Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration

Wo finde ich die Synchronisierung?

Öffnen Sie die kyl.immo App in Ihrem onOffice und klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (oben rechts). In der linken Seitenleiste finden Sie den Menüpunkt Synchronisieren.

Sync Status

Im oberen Bereich sehen Sie den Sync Status – eine Übersicht aller synchronisierten Datenbank-Entities:

Entity	Beschreibung
Benutzer	Alle onOffice-Benutzer (aktive, gesperrte und deaktivierte)
Adressen	Kontakte und Adressen aus Ihrem onOffice
Immobilien	Ihre Immobilienobjekte
Aktivitäten	E-Mails, Telefonate und Termine
Templates	E-Mail-Vorlagen
Appointments	Termineinträge

Für jede Entity sehen Sie:

Status – z. B. „Erfolgreich" oder „Running"
Datensätze – Anzahl der synchronisierten Einträge
Fortschritt – Prozentualer Fortschritt des Syncs
Letzte Synchronisierung – Zeitpunkt des letzten Syncs

Buttons

Aktualisieren – Lädt die Statusanzeige neu, damit Sie den Fortschritt eines laufenden Syncs mitverfolgen können. Es wird kein neuer Sync ausgelöst.
Synchronisieren – Startet einen Delta-Sync manuell. Dabei werden alle Änderungen seit der letzten Synchronisierung abgeholt. Im Normalbetrieb läuft der Delta-Sync automatisch alle 15 Minuten – dieser Button ist nützlich, wenn Sie aktuelle Änderungen sofort übernehmen möchten.

Synchronisierte Datenbankfelder

Im unteren Bereich sehen Sie, welche Datenbankfelder in der Synchronisierung enthalten sind:

Bereich	Konfigurierbar?	Beschreibung
Adressen	Ja	Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren"
Immobilien	Ja	Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren"
Benutzer	Nein	Fest, immer aktiv – es werden immer alle Benutzerfelder gezogen
Aktivitäten	Nein	Fest, immer aktiv – es werden immer alle Aktivitäten gezogen

Zusätzliche Felder konfigurieren

Wenn Sie über die Standardfelder hinaus weitere Felder synchronisieren möchten, klicken Sie bei Adressen oder Immobilien auf den Button „Konfigurieren".

Im Konfigurationsfenster sehen Sie alle aktuell synchronisierten Felder, gruppiert nach Kategorien (z. B. Name & Anrede, Kontaktdaten, Adresse, System). Standardfelder sind immer aktiv und können nicht abgewählt werden.

So fügen Sie ein Feld hinzu

Scrollen Sie im Konfigurationsfenster nach unten zum Bereich Benutzerdefinierte Felder
Nutzen Sie das Suchfeld „onOffice-Feld suchen und hinzufügen", um das gewünschte Feld zu finden
Klicken Sie das Feld an, um es zur Synchronisierung hinzuzufügen
Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Felder
Klicken Sie auf „Anwenden", um die Konfiguration zu speichern

Hinzugefügte Felder erscheinen unterhalb des Suchfelds und können über das X wieder entfernt werden. Am unteren Rand sehen Sie jederzeit die Gesamtzahl der aktiven Felder (z. B. „12 Standardfelder · 14 Felder aktiv insgesamt").

Welche Felder sollten synchronisiert werden?

Wichtig: Nur synchronisierte Datenbankfelder können Teil des Kontextes sein, den der KI-Agent für die Qualifizierung nutzt. Felder, die nicht im Sync enthalten sind, sind für den Agenten unsichtbar.

Überlegen Sie daher genau, wo in Ihrem onOffice überall akquiserelevante Informationen stehen könnten. Denken Sie dabei breit – im Zweifel lieber ein Feld zu viel als eins zu wenig. Typische Beispiele:

Bemerkungsfelder – Hier hinterlegen Mitarbeiter oft Gesprächsnotizen, persönliche Details oder Hinweise, die für die Akquise wertvoll sein können
Benutzerdefinierte Statusfelder – z. B. Eigentümer-Status, Akquise-Status oder ähnliche Kennzeichnungen
Bewertungsfelder – Bewertungsanfrage-Datum, Bewertungsergebnis oder ähnliches
Herkunfts- und Quellenfelder – Woher kam der Kontakt ursprünglich?
Kategorien und Tags – Datensatzmerkmale, Gruppen oder sonstige Klassifizierungen
Freitextfelder – Jedes Feld, in dem Ihre Mitarbeiter relevante Informationen eintragen

Faustregel: Wenn ein Mitarbeiter die Information in einem Akquise-Gespräch nutzen würde, sollte das Feld synchronisiert werden.