Terminerinnerung für Interessenten in onOffice aktivieren

Mit der Terminerinnerung in onOffice werden Kontakte automatisch vor einem anstehenden Termin (z. B. einer Besichtigung) erinnert. Die Erinnerung ist eine Einstellung pro onOffice-Benutzer — sie wird nicht im Vermietungs-Agenten, sondern direkt in der onOffice-Benutzerverwaltung aktiviert. So richten Sie sie ein.

Voraussetzung

Sie benötigen Rechte, um die Benutzereinstellungen in onOffice zu bearbeiten (in der Regel Administrator-Rechte). Ohne diese Rechte ist der Bereich Extras → Einstellungen → Benutzer nicht zugänglich.

Klickpfad

1. In onOffice öffnen: Extras → Einstellungen → Benutzer

2. Den gewünschten Benutzer aus der Liste auswählen
3. In den Reiter „Einstellungen“ wechseln
4. Die Terminerinnerung aktivieren und konfigurieren:
   • Vorlaufzeit: festlegen, wie früh vor dem Termin die Erinnerung verschickt werden soll (z. B. 1 Tag oder 1 Stunde vorher)
   • Empfängerkreis: festlegen, ob die Erinnerung nur an Interessenten oder an alle Kontakte verschickt werden soll
     
     
5. Speichern

Verifikation

Die Einstellung ist aktiv, wenn die Terminerinnerung beim ausgewählten Benutzer gesetzt und gespeichert ist. Bei den nächsten Terminen dieses Benutzers wird die Erinnerung dann automatisch gemäß der eingestellten Vorlaufzeit und dem gewählten Empfängerkreis versendet.

Hinweis — Einstellung gilt pro Benutzer: Die Terminerinnerung wird je onOffice-Benutzer separat gesetzt. Wenn mehrere Mitarbeiter Termine mit Interessenten führen, aktivieren Sie die Erinnerung bei jedem betroffenen Benutzer einzeln.

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

• Der Bereich Extras → Einstellungen → Benutzer oder der Reiter „Einstellungen“ nicht sichtbar ist (fehlende Rechte)
• Trotz aktivierter Terminerinnerung keine Erinnerungen versendet werden