Detaillierte Anleitung zur Erstellung eines onOffice-Prozesses zur regelmäßigen Benachrichtigung von Kunden auf der Warteliste

Dieser Artikel beschreibt detailliert, wie Sie in onOffice einen Prozess erstellen, der Kunden auf der Warteliste regelmäßig informiert, dass ihre Bewerbung noch in Prüfung ist. Der Prozess soll Bearbeitern Zeit sparen und unnötige Rückfragen seitens der Kunden reduzieren.

1. Vorbereitung und Planung

Bevor Sie mit der Umsetzung des Prozesses beginnen, ist es wichtig, sich über die Anforderungen und das gewünschte Ergebnis Gedanken zu machen:

• Intervall festlegen: Überlegen Sie, wie häufig die E-Mails verschickt werden sollen. Möglichkeiten sind z.B. täglich, alle zwei Tage, oder wöchentlich.
• Anzahl der Nachfass-E-Mails: Bestimmen Sie, wie oft eine Erinnerung versendet werden soll. (z.B. 2-mal, 3-mal)
• Aktionen nach dem Nachfassen: Entscheiden Sie, was nach dem letzten Nachfassen geschehen soll. Möchten Sie den Bearbeiter an die ausstehende Prüfung erinnern, oder soll der Prozess ohne weitere Aktion enden?

2. Filter erstellen

Ein Filter ist notwendig, um die Kunden zu identifizieren, die in den letzten zwei Tagen keine Zu- oder Absage erhalten haben:

1. Gehen Sie in den Bereich "Adressen":

   • Klicken Sie im Hauptmenü von onOffice auf "Adressen". 
     

2. Filter erstellen:

   • Klicken Sie auf "Filter bearbeiten" und erstellen Sie einen neuen Filter. Wählen Sie als Aktionsart "Sonstiges" und als Aktionstyp "Zusage". Stellen Sie bei "Letzte x Tage" das gewünschte Intervall ein, z.B. 2 Tage. 
     

1. • Fügen Sie eine "oder"-Verknüpfung hinzu, und ändern Sie den Aktionstyp auf "Absage". Das Intervall bleibt gleich. 
     
   • Geben Sie dem Filter einen eindeutigen Namen, z.B. "kyl.immo Zusage oder Absage letzte 2 Tage". Stellen Sie den Filter öffentlich, damit andere Benutzer darauf zugreifen können. Speichern Sie den Filter.
     

3. E-Mail-Vorlagen erstellen

Die E-Mail-Vorlagen sind entscheidend für die Kommunikation mit den Kunden:

1. Vorlage duplizieren:

   • Gehen Sie zu "Vorlagen bearbeiten" und wählen Sie eine bestehende Vorlage, z.B. "Bewerbung in Prüfung". Klicken Sie auf den kleinen Schraubenschlüssel und duplizieren Sie die Vorlage. 
     

2. Vorlage anpassen:

   • Benennen Sie die Vorlage um, z.B. "Nachfass 1". Passen Sie den Text der E-Mail an, um den Kunden zu informieren, dass die Bewerbung weiterhin geprüft wird und bald eine Rückmeldung erfolgt.
   • Speichern Sie die angepasste Vorlage.

3. Weitere Vorlage erstellen:

   • Duplizieren Sie die Vorlage erneut und nennen Sie sie z.B. "Nachfass 2". Variieren Sie den Inhalt leicht, um dem Kunden zu zeigen, dass es sich um eine neue Nachricht handelt.
   • Speichern Sie die Vorlage.

4. Prozess in onOffice anpassen

Nun passen Sie den bestehenden Wartelistenprozess an:

1. Prozessvorlage öffnen:

   • Gehen Sie in den Bereich "Prozesse" und wählen Sie "Prozessvorlagen". Öffnen Sie den Prozess "kyl.immo Wartelistenprozess - Mail Kunde".
     

2. Entscheidung einfügen:

   • Fügen Sie eine Entscheidung ein, die den zuvor erstellten Filter verwendet. Stellen Sie die Entscheidung so ein, dass bei einer positiven Antwort (d.h., der Kunde hat eine Zu- oder Absage erhalten) keine weitere Aktion erfolgt. Bei einer negativen Antwort (d.h., der Kunde hat keine Rückmeldung erhalten) wird die erste Nachfass-E-Mail verschickt. 
     

3. E-Mail-Schritt hinzufügen:

   • Fügen Sie einen Schritt hinzu, um die erste Nachfass-E-Mail zu verschicken. Wählen Sie die Option, die E-Mail automatisch zu versenden. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail vom Bearbeiter der mit dem Prozess verknüpften Adresse verschickt wird. Wählen Sie die entsprechende Vorlage "Nachfass 1" aus und speichern Sie den Schritt. 
     

4. Zweiten Nachfass-Schritt hinzufügen:

   • Wiederholen Sie den Vorgang für die zweite Nachfass-E-Mail. Fügen Sie eine weitere Entscheidung und einen E-Mail-Schritt hinzu, der die Vorlage "Nachfass 2" verwendet. Speichern Sie alle Änderungen. 

5. Optional: Aufgaben oder E-Mails zur Erinnerung hinzufügen

Falls gewünscht, können Sie nach dem letzten Nachfass-Schritt eine Aufgabe oder eine E-Mail hinzufügen, die den Bearbeiter daran erinnert, den Kunden manuell zu prüfen:

1. Aufgabe hinzufügen:

   • Erstellen Sie eine Aufgabe und weisen Sie sie dem Bearbeiter zu. Geben Sie der Aufgabe eine klare Beschreibung, z.B. "Kunde erneut prüfen, da keine Rückmeldung erfolgt ist".
   • Speichern Sie die Aufgabe.

2. Erinnerungs-E-Mail hinzufügen:

   • Alternativ können Sie eine E-Mail erstellen, die an den Bearbeiter gesendet wird, um ihn an den offenen Fall zu erinnern. Passen Sie den Text entsprechend an und speichern Sie die E-Mail.

6. Abschluss des Prozesses

Nachdem alle Schritte konfiguriert sind, speichern Sie den Prozess endgültig ab. Der Prozess ist nun einsatzbereit und wird automatisch Kunden auf der Warteliste regelmäßig informieren, dass ihre Bewerbung noch in Prüfung ist.