So versenden Sie Web-Exposés und Dokumentenmerkmale über die Automatisierung des Vermietungsagenten

Erklärvideo

Einleitung

Der Vermietungsagent in OnOffice ist ein mächtiges Werkzeug, um Ihre Kommunikation mit Interessenten zu automatisieren. Standardmäßig kann er jedoch ein WebExposé oder Dokumentenmerkmale nicht direkt per E-Mail versenden.

Aber keine Sorge! Mit einem kleinen Trick – der Verknüpfung der Vermietungsagent-Automatisierung mit einem OnOffice Prozess – ist dies dennoch möglich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese beiden Funktionen clever miteinander verbinden, sodass Ihre Interessenten automatisch Ihr WebExposé oder wichtige Dokumente erhalten.

Den onOffice-Prozess vorbereiten

Zuerst erstellen wir in OnOffice die Grundlage: Eine spezielle Aktivität, die als "Trigger" dient, und einen Prozess, der auf dieses Signal reagiert und die E-Mail versendet.

Schritt 1: Eigene Aktionsart erstellen (Der "Trigger")

Wir brauchen eine spezielle Art von Aktivität, die später vom Vermietungsagenten ausgelöst wird und wiederum unseren Prozess startet.

1. Gehen Sie in OnOffice zu Extras > Einstellungen > Administration.
2. Wechseln Sie in den Bereich Aktionsarten und klicken Sie auf Aktionstypen bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Aktionsart anzulegen.
4. Wählen Sie eine passende Kategorie aus, z. B. Sonstige. Es spielt keine große Rolle, wo Sie die Aktionsart anlegen.
5. Geben Sie einen Schlüssel ein. Dies ist eine Art technischer Name, der den Auslöser identifiziert. Wählen Sie etwas Einprägsames, z. B. TriggerWebExposeVersand.
6. Geben Sie im Feld Aktionstyp eine Bezeichnung ein, die Sie leicht wiedererkennen, z. B. Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal.
7. Klicken Sie auf Speichern. Merken oder kopieren Sie sich den vergebenen Schlüssel (Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal im Beispiel)! Diesen benötigen Sie später wieder.

Neuen OnOffice Prozess anlegen 

Nun erstellen wir den Prozess, der die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt versendet, sobald er das Signal aus Schritt 1 erhält.

1. Gehen Sie in OnOffice zu Bearbeiten > Prozesse.
2. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Prozess zu erstellen.
3. Geben Sie dem Prozess einen klaren Namen, z. B. Automat. Versand WebExposé/Doku via VA.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Autostart-Schritt konfigurieren

Der erste Schritt in unserem neuen Prozess wartet auf das Signal (die Aktivität), die wir gerade in Schritt 1 erstellt haben.

1. Klicken Sie in Ihrem Prozess auf + Schritt.
2. Wählen Sie den Schritt-Typ Autostart aus.
3. Setzen Sie das Häkchen bei Autostart aktivieren.
4. Bei Aktionsart wählen Sie die Kategorie, in der Sie Ihren Auslöser angelegt haben (z. B. Sonstige).
5. Bei Aktionstyp wählen Sie den von Ihnen angelegten Auslöser aus (z. B. Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal).
6. Klicken Sie auf Speichern.

E-Mail-Schritt konfigurieren

Dieser Schritt ist das Herzstück – hier definieren Sie die E-Mail, die versendet werden soll und fügen das Web-Exposé oder die Dokumentenmerkmale hinzu.

1. Klicken Sie in Ihrem Prozess erneut auf + Schritt.
2. Wählen Sie den Schritt-Typ E-Mail aus.
3. Konfigurieren Sie die Grundeinstellungen:
   • Start: Wählen Sie Nach Beendigung des vorherigen.
   • Versendung: Wählen Sie Automatisch.
   • Verantwortung: Wichtig! Stellen Sie hier ein, wer als Absender der E-Mail erscheinen soll, z. B. Betreuer des mit dem Prozess verknüpften Objektes.
   • Absender: Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Absender aus der Verantwortung gezogen werden soll. Alternativ können Sie hier ein festes Postfach wählen.
   • Vorlage: Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die für diesen Versand verwendet werden soll.
4. Jetzt kommt der entscheidende Punkt: Scrollen Sie weiter nach unten zu den Optionen für Anhänge und Inhalte.
5. Setzen Sie das Häkchen bei WebExposé hinzufügen, wenn ein WebExposé verschickt werden soll.
6. Setzen Sie das Häkchen bei Dokumentenmerkmale hinzufügen, wenn Dokumente über Dokumentenmerkmale verschickt werden sollen.
7. Konfigurieren Sie bei Bedarf weitere Optionen (z. B. Betreff, Empfänger).
8. Klicken Sie auf Speichern.

Prozess aktivieren und abschließen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess aktiv ist und speichern Sie Ihre Änderungen.

1. Setzen Sie im Prozess die Option aktiv auf "Ja".
2. Klicken Sie auf Speichern.

Damit haben Sie den OnOffice Prozess erfolgreich vorbereitet.

Die Automatisierung im Vermietungsagent anpassen

Nun passen wir die Automatisierung im Vermietungsagenten an, sodass sie nicht direkt die E-Mail sendet, sondern stattdessen die Aktivität auslöst, die wiederum unseren Prozess startet.

Richtige Automatisierung im Vermietungsagenten finden

1. Gehen Sie im Vermietungsagent zu Einstellungen.
2. Wechseln Sie in den Bereich Automatisierungen.
3. Wählen Sie die passende Automatisierung aus, die Sie bearbeiten möchten (z. B. die Automatisierung im Reiter "Interessenten").
4. Identifizieren Sie in der Flussgrafik der Automatisierung die Stelle, an der die E-Mail mit dem Exposé/Dokumenten üblicherweise versendet werden soll (z. B. wenn der Interessent in den Reiter "Anfrage eingegangen" verschoben wird).

Direkten E-Mail-Versand ersetzen

Anstatt hier eine E-Mail direkt aus der Automatisierung zu senden (was WebExposés/Dokumentenmerkmale nicht unterstützt), fügen wir eine Aktivität hinzu, die unseren Prozess auslöst.

1. Suchen Sie den Schritt in der Automatisierung, nachdem die Anfrage eingegangen ist (oder wann immer die E-Mail versendet werden soll).
2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) vor dem Schritt, der nach dem Exposé-Versand folgen soll (oder über dem vorherigen Schritt, falls Sie den E-Mail-Schritt entfernen).
3. Wählen Sie unter "Aktion hinzufügen" die Option Write Activity.

Aktivität konfigurieren (Der "Auslöser" für den Prozess)

Diese Aktivität ist das Verbindungsstück zum OnOffice Prozess.

1. Stellen Sie sicher, dass die Aktivität zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst wird (z. B. bei Anfrage eingegangen).
2. Wählen Sie bei Aktionsart die Kategorie, die Sie in Teil 1, Schritt 1 verwendet haben (z. B. Sonstige).
3. Bei Aktionstyp wählen Sie den von Ihnen angelegten Auslöser-Schlüssel aus. Achtung: Hier müssen Sie den Schlüssel verwenden, den Sie sich in Teil 1, Schritt 1 gemerkt/kopiert haben (z. B. TriggerWebExposeVersand).
4. Sie können optional eine Bemerkung hinzufügen, z. B. Löst WebExposé/Doku-Versand Prozess aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Automatisierung wiederherstellen

Sie haben nun den direkten E-Mail-Schritt durch die Aktivität ersetzt, die den OnOffice Prozess startet. Den Rest Ihrer Automatisierung können Sie nun wie gewohnt gestalten und wieder anfügen.

1. Der Pfad der Automatisierung sollte jetzt nach der Aktivität weitergehen. Fügen Sie die Schritte, die nach dem Exposé-Versand erfolgen sollen (z. B. Wartezeiten, weitere Follow-up-E-Mails ohne Exposé/Dokumentenmerkmale, Verschieben in den nächsten Status), einfach nach der gerade erstellten Aktivität wieder ein.
2. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen an Ihrer Automatisierung zu sichern.

Fazit

Herzlichen Glückwunsch!

Sie haben nun erfolgreich Ihre Vermietungsagent-Automatisierung mit einem OnOffice Prozess verknüpft. Wenn die Automatisierung die von Ihnen konfigurierte Aktivität schreibt (z. B. wenn ein Interessent den Status "Anfrage eingegangen" erreicht), startet dies automatisch den OnOffice Prozess, der dann die E-Mail mit dem gewünschten WebExposé oder den Dokumentenmerkmalen versendet.

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter!