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title: Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration
description: "So funktioniert der Synchronisierungsbereich in der kyl.immo App: Sync starten und überwachen, synchronisierte Datenbankfelder einsehen, und zusätzliche Felder für Adressen und Immobilien konfigurieren."
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18\. April 2026

# Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration

## So funktioniert der Synchronisierungsbereich in der kyl.immo App: Sync starten und überwachen (automatisch alle 15 Min.), synchronisierte Datenbankfelder einsehen, zusätzliche Felder für Adressen und Immobilien konfigurieren.

#### Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration

So funktioniert der Synchronisierungsbereich in der kyl.immo App: Sync starten und überwachen, synchronisierte Datenbankfelder einsehen und zusätzliche Felder für Adressen und Immobilien konfigurieren. Im Normalbetrieb läuft der Delta-Sync vollautomatisch — das Panel ist für Überblick und gezieltes Nachschärfen einzelner Felder gedacht.

### Wo finde ich die Synchronisierung?

Öffnen Sie die kyl.immo App in Ihrem onOffice und klicken Sie auf das **Zahnrad-Icon** (oben rechts). In der linken Seitenleiste finden Sie den Menüpunkt **Synchronisieren**.

#### ![Seitenleiste der kyl.immo App mit markiertem Menüpunkt „Synchronisieren“](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/CleanShot%202026-03-03%20at%2018.08.47.png?width=670&height=306&name=CleanShot%202026-03-03%20at%2018.08.47.png)

### Sync-Status

Im oberen Bereich sehen Sie den Sync-Status — eine Übersicht aller synchronisierten Datenbank-Entities:

| Entity | Beschreibung |
| --- | --- |
| **Benutzer** | Alle onOffice-Benutzer (aktive, gesperrte und deaktivierte) |
| **Adressen** | Kontakte und Adressen aus Ihrem onOffice |
| **Immobilien** | Ihre Immobilienobjekte |
| **Aktivitäten** | E-Mails, Telefonate und Termine |
| **Templates** | E-Mail-Vorlagen |
| **Appointments** | Termineinträge |

Für jede Entity sehen Sie:

- **Status** — z. B. „Erfolgreich" oder „Running"
- **Datensätze** — Anzahl der synchronisierten Einträge
- **Fortschritt** — prozentualer Fortschritt eines laufenden Syncs
- **Letzte Synchronisierung** — Zeitpunkt des letzten Syncs

#### Buttons

- **Aktualisieren** — lädt die Statusanzeige neu, damit Sie den Fortschritt eines laufenden Syncs mitverfolgen können. Es wird kein neuer Sync ausgelöst.
- **Synchronisieren** — startet einen Delta-Sync manuell. Dabei werden alle Änderungen seit der letzten Synchronisierung abgeholt.

**Automatischer Delta-Sync:** Im Normalbetrieb läuft der Delta-Sync vollautomatisch **alle 15 Minuten**. Den „Synchronisieren"-Button brauchen Sie nur, wenn Sie aktuelle Änderungen sofort in die App übernehmen möchten (z. B. direkt nach Anpassung eines Akquise-relevanten Felds in onOffice).

### Synchronisierte Datenbankfelder

Im unteren Bereich sehen Sie, welche Datenbankfelder in der Synchronisierung enthalten sind:

| Bereich | Konfigurierbar? | Beschreibung |
| --- | --- | --- |
| **Adressen** | Ja | Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren" |
| **Immobilien** | Ja | Standardfelder + zusätzliche Felder über „Konfigurieren" |
| **Benutzer** | Nein | Fest, immer aktiv — es werden immer alle Benutzerfelder gezogen |
| **Aktivitäten** | Nein | Fest, immer aktiv — es werden immer alle Aktivitäten gezogen |

### Zusätzliche Felder konfigurieren

Wenn Sie über die Standardfelder hinaus weitere Felder synchronisieren möchten, klicken Sie bei **Adressen** oder **Immobilien** auf den Button **„Konfigurieren"**. Im Konfigurationsfenster sehen Sie alle aktuell synchronisierten Felder, gruppiert nach Kategorien (z. B. Name & Anrede, Kontaktdaten, Adresse, System). Standardfelder sind immer aktiv und können nicht abgewählt werden.

#### ![Konfigurationsfenster: benutzerdefinierte Felder suchen und hinzufügen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/CleanShot%202026-03-03%20at%2018.34.10.png?width=668&height=913&name=CleanShot%202026-03-03%20at%2018.34.10.png)

#### So fügen Sie ein Feld hinzu

1. Im Konfigurationsfenster nach unten zum Bereich **Benutzerdefinierte Felder** scrollen
2. Das Suchfeld **„onOffice-Feld suchen und hinzufügen"** nutzen, um das gewünschte Feld zu finden
3. Das Feld anklicken, um es zur Synchronisierung hinzuzufügen
4. Vorgang für weitere Felder wiederholen
5. Auf **„Anwenden"** klicken, um die Konfiguration zu speichern

Hinzugefügte Felder erscheinen unterhalb des Suchfelds und können über das **X** wieder entfernt werden. Am unteren Rand sehen Sie jederzeit die Gesamtzahl der aktiven Felder (z. B. „12 Standardfelder · 14 Felder aktiv insgesamt").

### Welche Felder sollten synchronisiert werden?

**Wichtig:** Nur synchronisierte Datenbankfelder können Teil des Kontextes sein, den der KI-Agent für die Qualifizierung nutzt. Felder, die nicht im Sync enthalten sind, sind für den Agent **unsichtbar**.

Überlegen Sie daher genau, wo in Ihrem onOffice überall akquiserelevante Informationen stehen könnten. Denken Sie dabei breit — im Zweifel lieber ein Feld zu viel als eins zu wenig. Typische Beispiele:

- **Bemerkungsfelder** — hier hinterlegen Mitarbeiter oft Gesprächsnotizen, persönliche Details oder Hinweise, die für die Akquise wertvoll sein können
- **Benutzerdefinierte Statusfelder** — z. B. Eigentümer-Status, Akquise-Status oder ähnliche Kennzeichnungen
- **Bewertungsfelder** — Bewertungsanfrage-Datum, Bewertungsergebnis oder ähnliches
- **Herkunfts- und Quellenfelder** — woher kam der Kontakt ursprünglich?
- **Kategorien und Tags** — Datensatzmerkmale, Gruppen oder sonstige Klassifizierungen
- **Freitextfelder** — jedes Feld, in dem Ihre Mitarbeiter relevante Informationen eintragen

**Faustregel:** Wenn ein Mitarbeiter die Information in einem Akquise-Gespräch nutzen würde, sollte das Feld synchronisiert werden.

### Verifikation — Läuft der Sync?

1. Im Sync-Status-Bereich sollte jede Entity den Status „Erfolgreich" und eine aktuelle „Letzte Synchronisierung" haben (max. 15 Min. alt)
2. Nach dem Hinzufügen neuer Felder: Manuell „Synchronisieren" anstoßen, dann prüfen, ob die Feldinhalte im Akquise-Agent sichtbar sind (z. B. im Bemerkungsfeld bei der Qualifizierung)

### Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

- Eine Entity im Sync-Status dauerhaft auf „Fehler" steht (konkret: wie heißt die Fehlermeldung?)
- Eine Entity seit mehreren Stunden nicht mehr synchronisiert wurde (Letzte Sync \> 30 Min. alt)
- Ein bestimmtes onOffice-Feld nicht im Konfigurations-Suchfeld auffindbar ist (könnte ein Rechte-Problem sein)

### Verwandte Anleitungen

- [Qualifizierung – Datenpunkte, Kontext & Konfiguration](https://wissensdatenbank.kyl.immo/qualifizierung-datenpunkte-kontext-konfiguration?hsLang=de) — wie die synchronisierten Felder im Qualifizierungsprozess genutzt werden
- [Felder in onOffice anlegen – Anleitung für den Akquise-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/felder-in-onoffice-anlegen-anleitung-f%C3%BCr-den-akquise-agenten?hsLang=de) — wenn ein gewünschtes Feld noch nicht in onOffice existiert

- [Schulungs-Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#main-content)

    - [Automatisierung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#automatisierung)
- [Freischaltung im onOffice Marketplace](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#main-content)

    - [Mandantenkonto anlegen & Freischaltung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#mandantenkonto-anlegen-freischaltung)
- [Einrichtung des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content)

    - [Konfigurationen in onOffice](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-in-onoffice)
    - [Konfigurationen im Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-im-vermietungs-agenten)
    - [Interessentenreiter](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#interessentenreiter)
- [Bedienelemente des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bedienelemente-des-vermietungs-agenten?hsLang=de)
- [Bearbeiten von Vermietungsprozessen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bearbeiten-von-vermietungsprozessen?hsLang=de)
- [Einstellungen des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content)

    - [Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#automatisierungen)
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- [Nützliche onOffice Anpassungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#main-content)

    - [Allgemeine Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#allgemeine-einstellungen)
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