Dieser Artikel erklärt, wie der Vermietungsprozess des digitalen Vermietungsassistenten funktioniert. Er zeigt, wie die Prozesse in onOffice aussehen und beschreibt häufige Fehlerquellen sowie Anpassungsmöglichkeiten der verwendeten Vorlagen.
Der Vermietungsprozess des digitalen Vermietungsassistenten beginnt nach einer durchgeführten Besichtigung und läuft automatisiert über den onOffice-Prozessmanager ab. Es werden dabei zwei Hauptprozesse genutzt, die standardmäßig eingerichtet sind, aber je nach Kundenbedarf angepasst werden können.
Ansicht & Konfiguration der Prozesse im Prozessmanager
Um den Vermietungsprozess zu überprüfen oder anzupassen, gehen Sie in onOffice auf "Bearbeiten" und dann auf "Prozesse". Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Zugriffsrechte haben, um diesen Bereich zu bearbeiten. Wenn Sie die Schaltfläche nicht anklicken können, fehlt Ihnen möglicherweise die entsprechende Berechtigung.
Die Hauptprozesse im Überblick
- [kyl.immo]-Interesse nach Besichtigung: Dieser Prozess startet automatisch nach der Besichtigung und wird nur für Objekte ausgeführt, die durch den Vermietungsmanager bearbeitet werden. Es ist wichtig, die korrekte Besichtigungsart im Autostart auszuwählen, um sicherzustellen, dass der Prozess ordnungsgemäß startet. Eine falsche Konfiguration ist eine häufige Fehlerquelle, wenn der Prozess nicht wie erwartet anläuft.
[kyl.immo]-Info über Selbstauskunft: Dieser Prozess wird aktiviert, sobald eine digitale Selbstauskunft eingereicht wird. Er sendet entweder eine E-Mail oder erstellt eine Aufgabe, die den Objektbetreuer über das Interesse eines Kunden an der Anmietung informiert.
Ansicht & Konfiguration der E-Mail Vorlagen
Die im Prozess verwendeten E-Mail-Vorlagen können nach Bedarf angepasst werden. Diese Vorlagen finden Sie unter "Bearbeiten" > "Vorlagen-Dateien" im Ordner "digitaler Vermietungsassistent". Die wichtigsten Vorlagen sind:
- System-01-Interessent-auf-Warteliste: Diese E-Mail wird an den Makler gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass ein Kunde Interesse gezeigt hat.
- 03-Selbstauskunft nach Besichtigung: Diese E-Mail wird direkt an den Kunden verschickt und fordert ihn auf, eine digitale Selbstauskunft auszufüllen. Wichtig: Der Link zum Formular muss in der Vorlage erhalten bleiben.
Bearbeitung der Interessenten nach der Besichtigung
1. Dateien und Selbstauskunft einsehen
Nach dem Ausfüllen der Selbstauskunft durch den Kunden werden die hochgeladenen Dokumente im Reiter "Dateien" abgelegt. Sollten Dateien mehrfach vorliegen, liegt das daran, dass der Kunde das Formular möglicherweise erneut eingereicht hat, um fehlende Unterlagen nachzureichen.
2. Kunden im Interessentenreiter verwalten
Kunden, die ihre Selbstauskunft ausgefüllt haben, werden im Interessentenreiter "C - Vorstellung" erfasst.
Hier können Sie:
- Kunden verschieben, z.B. in den Bereich "Absagen" oder "Vorstellung".
- E-Mail-Vorlagen verwenden, um eine Vorstellung des Kunden beim Eigentümer zu organisieren. Die notwendigen Verknüpfungen zu Kunden, Eigentümer und Objekt werden automatisch erstellt.
☝️ Sie können in den Aktivitäten des Interessenten nachvollziehen, ob und wann ein Kunde seine Selbstauskunft ausgefüllt hat. Achten Sie bitte auf die folgende Aktivität:
KYL - Ebene: C
3. Finale Mieterselektion
Die endgültige Auswahl des Mieters erfolgt durch den Eigentümer in Absprache mit Ihnen als Makler. Der Mietvertrag kann ebenfalls über onOffice automatisiert erstellt und digital unterschrieben werden. Bei Fragen dazu hilft der Support gerne weiter.