Neue Entwürfe erstellen, prüfen und versenden im Farming-Agent

Neue Entwürfe erstellen, prüfen und versenden im Farming-Agent

Der Kern-Workflow des Farming-Agent läuft jede Woche oder alle paar Wochen ab: Sie lassen die KI Entwürfe erstellen, prüfen jeden einzelnen, fordern bei Bedarf Überarbeitungen an und stoßen dann den Versand mit einem Klick an. Ohne Ihre Freigabe verlässt kein Entwurf das System — das ist bewusst so gebaut.

Pro Versand fallen typischerweise 5–15 Minuten Prüfungszeit an, abhängig davon, wie viele Themen Sie konfiguriert haben.

Schnell-Übersicht: Was passiert wann?

Voraussetzungen

• Profil-Tabs vollständig ausgefüllt (Firma, Absender, Fußzeile) — Anleitung: Erste Schritte mit dem Farming-Agent
• Mindestens ein Thema im Tab „Themen" konfiguriert
• onOffice-Kontakte sind synchronisiert und nicht über den Tab „Versand" ausgeschlossen

Phase 1 — Neue Entwürfe erstellen

1. Im Dashboard zum Bereich „Redaktionsplan" wechseln
2. Oben rechts auf „Neuen Entwurf erstellen" klicken
3. Die Meldung „Entwürfe werden erstellt..." erscheint
4. Die neue Ausgabe wird unter „Geplant" als Karte sichtbar mit Hinweis, dass die KI noch arbeitet
5. Die Seite aktualisiert sich automatisch alle 5 Sekunden — Sie müssen nicht selbst neu laden
6. Nach 5–10 Minuten sind alle Entwürfe fertig — die Karte zeigt jetzt „Versand wartet auf Freigabe"

Phase 2 — Entwürfe prüfen

Schritt 2.1 — Prüfansicht öffnen

1. Auf der Karte des neuen Versands auf „Jetzt prüfen →" klicken
2. Oben sehen Sie das Versand-Datum, eine Entwurfs-Zusammenfassung (z. B. „15 Entwürfe · 5 freigegeben, ⚠ 10 offen") und einen Fortschrittsbalken
3. Mit den drei Tabs filtern: Offen (zu prüfen), Freigegeben (bereits ✓), Alle. Standardmäßig wird „Offen" angezeigt, solange noch was offen ist.

Schritt 2.2 — Entwurfs-Karten verstehen

Jeder Entwurf wird als Karte angezeigt mit Betreffzeile, Thema (= Akquise-Signal) und Anzahl der Empfänger. Der farbige Rand zeigt den Status:

Schritt 2.3 — Vorschau ansehen

1. Auf eine Karte klicken oder auf das Auge-Symbol
2. Die Vorschau öffnet sich als Seitenleiste rechts (640 px breit) — der Empfänger sieht die Mail genau so
3. Mit ← → zwischen Entwürfen navigieren, ohne die Vorschau zu schließen
4. Schließen: Klick auf den abgedunkelten Bereich links oder erneut auf die offene Karte

Schritt 2.4 — Aktionen pro Entwurf

Schritt 2.5 — Überarbeitung oder Neurecherche anfordern

1. Stift für reine Text-Verbesserung, Aktualisieren für komplette Neurecherche klicken
2. Im Textfeld konkretes Feedback eintragen, z. B. „Der erste Absatz ist zu lang. Bitte kürzer und direkter formulieren."
3. Auf „Absenden" (bei Überarbeitung) bzw. „Neu recherchieren" klicken
4. Der Status wechselt auf „Wird überarbeitet…" mit Spinner
5. Nach ca. 30 Sekunden erscheint die neue Version — die Seite prüft automatisch alle 15 Sekunden auf Updates
6. Bei Neurecherche wird die Karte zusätzlich farblich hervorgehoben mit dem Hinweis „Neu recherchiert — bitte erneut prüfen". Die Hervorhebung verschwindet, wenn Sie mit der Maus über die Karte fahren.

Falls ein Entwurf bereits Feedback aus einer früheren Überarbeitung hat, wird es als gelber Hinweis auf der Karte angezeigt: „Feedback: [Ihr früherer Text]".

Phase 3 — Jetzt versenden

1. Sobald alle offenen Entwürfe freigegeben sind (Fortschrittsbalken voll), erscheint oben ein grüner Banner: „Alle Entwürfe freigegeben! ✓"
2. Darunter wird der Button „Jetzt versenden" sichtbar
3. Klick auf „Jetzt versenden"
4. Der Bestätigungsdialog erscheint: „Alle X Entwürfe jetzt an alle passenden Kontakte versenden?"
5. Mit „Ja, jetzt versenden" bestätigen
6. Während des Versands erscheint „Wird versendet…"
7. Nach erfolgreichem Versand: Entwürfe wechseln auf Status „Versendet" (grau), die Ausgabe wird als „Abgeschlossen" markiert und wandert in „Vergangene Versände"

Verifikation: War der Versand erfolgreich?

1. Im Redaktionsplan ist die Ausgabe unter „Vergangene Versände" zu sehen
2. Eine Klick auf „Details →" zeigt: Anzahl versendet, Öffnungsrate, Anzahl Antworten, Anzahl Leads
3. Die Kennzahlen aktualisieren sich kontinuierlich, je mehr Empfänger reagieren
4. Antworten der Eigentümer landen sowohl in Ihrer hinterlegten Antwort-E-Mail-Adresse als auch im Tab „Antworten" im Dashboard

Häufige Stolpersteine

• Versand-Button fehlt obwohl ich „alles" freigegeben habe: Mindestens ein Entwurf ist noch in Überarbeitung („Wird überarbeitet…"). Erst warten, bis die KI fertig ist, dann nochmal prüfen und freigeben.
• Entwurf wirkt fast richtig, aber 1–2 Sätze passen nicht: Stift-Symbol (Überarbeitung) verwenden, nicht Neurecherche — das spart Zeit und behält den Themen-Kontext.
• Entwurf trifft das Thema gar nicht: Aktualisieren-Symbol (Neurecherche) verwenden und konkret schreiben, was anders sein soll. Komplette Neurecherche dauert 30–60 Sekunden.
• Freigegeben, aber doch nochmal ändern wollen: „Zurück zu Review" klicken, dann erneut Überarbeitung anfordern. Solange der Versand-Button noch nicht geklickt wurde, ist alles reversibel.
• Versehentlich „Jetzt versenden" geklickt: Nach Bestätigung im Dialog nicht mehr stoppbar. Im Notfall an den Support wenden — eine Stornierung ist nur in den ersten Sekunden möglich, danach sind die Mails raus.
• Erstellung dauert länger als 10 Minuten: Bei vielen Themen oder hoher Auslastung kann es bis zu 20 Minuten dauern. Wenn nach 30 Minuten immer noch „Entwürfe werden erstellt" steht, an den Support wenden.

Eskalation: Wann an den kyl.immo-Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

• Die Erstellung der Entwürfe nach 30 Minuten nicht abgeschlossen ist
• Sie versehentlich den Versand gestartet haben und ihn stoppen müssen (so schnell wie möglich anrufen, nicht per E-Mail)
• Ein Entwurf nach mehreren Überarbeitungen immer noch nicht passt — möglicherweise ist das Thema oder Ihre Schreib-Anweisung nicht trennscharf genug
• Empfänger werden nicht zugeordnet, obwohl Sie Kontakte mit passenden Akquise-Signalen in onOffice haben (Sync-Problem)
• Der Tab „Vergangene Versände" zeigt eine Ausgabe als „Fehlgeschlagen" statt „Abgeschlossen"

Quick-Reference