Schulung für neue Anwender

Hier finden Sie ein Schulungsvideo, des neuen Anwendern einen einfachen, schnellen und unkomplizierten Einstieg in den Vermietungs-Agenten bietet. Nach dem Video sollte sie bereit sein, ihre erste Vermietung zu bearbeiten.

Schulungs-Video

Bitte beachten Sie, dass wir den gesamten Inhalt unten aufgeführt in Textform beschrieben haben. So können Sie jederzeit pausieren, falls der Inhalt unverständlich oder zu schnell war und die Inhalte in Ruhe nachlesen.

Inhalte der Schulung

1. Begrüßung & Zielsetzung

2. Vorbereitung & wichtige Hinweise

• Zeitaufwand: Planen Sie ca. 40-45 Minuten ein. Das Video selbst ist kürzer, aber Sie sollen Zeit haben, parallel Schritte selbst auszuprobieren.
• Browser-Kompatibilität: Der Vermietungsagent ist für Chromium-basierte Browser optimiert (z.B. Google Chrome, Microsoft Edge, Opera)

3. Kernvorteil des Vermietungsagenten 

• Zeitersparnis durch Automatisierung: Der Vermietungs-Agent automatisiert die Abläufe in der Vermietung. Von der Anfrage bis zum potenziellen Mietvertrag.
• Transparenz: Der Interessententab visualisiert den Status jedes Interessenten im Vermietungsprozess.

4. Zugriff auf den Vermietungsagenten

• Der Vermietungsagent wird direkt aus dem Mietobjekt in onOffice geöffnet.
• Innerhalb eines Mietobjekts finden können sie alle anderen Objekte öffene, die der Vermietungs-Agent bearbeitet.  Klicken Sie hierfür die Objektliste 

5. Überblick Hauptnavigation 02:00

Hier finden Sie die zentralen Funktionen:

• Mieterprofil: Konfiguration der gewünschten Mieterkriterien für das ausgewählte Objekt.
• Interessentenreiter: Übersicht und Verwaltung aller Interessenten für das *ausgewählte* Objekt.
• Objektliste: Ermöglicht den schnellen Wechsel zwischen allen Objekten, für die der Vermietungsagent aktiviert ist.
• Wissensdatenbank: Zugriff auf Hilfeartikel, Anleitungen und den Support-Chat und Möglichkeit, das Kundenportal für Ticket-Status einzusehen.
• Einstellungen : Zugang zu den globalen Einstellungen des Vermietungsagenten.
• Support-Chat: Direkter Kontakt zum Support-Team.

6. Das Mieterprofil 04:00

Hier definieren Sie, wie Ihr idealer Mieter für *dieses spezifische Objekt* aussieht und wie der Agent agieren soll.

• Aktivierung des Objekts: Der Vermietungsagent tut nichts, solange das Objekt nicht aktiviert ist.
• Auswahl des Modus: Bestimmt den Grad der Automatisierung.
  • Vollautomatischer Modus: Vermietungs-Agent trifft Entscheidungen (Qualifizierung, Absage, Warteliste). Ideal für Standardimmobilien.
  • Automatisierte Absagen: Vermietungs-Agent sagt nur unpassende Kandidaten ab. Alle anderen landen auf der Warteliste zur manuellen Entscheidung.
  • Nur qualifizieren: Vermietungs-Agent sammelt nur Infos. Alle Interessenten landen auf der Warteliste. Maximale manuelle Kontrolle.
• Konfiguration der Kriterien für das Mieterprofil: Füllen Sie die Kriterien gemäß Ihren Vorstellungen für den idealen Mieter aus.
• Kriterien An-/Ausschalten: Klicken Sie auf ein Kriterium, um es für diese Vermietung zu ignorieren. 
• Absagerelevante Kriterien: Definieren Sie hier, welche Kriterien bei Nichterfüllung zu einer sofortigen Absage führen (Abhängig vom gewählten Modus)

7. Der Interessententab 06:00

Hier sehen und managen Sie den Fluss der Interessenten durch die verschiedenen Phasen der Vermietung.

• Tabs = Vermietungs-Phasen: Anfrage eingegangen, Warteliste, Qualifiziert für Besichtigung, Besichtigung stattgefunden, Interesse an Anmietung, Absage.
•  Wie bewegen sich Interessenten durch den Interessententab:
  • Interessenten bewegen sich manuell durch Reiter: Interessenten markieren, auf Ziel-Kachel ziehen.
  • Dialogbox: "Automatisierung starten" (führt Aktionen wie E-Mail-Versand aus) oder "Interessenten nur verschieben" (keine Aktion).
  • Interessenten bewegen sich automatisch durch Reiter: Basierend auf Qualifizierung (Formularausfüllung), Mieterprofil, Modus, Status nach Besichtigung oder Dokumenten-Upload.
• Die Warteliste: Der wichtigste Bereich, den Sie regelmäßig überprüfen sollten in jedem Objekt
• Die Objektliste zeigt die Anzahl der wartenden Interessenten pro Objekt und ist eine Abkürzung zu allen relevanten Wartelisten, die zu bearbeiten sind. 

8. Wo finde ich hochgeladene Unterlagen? 

Hochgeladene Dokumente (Selbstauskunft etc.) finden Sie direkt in onOffice.

• Öffnen Sie den Kontaktdatensatz des Interessenten.
• Gehen Sie zum Reiter/Tab "Dateien"

Arbeiten mit der Interessentenliste – Details & Empfohlene Arbeitsweise

Innerhalb der Tabs finden Sie Listen der Interessenten mit hilfreichen Informationen.

• Wichtige Informationen in der Liste:
  • Abweichungen vom Mieterprofil sind mit Ausrufezeichen gekennzeichnet
  • Anfragetext beim hovern über den Namen des Interessenten
• E-Mails aus der Interessentenliste versenden: Über "E-Mail senden" können Sie E-Mails mit Anhängen wie zum Beispiel Exposés, Selbstauskünfte und eigene Dateien direkt aus der Interessentenliste an einen oder mehrere Interessenten versenden 
• Zugriff auf Details zum Interessenten in onOffice: Klicken Sie auf den Button "Adresse öffnen" beim Namen des Interessenten, um den Datensatz in onOffice zu öffnen und die Aktivitäten einsehen zu können.

• Empfohlene Arbeitsweise für die tägliche Bearbeitung Ihrer Mietobjekte:
  • 1. Warteliste öffnen
  • 2. Liste prüfen: Infos, Anfragetext, restliche Kriterien anhand der Ausrufezeichen
  • 3. Passende Kandidaten markieren:  Auf "Qualifiziert für Besichtigung" ziehen und "Automatisierung starten" wählen
  • 4. Unpassende Kandidaten markieren: Auf "Absage" ziehen und  "Automatisierung starten".
  • 5. Warteliste ist bereinigt: Nächstes Objekt mit Interessenten auf der Warteliste öffnen und über die prüfen. 

Praxisübung (ca. 15 Minuten)

An dieser Stelle folgt eine Praxisübung, die das gezeigte aus dem Video verfestigen soll. Nutzten Sie das Video und die Informationen in Textform, um die Übung erfolgreich abzuschließen. 

Wenn Sie nicht weiter kommen, nutzen Sie den Support Chat, um sich helfen zu lassen. 
Wir sind an Ihrer Seite und bekommen das gemeinsam hin!

Aufgabenstellung

1. Öffnen Sie den Vermietungs-Agenten aus einem beliebigen Mietobjekt in onOffice.
2. Wechseln Sie das Objekt "Testobjekt kyl.immo" über die Objektliste und wechseln Sie dort in den Tab Mieterprofil.
3. Ändern Sie den Vermietungs-Modus auf "Nur qualifizieren"
4. Pflegen Sie ein Mieterprofil, dass Ihrer Meinung nach realistisch ist.
5. Bestätigen Sie alles durch "Speichern"
6. Wechseln Sie in den Reiter "Anfrage eingegangen" im Tab "Interessenten"
7. Wählen Sie eine beliebige Test-Adresse (Herr Test User) und versenden Sie die E-Mail-Vorlage "kyl.immo - 01 - Intromail" aus der Interessentenliste.
8. Klicken Sie nun auf den Button "Adresse öffnen", um die Adresse in onOffice zu öffnen.
9. Wechseln Sie in den Aktivitätentab und öffnen Sie die E-Mail, die Sie versendet haben.
   (Betreff: BITTE LESEN - ......)
   
10. In der sich öffnenden E-Mail Aktivität, wechseln Sie in den Tab "E-Mail" und klicken dort auf den Button "Erstinformationen hinterlegen".
11. Füllen Sie das Formular anschließend so aus, als ob Sie der Alptraum jedes Vermieters sind. 😉 - Und so, dass Sie Ihr eigenes Mieterprofil nicht bestehen würden. 
    Im Zweifel noch einmal kurz im Mieterprofil nachsehen, dass Sie gerade eben konfiguriert haben. 
    Für die Wiedererkennbarkeit empfehlen wir im Formular außerdem den Namen zu ändern. So finden Sie Ihren Interessenten, leichter wieder.
12. Laden Sie das Fenster, in dem der Vermietungsagent dargestellt ist, neu und kehren die in den Interessentenreiter des Testobjektes zurück (kyl.immo Testobjekt).
13. Sie sollten Ihre Adresse nun in der Warteliste wiederfinden.
    Prüfen Sie den Interessenten dort in der Liste und scrollen Sie durch alle Werte. Achten Sie auf die Ausrufezeichen und "hovern" Sie mindestens ein mal auf die Zelle "Anfragetext", um zu lesen, was der Interessent in der Portalanfrage geschrieben hat. An den Stellen mit Ausrufezeichen passt der Mieter nicht in Ihr Mieterprofil
14. Ziehen Sie den Mietinteressenten per Drag & Drop trotzdem in "Qualifiziert für Besichtigung". und bestätigen Sie die Aktion mit "Automatisierung starten"
15. Klicken Sie erneut auf "Adresse öffnen", um die Adresse in onOffice zu öffnen.
16. Erstellen Sie in der Adresse in onOffice einen Besichtigungstermin für das Testobjekt, der mit dem Objekt "kylimmo Testobjekt" verknüpft ist. 
    
    ⚠️ - Erstellen Sie den Termin bitte in der Vergangenheit - ⚠️
    
    
17. Machen Sie die Augen zu und malen Sie sich aus, was Sie in mit der gesparten Zeit zukünftig alles anstellen könnten....
    Spaß beiseite - Wir müssen ca. eine Minute überbrücken, bis wir die Besichtigung auf unsere Seite erkannt haben. 
18. Laden Sie das Fenster, in dem der Vermietungsagent dargestellt ist, neu und kehren die in den Interessentenreiter des Testobjektes zurück (kyl.immo Testobjekt).
19. Wechseln Sie in den Reiter "Besichtigung stattgefunden". Sie sollten dort Ihren Interessenten wiederfinden.
20. Klicken Sie erneut auf "Adresse öffnen", um die Adresse in onOffice zu öffnen.
21. Wechseln Sie in den Aktivitätentab und öffnen Sie die E-Mail, die Sie als letztes versendet haben. (Betreff: Rückmeldung zur Besichtigung)
    
22. Klicken Sie in dieser E-Mail auf den Button "Selbstauskunft übermitteln".
23. Füllen Sie die Selbstauskunft aus und senden Sie sie ab. 
24. Kehren Sie anschließend in die Adresse in onOffice zurück und klicken Sie in den Reiter "Dateien". (Bis die Dateien vollständig auftauchen, kann es bis zu einer Minute dauern)