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Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration

So funktioniert der Synchronisierungsbereich in der kyl.immo App: Sync starten und überwachen (automatisch alle 15 Min.), synchronisierte Datenbankfelder einsehen, zusätzliche Felder für Adressen und Immobilien konfigurieren.

Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration

So funktioniert der Synchronisierungsbereich in der kyl.immo App: Sync starten und überwachen, synchronisierte Datenbankfelder einsehen und zusätzliche Felder für Adressen und Immobilien konfigurieren. Im Normalbetrieb läuft der Delta-Sync vollautomatisch — das Panel ist für Überblick und gezieltes Nachschärfen einzelner Felder gedacht.

Wo finde ich die Synchronisierung?

Öffnen Sie die kyl.immo App in Ihrem onOffice und klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (oben rechts). In der linken Seitenleiste finden Sie den Menüpunkt Synchronisieren.

Seitenleiste der kyl.immo App mit markiertem Menüpunkt „Synchronisieren“

Sync-Status

Im oberen Bereich sehen Sie den Sync-Status — eine Übersicht aller synchronisierten Datenbank-Entities:

Entity Beschreibung
Benutzer Alle onOffice-Benutzer (aktive, gesperrte und deaktivierte)
Adressen Kontakte und Adressen aus Ihrem onOffice
Immobilien Ihre Immobilienobjekte
Aktivitäten E-Mails, Telefonate und Termine
Templates E-Mail-Vorlagen
Appointments Termineinträge

Für jede Entity sehen Sie:

  • Status — z. B. „Erfolgreich" oder „Running"
  • Datensätze — Anzahl der synchronisierten Einträge
  • Fortschritt — prozentualer Fortschritt eines laufenden Syncs
  • Letzte Synchronisierung — Zeitpunkt des letzten Syncs

Buttons

  • Aktualisieren — lädt die Statusanzeige neu, damit Sie den Fortschritt eines laufenden Syncs mitverfolgen können. Es wird kein neuer Sync ausgelöst.
  • Synchronisieren — startet einen Delta-Sync manuell. Dabei werden alle Änderungen seit der letzten Synchronisierung abgeholt.
Automatischer Delta-Sync: Im Normalbetrieb läuft der Delta-Sync vollautomatisch alle 15 Minuten. Den „Synchronisieren"-Button brauchen Sie nur, wenn Sie aktuelle Änderungen sofort in die App übernehmen möchten (z. B. direkt nach Anpassung eines Akquise-relevanten Felds in onOffice).

Synchronisierte Datenbankfelder

Im unteren Bereich sehen Sie, welche Datenbankfelder in der Synchronisierung enthalten sind:

Bereich Konfigurierbar? Beschreibung
Adressen Ja Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren"
Immobilien Ja Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren"
Benutzer Nein Fest, immer aktiv — es werden immer alle Benutzerfelder gezogen
Aktivitäten Nein Fest, immer aktiv — es werden immer alle Aktivitäten gezogen

Zusätzliche Felder konfigurieren

Wenn Sie über die Standardfelder hinaus weitere Felder synchronisieren möchten, klicken Sie bei Adressen oder Immobilien auf den Button „Konfigurieren". Im Konfigurationsfenster sehen Sie alle aktuell synchronisierten Felder, gruppiert nach Kategorien (z. B. Name & Anrede, Kontaktdaten, Adresse, System). Standardfelder sind immer aktiv und können nicht abgewählt werden.

Konfigurationsfenster: benutzerdefinierte Felder suchen und hinzufügen

So fügen Sie ein Feld hinzu

  1. Im Konfigurationsfenster nach unten zum Bereich Benutzerdefinierte Felder scrollen
  2. Das Suchfeld „onOffice-Feld suchen und hinzufügen" nutzen, um das gewünschte Feld zu finden
  3. Das Feld anklicken, um es zur Synchronisierung hinzuzufügen
  4. Vorgang für weitere Felder wiederholen
  5. Auf „Anwenden" klicken, um die Konfiguration zu speichern

Hinzugefügte Felder erscheinen unterhalb des Suchfelds und können über das X wieder entfernt werden. Am unteren Rand sehen Sie jederzeit die Gesamtzahl der aktiven Felder (z. B. „12 Standardfelder · 14 Felder aktiv insgesamt").

Welche Felder sollten synchronisiert werden?

Wichtig: Nur synchronisierte Datenbankfelder können Teil des Kontextes sein, den der KI-Agent für die Qualifizierung nutzt. Felder, die nicht im Sync enthalten sind, sind für den Agent unsichtbar.

Überlegen Sie daher genau, wo in Ihrem onOffice überall akquiserelevante Informationen stehen könnten. Denken Sie dabei breit — im Zweifel lieber ein Feld zu viel als eins zu wenig. Typische Beispiele:

  • Bemerkungsfelder — hier hinterlegen Mitarbeiter oft Gesprächsnotizen, persönliche Details oder Hinweise, die für die Akquise wertvoll sein können
  • Benutzerdefinierte Statusfelder — z. B. Eigentümer-Status, Akquise-Status oder ähnliche Kennzeichnungen
  • Bewertungsfelder — Bewertungsanfrage-Datum, Bewertungsergebnis oder ähnliches
  • Herkunfts- und Quellenfelder — woher kam der Kontakt ursprünglich?
  • Kategorien und Tags — Datensatzmerkmale, Gruppen oder sonstige Klassifizierungen
  • Freitextfelder — jedes Feld, in dem Ihre Mitarbeiter relevante Informationen eintragen
Faustregel: Wenn ein Mitarbeiter die Information in einem Akquise-Gespräch nutzen würde, sollte das Feld synchronisiert werden.

Verifikation — Läuft der Sync?

  1. Im Sync-Status-Bereich sollte jede Entity den Status „Erfolgreich" und eine aktuelle „Letzte Synchronisierung" haben (max. 15 Min. alt)
  2. Nach dem Hinzufügen neuer Felder: Manuell „Synchronisieren" anstoßen, dann prüfen, ob die Feldinhalte im Akquise-Agent sichtbar sind (z. B. im Bemerkungsfeld bei der Qualifizierung)

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

  • Eine Entity im Sync-Status dauerhaft auf „Fehler" steht (konkret: wie heißt die Fehlermeldung?)
  • Eine Entity seit mehreren Stunden nicht mehr synchronisiert wurde (Letzte Sync > 30 Min. alt)
  • Ein bestimmtes onOffice-Feld nicht im Konfigurations-Suchfeld auffindbar ist (könnte ein Rechte-Problem sein)

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