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Was ist die Qualifizierung?
Nach der Synchronisierung Ihrer onOffice-Daten analysiert der Akquise-Agent jeden einzelnen Kontakt in Ihrer Datenbank. Im Tab Qualifizierung legen Sie fest, worauf der Agent dabei achten soll – welche Aktivitäten er berücksichtigt und nach welchen Kriterien er Ihre Kontakte bewertet.
Alle Einstellungen sind bereits mit sinnvollen Standardwerten vorbefüllt. Sie können sofort starten, ohne etwas ändern zu müssen. Wenn Sie die Qualifizierung an Ihre Arbeitsweise anpassen möchten, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Erklärung.
Wichtig:
Änderungen an der Qualifizierung wirken sich immer nur auf neue Qualifizierungen aus. Bereits qualifizierte Kontakte werden nicht automatisch neu bewertet. Wenn Sie möchten, dass bestehende Daten nachqualifiziert werden, melden Sie sich bitte kurz bei Ihrem Ansprechpartner im Vertrieb oder beim Support – die Nachqualifizierung wird immer durch uns angestoßen.
Wo finde ich die Qualifizierung?
Öffnen Sie die kyl.immo App in Ihrem onOffice und klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (oben rechts). In der linken Seitenleiste finden Sie den Menüpunkt Qualifizierung – direkt unterhalb von „Synchronisieren".
Qualifizierungsfortschritt
Im oberen Bereich sehen Sie den Qualifizierungsfortschritt.
Hier sehen Sie:
- Fortschrittsbalken – zeigt visuell, wie weit die Qualifizierung fortgeschritten ist
- Anzahl qualifizierter Adressen – z. B. „1.513 / 50.699 Adressen qualifiziert"
Je nach gebuchtem Produkt wird nicht zwingend Ihre gesamte Datenbank qualifiziert, sondern ein gezielter Ausschnitt. Es kann auch gewünscht sein, nur bestimmte Kontakte qualifizieren zu lassen. Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Stand.
Parallelisierung
Unterhalb des Fortschritts finden Sie den Bereich Parallelisierung. Hier wird festgelegt, wie viele Kontakte gleichzeitig qualifiziert werden können. Das ist vor allem bei der initialen Qualifizierung relevant.
- Standardwert: 50 parallele Qualifizierungen
- Slider: Je weiter rechts, desto schneller läuft die Qualifizierung
Diese Einstellung wird durch Ihren kyl.immo-Ansprechpartner konfiguriert. Falls Sie eine besonders große Datenbank haben und die Qualifizierung beschleunigen möchten, sprechen Sie uns gerne an.
Kontext
Im Bereich Kontext legen Sie fest, welche Aktivitäten aus Ihrem onOffice der Akquise-Agent bei der Qualifizierung berücksichtigen soll. Je mehr relevante Aktivitäten im Kontext enthalten sind, desto besser kann der Agent Ihre Kontakte einschätzen.
Zusätzlich zu den Aktivitäten fließen immer auch alle Datenbankfelder in die Qualifizierung ein, die Sie im Tab „Synchronisieren" konfiguriert haben. → [Synchronisierung – Sync-Status, Datenbankfelder & Konfiguration]
Fest im Kontext enthalten (nicht entfernbar)
Die folgenden Aktivitäten sind systemseitig gesperrt und immer im Kontext:
| Nr. | Aktionsart | Aktionstyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Eingang, Ausgang | Alle E-Mails, die als Kundeninteraktion erkannt wurden – also echte, persönliche Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kontakten. System-Mails, Newsletter und automatische Benachrichtigungen werden automatisch herausgefiltert. | |
| 2 | Eingang | Alle Portalanfragen (z. B. von ImmobilienScout24, Immowelt oder Kleinanzeigen) |
Standardmäßig aktiv (konfigurierbar)
Diese Aktivitäten sind voreingestellt, können aber bei Bedarf angepasst oder entfernt werden:
| Nr. | Aktionsart | Aktionstyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 3 | Termin | Alle | Alle Termineinträge |
| 4 | Telefonat | Alle | Alle Telefonate |
Bei Terminen und Telefonaten können Sie den Aktionstyp und das Aktionsmerkmal weiter einschränken – zum Beispiel, wenn Sie nur eingehende Telefonate berücksichtigen möchten.
Eigene Aktivitäten hinzufügen
Über „+ Kontext-Filter hinzufügen" können Sie weitere Aktivitätstypen aufnehmen. Das ist besonders sinnvoll, wenn akquiserelevante Informationen in speziellen Aktivitäten gespeichert sind.
Beispiele:
- Sie buchen selbst generierte Leads über eine spezielle Aktivität ein, damit diese im Maklerbuch sichtbar sind
- Sie tracken, ob Kontakte einen bestimmten Newsletter geöffnet haben
- Sie nutzen eigene Aktivitätstypen für Notizen oder Aufgaben mit Akquise-Bezug
Tipp: Der Agent liest immer den vollständigen Inhalt einer Aktivität aus – inklusive der Bemerkung. Stellen Sie daher sicher, dass in der Bemerkung beschrieben ist, was sich hinter der Aktivität verbirgt, falls es aus Aktionsart, Aktionstyp und Merkmal nicht direkt hervorgeht. Im Zweifel fragen Sie gerne unseren Support.
Datenpunkte konfigurieren
Der Akquise-Agent prüft jeden Kontakt auf fünf Datenpunkte und erstellt für jeden eine Zusammenfassung:
- Kunden-Personas – In welcher Lebenssituation befindet sich der Kontakt?
- Kontaktarten – In welcher Rolle steht der Kontakt zu Ihrem Unternehmen?
- Akquise-Signale – Gibt es Hinweise auf eine mögliche Verkaufsabsicht?
- Verkaufsbereitschaft – Wie weit ist der Eigentümer im Verkaufsentscheidungsprozess?
- Zusammenfassung – Eine KI-generierte Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen
Alle Datenpunkte sind bereits mit Standardwerten vorbefüllt und sofort einsatzbereit. Sie können jeden Datenpunkt individuell anpassen.
So ist jeder Datenpunkt aufgebaut
Personas, Kontaktarten, Akquise-Signale und Verkaufsbereitschaft folgen dem gleichen Aufbau:
| Nr. | Element | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Feldtyp (z. B. Multi-Select) | Zeigt an, ob mehrere Werte gleichzeitig gesetzt werden können (Multi-Select) oder nur einer (Single-Select) |
| 2 | onOffice-Feld | Das Feld in Ihrem onOffice, in das die Ergebnisse geschrieben werden. Muss zuvor in der onOffice-Administration angelegt werden. → [Felder in onOffice anlegen – Anleitung für den Akquise-Agenten](Link zum Artikel) |
| 3 | onOffice-Wert | Die Zuordnung zwischen dem KI-Wert und dem Wert in Ihrem onOffice-Feld. Jeder Wert muss einzeln gemappt werden. |
| 4 | Label | Der Name des Werts |
| 5 | AI-Beschreibung | Die Anweisung an den KI-Agent, woran er diesen Wert erkennen soll. Kann jederzeit angepasst werden. |
| 6 | Eigenen Wert hinzufügen | Eigene Werte anlegen, die über die Standardwerte hinausgehen |
| 7 | Aktiv / Aktion | Werte aktivieren, deaktivieren oder löschen |
Voraussetzung:
Damit die Qualifizierungsergebnisse in Ihrem onOffice ankommen, müssen die passenden Felder und Werte dort angelegt sein. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: → [Felder in onOffice anlegen – Anleitung für den Akquise-Agenten]
Kunden-Personas
Personas beschreiben die Lebenssituation Ihrer Kontakte. Die Persona hilft dem Agenten, den Kontakt richtig einzuordnen und beeinflusst später auch die Tonalität in der Kommunikation.
Feldtyp: Multi-Select – pro Kontakt können mehrere Personas zutreffen.
Standard-Personas (vorbefüllt):
| Persona | Beschreibung |
|---|---|
| Single | Ein-Personen-Haushalt, allein entscheidend |
| Young Professional | Berufseinsteiger oder Karrierephase, ca. 25–40, oft Erstkäufer |
| Paar | 2-Personen-Haushalt ohne Kinder (Doppelverdiener, Partner) |
| Familie | Erwähnung von Kindern/Nachwuchs, Schule/Kita, Platzbedarf |
| Alleinerziehend | Ein Elternteil mit Kind(ern), kein Partner erkennbar |
| Best Ager / Senioren | Alter 50+, Wunsch nach Verkleinerung, Barrierefreiheit |
| Erbengemeinschaft | Mehrere Erben entscheiden gemeinsam über eine Immobilie |
| Unternehmer / Selbstständige | Inhabergeführt, Freiberufler, denkt unternehmerisch |
| Gewerblich | Juristische Person (GmbH, AG, KG), professioneller B2B-Auftritt |
Sie können Personas deaktivieren, löschen oder über „+ Eigenen Wert hinzufügen" neue Personas erstellen, die zu Ihrem Markt passen. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne bei der Anlage neuer Personas.
Kontaktarten
Kontaktarten beschreiben die Rolle des Kontakts gegenüber Ihrem Unternehmen. Pro Kontakt können mehrere Kontaktarten gleichzeitig zutreffen.
Feldtyp: Multi-Select
Standard-Kontaktarten (vorbefüllt):
| Kontaktart | Beschreibung |
|---|---|
| Eigentümer | Explizit aktueller Immobilienbesitz erwähnt oder aus dem Kontext erkennbar |
| Verkäufer | Hat den Makler mit dem Verkauf beauftragt |
| Käufer | Hat über den Makler bereits eine Immobilie erworben |
| Mietinteressent | Privatkunde, sucht Mietobjekt |
| Kaufinteressent | Privatkunde, sucht Kaufobjekt |
| Gewerbeinteressent | Sucht mit gewerblichem Interesse |
| Selbstnutzer | Sucht Immobilie zur eigenen Nutzung |
| Kapitalanleger | Sucht Immobilie zur Vermietung/Rendite (1–5 Einheiten) |
| Bestandshalter | Gewerblicher Portfolioaufbau (größeres Volumen) |
| Bauträger | Sucht Grundstücke zur Projektentwicklung/Neubau |
| Fix & Flip | Sucht sanierungsbedürftige Objekte zum Wiederverkauf |
Hinweis:
Die Kontaktart „Eigentümer" ist besonders wichtig – nur bei Eigentümern werden Akquise-Signale und Verkaufsbereitschaft ausgewertet. Kontaktarten sind bei den meisten onOffice-Nutzern bereits vorhanden. Prüfen Sie in Ihrem onOffice, ob die gewünschten Werte schon angelegt sind, bevor Sie neue erstellen.
Akquise-Signale
Akquise-Signale sind konkrete Hinweise auf eine mögliche Verkaufsabsicht eines Eigentümers. Der Agent erkennt diese Signale aus E-Mails, Telefonaten, Portalanfragen und anderen Aktivitäten im Kontext.
Feldtyp: Multi-Select – pro Kontakt können mehrere Signale zutreffen.
Standard-Signale (vorbefüllt):
| Signal | Beschreibung |
|---|---|
| Explizite Verkaufsabsicht | Verkauf direkt ausgesprochen oder aktiv eingeleitet (Bewertungsanfrage, „ich möchte verkaufen") |
| Scheidung/Trennung | Hinweise auf Auflösung einer Partnerschaft im Kontext der Immobilie |
| Erbschaft/Nachlass | Immobilie geerbt oder Nachlassregelung |
| Finanzielle Belastung | Finanzieller Druck, Kreditrate zu hoch, „muss verkaufen" |
| Alter/Gesundheit | Downsizing, Barrierefreiheit, Betreutes Wohnen |
| Wegzug | Eigentümer verlässt den Standort der Immobilie |
| Substanzmängel | Sanierungsstau, energetische Sanierungspflicht, marode Bausubstanz |
| Familiennachwuchs | Geburt, Schwangerschaft, Platzmangel |
| Vermietungsprobleme | Mietnomaden, Mietausfälle, Ärger mit dem Objekt |
| Leerstand | Immobilie steht leer, laufende Kosten ohne Einnahmen |
| Spekulationsfrist / 10-Jahres-Frist | Steuerfreier Verkauf nach § 23 EStG |
| Immobilientausch | Eigentümer will gleichzeitig verkaufen und kaufen |
| Rendite-/Steuermotive | Gewinnmitnahme, Portfolio-Umschichtung, Steueroptimierung |
| Markt-Timing | Reaktion auf Marktlage, Angst vor Preisverfall |
| Kein Signal | Kein erkennbarer Verkaufsauslöser in den Daten |
Hinweis:
Akquise-Signale werden nur bei Kontakten ausgewertet, die als „Eigentümer" erkannt wurden.
Verkaufsbereitschaft
Die Verkaufsbereitschaft zeigt an, wie weit ein Eigentümer im Verkaufsentscheidungsprozess ist.
Feldtyp: Single-Select – es wird immer genau eine Stufe zugeordnet.
Die vier Stufen:
| Stufe | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiv | Der Verkauf läuft – Maklerauftrag erteilt, Listing online, Besichtigungen laufen |
| Vorbereitung | Der Eigentümer beschafft aktiv Informationen – Bewertungsanfrage, Marktpreise recherchiert, Unterlagen zusammengestellt |
| Absicht | Der Eigentümer hat den Wunsch geäußert, aber noch nichts unternommen – „Wir wollen verkaufen", „nach dem Sommer soll das Haus weg" |
| Latent | Umstände deuten auf einen möglichen Verkauf hin, aber keine Absicht geäußert – Lebensereignisse, Sanierungsstau, beiläufige Andeutungen |
Wichtig: Legen Sie dieses Feld in onOffice als Single-Select-Feld an (nicht Multi-Select), da pro Kontakt immer nur eine Stufe zutrifft. → [Felder in onOffice anlegen – Anleitung für den Akquise-Agenten](Link zum Artikel)
Zusammenfassung
Die Zusammenfassung ist ein Freitext, den der Akquise-Agent für jeden qualifizierten Kontakt erstellt. Sie fasst die wichtigsten Informationen zusammen: Wann und wie der Erstkontakt zustande kam, wann der letzte Kontakt war, welche Signale erkannt wurden und wie die Verkaufsbereitschaft eingeschätzt wird.
Feldtyp: Text
Im großen Eingabefeld „AI-Anweisung" können Sie festlegen, welche Informationen die Zusammenfassung enthalten soll. Über „Standard wiederherstellen" kehren Sie jederzeit zur Standardvorlage zurück.
Tipp:
Die Zusammenfassung wird in der Praxis häufig als Vorbereitung für Telefonate genutzt. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche Informationen beim Telefonieren wirklich gebraucht werden, und passen Sie die Anweisung entsprechend an. So stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassung genau die Infos liefert, die Ihr Team im Gespräch braucht.
Hilfe & Support
Wenn Sie unsicher sind – bei der Konfiguration der Datenpunkte, beim Anlegen der onOffice-Felder oder beim Hinzufügen eigener Werte – melden Sie sich jederzeit bei unserem Support. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.