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So konfigurieren Sie den "E-Mail senden"-Schritt in den Automatisierungen

So konfigurieren Sie den E-Mail-Schritt in Automatisierungen: Postfach-Auswahl, Vorlage, Anhänge. Inkl. Workaround für WebExposés (nicht direkt möglich) und Diagnose bei fehlgeschlagenem Versand.

So konfigurieren Sie den „E-Mail senden"-Schritt in den Automatisierungen

Über die Automatisierungen des Vermietungs-Agenten können E-Mails automatisch versendet werden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen „E-Mail senden"-Schritt konfigurieren, welche vier Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, wie Sie mit WebExposés umgehen (die nicht direkt unterstützt werden) und welche Ursachen am häufigsten dazu führen, dass keine E-Mails rausgehen.

E-Mail-Schritte erkennen

E-Mail-Schritte sind im Automatisierungs-Editor grün eingefärbt und sehen folgendermaßen aus:

Beispiel eines grünen E-Mail-Schritts im Automatisierungs-Editor

E-Mail-Schritt konfigurieren

Ein E-Mail-Schritt hat vier Konfigurations-Abschnitte:

Konfigurationsmaske des „E-Mail senden“-Schritts mit den vier Abschnitten

1. Postfach auswählen

  • Betreuer-Postfach: Verwendet das Postfach des Objektbetreuers des verknüpften Objekts
  • Standard: Ein zentral als „Standard-Postfach" definiertes Postfach
  • Beliebige verknüpfte Postfächer: Explizite Auswahl aus den mit dem Vermietungs-Agent verknüpften Postfächern

2. E-Mail-Vorlage auswählen

Hier wählen Sie aus allen onOffice-Vorlagen, für die der Vermietungs-Agent Leserechte hat. Angezeigt wird der Stand der letzten Synchronisierung unter dem Punkt „E-Mail-Vorlagen" in den Einstellungen — bei Änderungen also vorher synchronisieren. Details: Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten: Übersicht und Anpassung.

3. Systemanhänge anhängen

  • PDF-Exposés aus onOffice
  • Selbstauskünfte, die über den Vermietungs-Agent generiert wurden

4. Eigene Dokumente anhängen

Beliebige Dateien per Upload als Anhang anfügen.

WebExposés und Dokumentenmerkmale — Workaround

WebExposés und Dokumentenmerkmale lassen sich nicht direkt im „E-Mail senden"-Schritt hinzufügen. Nur PDF-Exposés und Selbstauskünfte sind als Systemanhänge verfügbar (Abschnitt 3 oben).

Wenn Sie WebExposés oder Dokumentenmerkmale automatisch mit E-Mails versenden möchten, ist ein Workaround über den onOffice-Prozessmanager nötig: Ein onOffice-Prozess übernimmt den Mail-Versand, der Vermietungs-Agent triggert ihn über einen „onOffice-Aktivität-Schreiben"-Schritt.

👉 So versenden Sie WebExposés und Dokumentenmerkmale über die Automatisierung des Vermietungs-Agenten — komplette Workaround-Anleitung mit Schritten in beiden Systemen.

Diagnose: Es werden keine E-Mails versendet

Die fünf häufigsten Ursachen — prüfen Sie sie in dieser Reihenfolge:

  1. Vermietungs-Agent ist für das Objekt deaktiviert
    Prüfen Sie, ob der Vermietungs-Agent für das konkrete Objekt aktiv ist (je Objekt einzeln einstellbar).
  2. Trigger der Automatisierung ist falsch konfiguriert
    Die Automatisierung, die den E-Mail-Versand auslösen soll, greift nicht — z. B. weil der Trigger auf ein Ereignis reagiert, das im Prozess gar nicht auftritt.
  3. „E-Mail senden"-Schritt fehlt oder ist fehlerhaft
    Der Schritt wurde in der Automatisierung nie angelegt oder ist unvollständig konfiguriert (z. B. leerer Vorlagen-Slot).
  4. Verwendete E-Mail-Identität ist nicht freigegeben
    Das Postfach ist zwar mit onOffice verknüpft, aber nicht für den Versand freigegeben. Microsoft-Postfächer müssen nach der onOffice-Verknüpfung zusätzlich einmalig über den Microsoft-Login aktiviert werden.
  5. Verwendete E-Mail-Vorlage: Leserechte fehlen
    Der Vermietungs-Agent hat keine Leserechte auf die Vorlage oder den zugehörigen Vorlagenordner in onOffice. Dann schlägt der Versand still fehl.

Verifikation — Funktioniert der Versand?

  1. Eine Test-Situation schaffen, die die Automatisierung auslöst (z. B. Test-Interessent manuell in den entsprechenden Status schieben)
  2. Prüfen, dass die E-Mail im Postausgang des gewählten Postfachs in onOffice erscheint
  3. Die Mail sollte beim Test-Empfänger ankommen und die Anhänge wie konfiguriert enthalten

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

  • Die 5 Diagnose-Punkte oben alle geprüft wurden und der Versand trotzdem nicht funktioniert
  • Sie den WebExposé-Workaround einrichten möchten (läuft über Support-Einrichtung)
  • Sie eine Automatisierung inhaltlich ändern wollen (Änderungs-Anfragen an Automatisierungen grundsätzlich über Support — Hintergrund: Wechselwirkungen zwischen Schritten)

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