In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Systembenutzer in onOffice korrekt konfigurieren, damit der Vermietungsagent eingehende E-Mail-Anfragen zu Ihren Vermietungsobjekten vollautomatisch bearbeiten kann.
Erklärvideo
Warum ist diese Konfiguration wichtig?
Die Konfiguration ist wichtig, weil der Ansprechpartner, der in einem Vermarktungsobjekt verknüpft ist, in die Immobilienportale übertragen wird. Im Ansprechpartner muss deshalb eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, die für die automatische Mailverbuchung aktiviert ist.
Suche der Systembenutzer in onOffice
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Klicken Sie in onOffice auf "Filter bearbeiten".
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Wählen Sie bei "Kontaktart" den Wert "Systembenutzer" aus.
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Klicken Sie auf "Filtern".
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Sie sehen nun eine Liste aller Adressen in onOffice, die mit einem onOffice-Benutzer verknüpft sind. Dies sind in der Regel die Adressen, die in die Portale übertragen werden.
Systembenutzer als "Makler" kennzeichnen
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Öffnen Sie jeden Systembenutzer aus der gefilterten Liste.
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Stellen Sie sicher, dass die Kontaktart "Makler" im Datensatz gesetzt ist. Nur Kontakte, die als "Makler" gekennzeichnet sind, werden in die Portale übertragen.
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Hinweis: Sollten Sie "Makler" nicht finden können, wurde der Schlüssel möglicherweise umbenannt (z.B. in "Mitarbeiter"). Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.
E-Mail-Adresse mit aktivierter automatischer Mailverbuchung hinterlegen:
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Stellen Sie sicher, dass in den Adressen der Systembenutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, für die die automatische Mailverbuchung aktiviert ist.
So prüfen Sie die automatische Mailverbuchung
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Gehen Sie zu Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen.
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Wechseln Sie in den Reiter E-Mail.
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Suchen Sie die E-Mail-Adresse, die in der Systembenutzer-Adresse hinterlegt ist, und prüfen Sie, ob ein kleiner blauer Haken daneben gesetzt ist. Wenn ja, ist die automatische Mailverbuchung aktiviert.
Häufige Fehlerquellen und Lösungen
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Kein freies Kontingent: Wenn Sie den Haken nicht setzen können, weil kein freies Kontingent für die Mailverbuchung mehr vorhanden ist, kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner bei onOffice.
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Externe Postfächer (nicht Microsoft): Bei externen Postfächern, die keine Microsoft-Postfächer sind, kann die automatische Mailverbuchung grundsätzlich nicht aktiviert werden.
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Lösung: In diesem Fall empfiehlt es sich, ein onOffice-eigenes Postfach anzulegen (z.B.
vermietung@ihredomain.de). Für onOffice-eigene Postfächer ist die automatische Mailverbuchung immer möglich. Bitten Sie den onOffice Support, ein solches Postfach für Sie einzurichten und zu aktivieren.
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Verknüpfung im Vermietungsagenten und Portalübertragung
Korrekten Ansprechpartner in der Immobilie verknüpfen
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Stellen Sie sicher, dass die gerade konfigurierte Systembenutzer-Adresse (mit dem Postfach für automatische Mailverbuchung) im entsprechenden Vermietungsobjekt als Ansprechpartner hinterlegt ist.
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Nutzen Sie die "Zuordnen"-Funktion im Objekt, um die Adresse auszuwählen und zu verknüpfen.
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Objekte in die Portale neu übertragen
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Gehen Sie im Vermietungsobjekt zum Reiter Vermarktung.
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Führen Sie eine Aktualisierung der Objekte durch (z.B. "Objekte aktualisieren").
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Nur durch eine Neuübertragung wird die E-Mail, für die die automatische Mailverbuchung aktiv ist, in die Portale übertragen, so dass die Anfragen vom Vermietungsagenten automatisch bearbeitet werden können.
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Fazit
Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass das in den Portalen hinterlegte Postfach die automatische Mailverbuchung aktiviert hat. Dies ist die Grundlage dafür, dass eingehende Anfragen automatisch verbucht und vom Vermietungsagenten vollautomatisiert bearbeitet werden können.