Qualifizierte Mietinteressenten dem Eigentümer vorstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie fertig qualifizierte Mietinteressenten – also solche, die die Selbstauskunft und alle angeforderten Unterlagen hochgeladen haben – Ihrem Eigentümer bzw. dem Vermieter aus onOffice heraus vorstellen können.

Erklärvideo

Einmalige Vorbereitung in onOffice (E-Mail-Vorlage erstellen)

Bevor Sie Interessenten vorstellen können, ist die einmalige Erstellung einer dezidierten E-Mail-Vorlage in Ihrem onOffice-System erforderlich.

Wir zeigen Ihnen dies anhand unserer Standard-E-Mail, die im onOffice-Marketplace-Ordner verfügbar ist auf. 

E-Mail-Vorlage finden

• Klicken Sie in onOffice auf Bearbeiten > Vorlagen, Dateien.

• Wechseln Sie zum Tab E-Mail Vorlagen.

• Öffnen Sie den Ordner Marketplace Vorlagen.

• Suchen Sie die Vorlage "kyl.immo - 04 - Vorstellung beim Eigentümer". 

Vorlage duplizieren und anpassen

• Da Vorlagen im Marketplace-Ordner nicht direkt bearbeitet werden können, müssen Sie diese duplizieren.

• Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol (ganz rechts in der Zeile der Vorlage).

• Wählen Sie "Vorlage duplizieren".

• Geben Sie der duplizierten Vorlage einen individuellen Namen (z.B. "Vorstellung beim Eigentümer IND"), um sie später leichter zu identifizieren.

• Verschieben Sie die duplizierte Vorlage in einen von Ihnen gewünschten Ordner (z.B. "Muster-Prozessvorlagen").

Vorlagentyp ändern

• Gehen Sie erneut auf das Schraubenschlüssel-Symbol der duplizierten Vorlage.

• Ändern Sie bei Kategorie den Vorlagentyp von "Vorlage" auf "Interessentennachweis".

• Klicken Sie auf Speichern.

Damit sind die notwendigen Vorarbeiten in onOffice abgeschlossen

Vorstellung von Interessenten

Die folgenden Schritte führen Sie durch den Prozess der Vorstellung von Interessenten, nachdem die Vorlage eingerichtet wurde.

Vermietungsobjekt und Interessenten-Tab öffnen:

• Öffnen Sie das entsprechende Vermietungsobjekt im Vermietungsagenten.

• Wechseln Sie in die Kategorie "Interesse an Anmietung". Hier finden Sie Interessenten, die bereits ihre Selbstauskunft und Unterlagen eingereicht haben.

Interessenten-Adressen in onOffice sichten

• Um die Details der Interessenten zu prüfen, klicken Sie für jede entsprechende Zeile auf "Adresse öffnen". Dies öffnet die Adresse des Interessenten direkt in onOffice.
• Gehen Sie im Interessenten-Datensatz zum Reiter "Dateien". Hier finden Sie alle hochgeladenen Unterlagen, wie z.B. die digitale Selbstauskunft.

• Empfehlung: Laden Sie die zusammengefasste "Selbstauskunft" als PDF herunter und prüfen Sie diese sorgfältig, um einzuschätzen, ob der Interessent zum Objekt passt.

Interessenten für die Vorstellung auswählen:

• Kehren Sie zum Vermietungsagenten im Objekt zurück und wechseln Sie in den Tab "Interessenten".

• Wählen Sie den Reiter "Bisher angeboten".

• Sortieren Sie Ihre Kunden nach der "Beratungsebene" (Interessenten mit "C" sollten oben stehen, da sie "Interesse an Anmietung" haben).

• Markieren Sie den oder die Interessenten , die Sie dem Eigentümer vorstellen möchten.

E-Mail an den Eigentümer senden

• Klicken Sie im Reiter auf Kontakt > E-Mail > Interessentenliste.

• Wichtig: Durch diese Auswahl wird der Eigentümer automatisch als Empfänger markiert und das Objekt korrekt verknüpft, was Fehler minimiert.

• Wählen Sie im nächsten Schritt Ihre zuvor erstellte und angepasste Vorlage aus (z.B. "Vorstellung beim Eigentümer IND").

• Gehen Sie in den Bereich "Anhänge".

• Im Bereich "Adressen" können Sie alle im Kunden hinterlegten Unterlagen einsehen. Wählen Sie hier die Selbstauskunft und eventuell weitere relevante Dokumente aus, die Sie mitsenden möchten.

• Klicken Sie auf "Vorschau", um die E-Mail vor dem Versand zu überprüfen.

• Senden Sie die E-Mail ab.

Damit ist der Interessent dem Eigentümer erfolgreich vorgestellt.