--- title: So versenden Sie Web-Exposés und Dokumentenmerkmale über die Automatisierung des Vermietungsagenten description: Eine Anleitung, wie Sie die Automatisierung des OnOffice Vermietungsagenten mit dem OnOffice Prozessmanager verknüpfen, um automatisch E-Mails mit WebExposés oder Dokumenten über Dokumentenmerkmale an Ihre Mietinteressenten zu versenden. --- [Zu Content springen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/so-versenden-sie-web-exposés-und-dokumentenmerkmale-über-die-automatisierung-des-vermietungsagenten#main-content) [Mehr Unterstützung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/kb-tickets/new?hsLang=de) ![Kyl full logo-2.png\]](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Kyl%20full%20logo-2.png?height=40&name=Kyl%20full%20logo-2.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Mehr Unterstützung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/kb-tickets/new) Wie können wir helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. 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Mit einem kleinen Trick – der Verknüpfung der Vermietungsagent-Automatisierung mit einem OnOffice Prozess – ist dies dennoch möglich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese beiden Funktionen clever miteinander verbinden, sodass Ihre Interessenten automatisch Ihr WebExposé oder wichtige Dokumente erhalten. ☝️ -  Um diese Anleitung durchzuführen, benötigen Sie: 1. **Administrator-Zugriff** in OnOffice. 2. **Zugriff auf den OnOffice Prozessmanager**. ### Den onOffice-Prozess vorbereiten Zuerst erstellen wir in OnOffice die Grundlage: Eine spezielle Aktivität, die als "Trigger" dient, und einen Prozess, der auf dieses Signal reagiert und die E-Mail versendet. **Schritt 1: Eigene Aktionsart erstellen (Der "Trigger")** Wir brauchen eine spezielle Art von Aktivität, die später vom Vermietungsagenten ausgelöst wird und wiederum unseren Prozess startet. 1. Gehen Sie in OnOffice zu **Extras \> Einstellungen \> Administration**. 2. Wechseln Sie in den Bereich **Aktionsarten** und klicken Sie auf **Aktionstypen bearbeiten**. 3. Klicken Sie auf **Neu**, um eine neue Aktionsart anzulegen. 4. Wählen Sie eine passende Kategorie aus, z. B. **Sonstige**. Es spielt keine große Rolle, wo Sie die Aktionsart anlegen. 5. Geben Sie einen **Schlüssel** ein. Dies ist eine Art technischer Name, der den Auslöser identifiziert. Wählen Sie etwas Einprägsames, z. B. `TriggerWebExposeVersand`. 6. Geben Sie im Feld **Aktionstyp** eine Bezeichnung ein, die Sie leicht wiedererkennen, z. B. `Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal`. 7. Klicken Sie auf **Speichern**. **Merken oder kopieren Sie sich den vergebenen Schlüssel (`Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal``` im Beispiel)!** Diesen benötigen Sie später wieder. ### **Neuen OnOffice Prozess anlegen** Nun erstellen wir den Prozess, der die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt versendet, sobald er das Signal aus Schritt 1 erhält. 1. Gehen Sie in OnOffice zu **Bearbeiten \> Prozesse**. 2. Klicken Sie auf **Neu**, um einen neuen Prozess zu erstellen. 3. Geben Sie dem Prozess einen klaren Namen, z. B. `Automat. Versand WebExposé/Doku via VA`. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. #### **Autostart-Schritt konfigurieren** Der erste Schritt in unserem neuen Prozess wartet auf das Signal (die Aktivität), die wir gerade in Schritt 1 erstellt haben. 1. Klicken Sie in Ihrem Prozess auf **+ Schritt**. 2. Wählen Sie den Schritt-Typ **Autostart** aus. 3. Setzen Sie das Häkchen bei **Autostart aktivieren**. 4. Bei **Aktionsart** wählen Sie die Kategorie, in der Sie Ihren Auslöser angelegt haben (z. B. **Sonstige**). 5. Bei **Aktionstyp** wählen Sie den von Ihnen angelegten Auslöser aus (z. B. **`Trigger WebExposé & Dokumentenmerkmal`**). 6. Klicken Sie auf **Speichern**. #### **E-Mail-Schritt konfigurieren** Dieser Schritt ist das Herzstück – hier definieren Sie die E-Mail, die versendet werden soll und fügen das Web-Exposé oder die Dokumentenmerkmale hinzu. 1. Klicken Sie in Ihrem Prozess erneut auf **+ Schritt**. 2. Wählen Sie den Schritt-Typ **E-Mail** aus. 3. Konfigurieren Sie die Grundeinstellungen: - **Start:** Wählen Sie `Nach Beendigung des vorherigen`. - **Versendung:** Wählen Sie `Automatisch`. - **Verantwortung:** **Wichtig!** Stellen Sie hier ein, wer als Absender der E-Mail erscheinen soll, z. B. `Betreuer des mit dem Prozess verknüpften Objektes`. - **Absender:** Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Absender aus der Verantwortung gezogen werden soll. Alternativ können Sie hier ein festes Postfach wählen. - **Vorlage:** Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die für diesen Versand verwendet werden soll. 4. **Jetzt kommt der entscheidende Punkt:** Scrollen Sie weiter nach unten zu den Optionen für Anhänge und Inhalte. 5. Setzen Sie das Häkchen bei **WebExposé hinzufügen**, wenn ein WebExposé verschickt werden soll. 6. Setzen Sie das Häkchen bei **Dokumentenmerkmale hinzufügen**, wenn Dokumente über Dokumentenmerkmale verschickt werden sollen. 7. Konfigurieren Sie bei Bedarf weitere Optionen (z. B. Betreff, Empfänger). 8. Klicken Sie auf **Speichern**. #### **Prozess aktivieren und abschließen** Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess aktiv ist und speichern Sie Ihre Änderungen. 1. Setzen Sie im Prozess die Option **aktiv** auf "Ja". 2. Klicken Sie auf **Speichern**. Damit haben Sie den OnOffice Prozess erfolgreich vorbereitet. ### **Die Automatisierung im Vermietungsagent anpassen** Nun passen wir die Automatisierung im Vermietungsagenten an, sodass sie nicht direkt die E-Mail sendet, sondern stattdessen die Aktivität auslöst, die wiederum unseren Prozess startet. #### **Richtige Automatisierung im Vermietungsagenten finden** 1. Gehen Sie im Vermietungsagent zu **Einstellungen**. 2. Wechseln Sie in den Bereich **Automatisierungen**. 3. Wählen Sie die passende Automatisierung aus, die Sie bearbeiten möchten (z. B. die Automatisierung im Reiter "Interessenten"). 4. Identifizieren Sie in der Flussgrafik der Automatisierung die Stelle, an der die E-Mail mit dem Exposé/Dokumenten üblicherweise versendet werden soll (z. B. wenn der Interessent in den Reiter "Anfrage eingegangen" verschoben wird). #### **Direkten E-Mail-Versand ersetzen** Anstatt hier eine E-Mail direkt aus der Automatisierung zu senden (was WebExposés/Dokumentenmerkmale nicht unterstützt), fügen wir eine Aktivität hinzu, die unseren Prozess auslöst. 1. Suchen Sie den Schritt in der Automatisierung, *nachdem* die Anfrage eingegangen ist (oder wann immer die E-Mail versendet werden soll). 2. Klicken Sie auf das **Plus-Symbol (+)** *vor* dem Schritt, der *nach* dem Exposé-Versand folgen soll (oder über dem vorherigen Schritt, falls Sie den E-Mail-Schritt entfernen). 3. Wählen Sie unter "Aktion hinzufügen" die Option **Write Activity**. #### **Aktivität konfigurieren (Der "Auslöser" für den Prozess)** Diese Aktivität ist das Verbindungsstück zum OnOffice Prozess. 1. Stellen Sie sicher, dass die Aktivität zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst wird (z. B. **bei Anfrage eingegangen**). 2. Wählen Sie bei **Aktionsart** die Kategorie, die Sie in Teil 1, Schritt 1 verwendet haben (z. B. **Sonstige**). 3. Bei **Aktionstyp** wählen Sie den von Ihnen angelegten Auslöser-Schlüssel aus. **Achtung:** Hier müssen Sie den *Schlüssel* verwenden, den Sie sich in Teil 1, Schritt 1 gemerkt/kopiert haben (z. B. `TriggerWebExposeVersand`). 4. Sie können optional eine Bemerkung hinzufügen, z. B. `Löst WebExposé/Doku-Versand Prozess aus`. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. #### **Automatisierung wiederherstellen** Sie haben nun den direkten E-Mail-Schritt durch die Aktivität ersetzt, die den OnOffice Prozess startet. Den Rest Ihrer Automatisierung können Sie nun wie gewohnt gestalten und wieder anfügen. 1. Der Pfad der Automatisierung sollte jetzt nach der Aktivität weitergehen. Fügen Sie die Schritte, die nach dem Exposé-Versand erfolgen sollen (z. B. Wartezeiten, weitere Follow-up-E-Mails *ohne* Exposé/Dokumentenmerkmale, Verschieben in den nächsten Status), einfach nach der gerade erstellten Aktivität wieder ein. 2. Klicken Sie auf **Speichern**, um die Änderungen an Ihrer Automatisierung zu sichern. ### **Fazit** Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nun erfolgreich Ihre Vermietungsagent-Automatisierung mit einem OnOffice Prozess verknüpft. Wenn die Automatisierung die von Ihnen konfigurierte Aktivität schreibt (z. B. wenn ein Interessent den Status "Anfrage eingegangen" erreicht), startet dies automatisch den OnOffice Prozess, der dann die E-Mail mit dem gewünschten WebExposé oder den Dokumentenmerkmalen versendet. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter!   - [Schulungs-Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#main-content) - [Automatisierung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/schulungs-ressourcen?hsLang=de#automatisierung) - [Freischaltung im onOffice Marketplace](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#main-content) - [Mandantenkonto anlegen & Freischaltung](https://wissensdatenbank.kyl.immo/freischaltung-im-onoffice-marketplace?hsLang=de#mandantenkonto-anlegen-freischaltung) - [Einrichtung des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content) - [Konfigurationen in onOffice](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-in-onoffice) - [Konfigurationen im Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#konfigurationen-im-vermietungs-agenten) - [Interessentenreiter](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einrichtung-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#interessentenreiter) - [Bedienelemente des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bedienelemente-des-vermietungs-agenten?hsLang=de) - [Bearbeiten von Vermietungsprozessen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/bearbeiten-von-vermietungsprozessen?hsLang=de) - [Einstellungen des Vermietungs-Agenten](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#main-content) - [Automatisierungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#automatisierungen) - [E-Mail](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#e-mail) - [Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#einstellungen) - [Formulare](https://wissensdatenbank.kyl.immo/einstellungen-des-vermietungs-agenten?hsLang=de#formulare) - [Nützliche onOffice Anpassungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#main-content) - [Allgemeine Einstellungen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#allgemeine-einstellungen) - [Nützliche onOffice Prozesse](https://wissensdatenbank.kyl.immo/n%C3%BCtzliche-onoffice-anpassungen?hsLang=de#n%C3%BCtzliche-onoffice-prozesse) - [Zusammenarbeit mit dem kyl.immo-Support](https://wissensdatenbank.kyl.immo/zusammenarbeit-mit-dem-kyl-immo-support?hsLang=de) - [Manueller E-Mail Versand](https://wissensdatenbank.kyl.immo/manueller-e-mail-versand?hsLang=de) - [Terminierungsfeature](https://wissensdatenbank.kyl.immo/terminierungsfeature?hsLang=de) - [Akquise Agent](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#main-content) - [Datenbank & Synchronisiation](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#datenbank-synchronisiation) - [Qualifizierung & Mapping](https://wissensdatenbank.kyl.immo/akquise-agent?hsLang=de#qualifizierung-mapping) - [Interne Ressourcen](https://wissensdatenbank.kyl.immo/interne-ressourcen?hsLang=de) - [Verwaltung des Abonnements](https://wissensdatenbank.kyl.immo/verwaltung-des-abonnements?hsLang=de) - [Farming - Agent](https://wissensdatenbank.kyl.immo/farming-agent?hsLang=de) [![kyl\_signet](https://wissensdatenbank.kyl.immo/hs-fs/hubfs/Kyl%20Signet.png?width=34&height=24&name=Kyl%20Signet.png "kyl_signet")](https://kyl.immo?hsLang=de) Effiziente Vermietung für Immobilienmakler Copyright © 2025, kyl.immo ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "VideoObject", "caption" : { "@type" : "MediaObject", "contentUrl" : "https://wissensdatenbank.kyl.immo/media-transcripts/237956373749/de.vtt", "inLanguage" : "de", "name" : "de Captions" }, "contentUrl" : "https://stream.mux.com/qsFd3g9600CGFw5QkMhM31LkIP02ht8s02q8KUU8YJ9RO4/capped-1080p.mp4", "dateModified" : "2025-05-19T16:34:59.861Z", "duration" : "PT10M9S", "height" : 1080, "name" : "Automatisierung von E-Mail-Versand", "thumbnailUrl" : "https://25918657.fs1.hubspotusercontent-eu1.net/hubfs/25918657/Automatisierung%20von%20E-Mail-Versand.mp4/medium.jpg", "uploadDate" : "2025-05-19T16:34:18.078Z", "width" : 2580 } ```