozess](https://wissensdatenbank.kyl.immo/haeufige-fragen-vermietungsprozess-automatisierungen?hsLang=de). #### b) Warteliste - E-Mail „Bewerbung in Prüfung" informiert den Interessenten über den Prüfungsstatus - Nach 5 Tagen ohne Ebenen-Wechsel: Automatische Nachfass-E-Mail #### c) Qualifiziert zur Besichtigung - E-Mail „Einladung zur Besichtigung" mit direktem **Buchungslink** - Der Buchungslink führt den Interessenten zum kyl.immo-Terminierungsfeature — Details: [Besichtigungstermine automatisieren: So fügen Sie den Buchungslink ein](https://wissensdatenbank.kyl.immo/besichtigungstermine-automatisieren-so-f%C3%BCgen-sie-den-buchungslink-ein?hsLang=de) ### 3. Besichtigung stattgefunden — Selbstauskunfts-E-Mail - **Auslöser:** Der Agent erkennt einen abgelaufenen Besichtigungstermin in onOffice - **Voraussetzung:** Der Terminname in onOffice muss das Wort **„Besichtigung"** enthalten — sonst erkennt der Agent den Termin nicht als Besichtigung - **Ablauf:** Interessent wird in die Ebene „Besichtigung stattgefunden" verschoben → Selbstauskunfts-E-Mail mit Formularlink wird versendet - **Nach Formular-Einreichung:** Interessent wird in die Ebene „Interesse an Anmietung" verschoben ### 4. Mehrfache Bewerbung — Doppel-Anfrage-Mail Wird versendet, wenn sich ein Interessent erneut für dasselbe Objekt bewirbt, während seine vorherige Bewerbung noch läuft. Die E-Mail informiert über den laufenden Prüfungsstatus und verhindert, dass die Qualifizierungs-Mail ein zweites Mal ausgelöst wird. Details zur Doppel-Anfrage-Logik (inkl. Fehlerbild-Diagnose, wenn Interessenten die Mail unerwartet erhalten): [Troubleshooting: Typische Fehlerbilder im Betrieb des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/troubleshooting-typische-fehlerbilder-vermietungs-agent?hsLang=de). ### Eskalation: Unerwartete oder fehlende E-Mails Wenn eine E-Mail versendet wurde, die Sie so nicht erwartet hatten, oder eine E-Mail ausbleibt, die Sie erwartet hätten: Diagnose-Runbooks finden Sie im [Troubleshooting-Artikel](https://wissensdatenbank.kyl.immo/troubleshooting-typische-fehlerbilder-vermietungs-agent?hsLang=de) (Fehlerbild 1: „Falsche Mail verschickt" mit Schritt-für-Schritt-Diagnose). ### Verwandte Anleitungen - [Einführung in die Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/so-funktioniert-die-automatisierungen?hsLang=de) — was hinter den Triggern steht - [Der Aufbau und die Funktionen des Interessentenreiters](https://wissensdatenbank.kyl.immo/der-interessentenreiter?hsLang=de) — wo die Phasen-Wechsel passieren - [Häufige Fragen zum Vermietungsprozess und den Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/haeufige-fragen-vermietungsprozess-automatisierungen?hsLang=de) - [Schulungs-Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#main-content) - [Automatisierung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#automatisierung) - [Freischaltung im onOffice Marketplace](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#main-content) - [Mandantenkonto anlegen & Freischaltung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#mandantenkonto-anlegen-freischaltung) - [Einrichtung des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content) - [Konfigurationen in onOffice](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-in-onoffice) - [Konfigurationen im Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-im-vermietungs-agenten) - [Interessentenreiter](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#interessentenreiter) - [Bedienelemente des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bedienelemente-des-vermietungs-agenten?hsLang=de) - [Bearbeiten von Vermietungsprozessen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bearbeiten-von-vermietungsprozessen?hsLang=de) - [Einstellungen des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content) - [Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#automatisierungen) - [E-Mail](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#e-mail) - [Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#einstellungen) - [Formulare](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#formulare) - [Nützliche onOffice Anpassungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#main-content) - [Allgemeine Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#allgemeine-einstellungen) - [Nützliche onOffice Prozesse](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#n%C3%BCtzliche-onoffice-prozesse) - [Zusammenarbeit mit dem kyl.immo-Support](https://wissensdatenbank.kyl.immo/zusammenarbeit-mit-dem-kyl-immo-support?hsLang=de) - [Manueller E-Mail Versand](https://wissensdatenbank.kyl.immo/manueller-e-mail-versand?hsLang=de) - [Terminierungsfeature](https://wissensdatenbank.kyl.immo/terminierungsfeature?hsLang=de) - [Akquise Agent](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#main-content) - [Datenbank & Synchronisiation](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#datenbank-synchronisiation) - [Qualifizierung & Mapping](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#qualifizierung-mapping) - [Interne Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/interne-ressourcen?hsLang=de) - [Verwaltung des Abonnements](https://wissensdatenbank.kyl.immo/verwaltung-des-abonnements?hsLang=de) - [Farming - Agent](https://wissensdatenbank.kyl.immo/farming-agent?hsLang=de) [![kyl\_signet](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Kyl%20Signet.png?width=34&height=24&name=Kyl%20Signet.png "kyl_signet")](https://kyl.immo?hsLang=de) Effiziente Vermietung für Immobilienmakler Copyright © 2025, kyl.immo