Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie in onOffice einen Nachfassprozess einrichten, um Kunden, die auf Mietobjekte anfragen, per E-Mail an das Hinterlegen ihrer Erstinformationen zu erinnern.
Ein Nachfassprozess in onOffice kann hilfreich sein, um Kunden automatisch daran zu erinnern, ihre Erstinformationen für eine Mietanfrage zu hinterlegen, falls sie das vergessen haben. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie diesen Prozess in onOffice erstellen und konfigurieren.
Vorbereitung
Bevor Sie mit der Einrichtung des Prozesses beginnen, sollten Sie einige grundlegende Entscheidungen treffen:
- Nachfassintervall festlegen: Bestimmen Sie, nach wie vielen Tagen die E-Mails verschickt werden sollen (z. B. nach 2 Tagen, 3 Tagen, etc.).
- Anzahl der Nachfassversuche: Überlegen Sie, wie oft Sie nachfassen möchten (z. B. einmal, zweimal, dreimal).
- Maßnahmen bei erfolglosem Nachfassen: Entscheiden Sie, ob und wie Sie informiert werden möchten, wenn der Kunde nicht auf die Nachfass-E-Mails reagiert (z. B. per E-Mail, Aufgabe oder keine Benachrichtigung).
Schritt 1: Erstellung des passenden Filters
- Filter erstellen:
- Wechseln Sie in den Bereich "Adressen"
- Klicken Sie auf das Filtersymbol und wählen Sie "Filter bearbeiten", um einen neuen Filter zu erstellen.
- Setzen Sie im Bereich "Aktivitäten" einen Haken und suchen Sie nach der Aktionsart "Sonstige" und dem Aktionstyp "kyl - Absage".
- Geben Sie das Nachfassintervall, das Sie zuvor festgelegt haben, als numerischen Wert (z. B. 2 Tage) in das Feld "Letzten x Tage" ein und klicken Sie auf "Filtern".
- Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Aktionsart "Sonstige" mit den Aktionstypen "Zusage" und "Warteliste". Verbinden Sie die Filter mit "oder".
- Speichern Sie den Filter und benennen Sie ihn, z. B. "[kyl.immo] Nachfass 2 Tage". Setzen Sie den Filter auf "Öffentlich", damit ihn später jeder nutzen kann.
- Wechseln Sie in den Bereich "Adressen"
Schritt 2: Anpassung der E-Mail-Vorlagen
- E-Mail-Vorlagen erstellen:
- Gehen Sie in den Bereich "E-Mail-Vorlagen" und duplizieren Sie die Vorlage, die nach dem Eingang einer Anfrage verschickt wird.
Passen Sie die Vorlage an, um daraus die Nachfass-E-Mails zu erstellen. Falls bereits eine Nachfassmail existiert, können Sie diese verwenden. - Da Sie zwei Nachfassversuche planen, duplizieren Sie die Nachfassmail, um eine zweite Version zu erstellen. Benennen Sie diese z. B. "Nachfassmail Nr. 2" und nehmen Sie kleine Änderungen vor, damit der Kunde nicht zweimal die identische E-Mail erhält.
- Gehen Sie in den Bereich "E-Mail-Vorlagen" und duplizieren Sie die Vorlage, die nach dem Eingang einer Anfrage verschickt wird.
Schritt 3: Einrichtung des Nachfassprozesses
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Prozessvorlage anpassen:
- Wechseln Sie in den Bereich "Prozessvorlagen" und öffnen Sie den bestehenden Prozess für den Eingang der Anfrage.
- Fügen Sie einen Nachfassungsschritt hinzu. Dieser wird als Entscheidung konfiguriert, die zwei Tage nach Beendigung des vorherigen Schritts automatisch ausgelöst wird
- Verwenden Sie den zuvor erstellten Filter "[kyl.immo] Nachfass 2 Tage".
- Konfigurieren Sie die Versendung der Nachfass-E-Mail automatisch, ohne Signatur, und setzen Sie als Absender den Objektbetreuer.
- Wiederholen Sie diesen Prozess für den zweiten Nachfassversuch mit der Vorlage "Nachfassmail Nr. 2" .
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Optionale Benachrichtigung bei erfolglosem Nachfassen:- Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, falls der Kunde nach dem zweiten Nachfassversuch nicht reagiert, fügen Sie eine weitere Entscheidung hinzu, die wiederum zwei Tage nach Beendigung des vorherigen Schritts ausgelöst wird.
- Konfigurieren Sie eine Aufgabe oder E-Mail-Benachrichtigung, die an den Objektbetreuer gesendet wird.
Damit ist der Nachfassprozess vollständig eingerichtet. Sie können diesen Prozess nun nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden rechtzeitig daran erinnert werden, ihre Erstinformationen zu hinterlegen.