In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wann und wie der kyl.immo Vermietungs-Agent den automatischen E-Mail-Versand für Sie auslöst. Das System ist darauf ausgelegt, Ihnen die Kommunikation mit Interessenten so weit wie möglich abzunehmen und zu standa
1. Anfrage eingegangen (Intromail)
Die Intromail ist die erste E-Mail, die an einen neuen Interessenten gesendet wird.
- Wann sie gesendet wird: Direkt nachdem ein Interessent eine Anfrage für ein Objekt gestellt hat.
- Inhalt: Sie enthält einen Link zu einem digitalen Formular für die Erstinformationen des Interessenten.
- Was danach passiert: Die vom Interessenten eingegebenen Informationen werden automatisch mit Ihrem gewünschten Mieterprofil verglichen. Basierend auf diesem Abgleich wird der Interessent in eine der folgenden "kyl-Ebenen" verschoben:
- Absage
- Warteliste
- Qualifiziert zur Besichtigung
- Nach dieser Verschiebung wird die entsprechende E-Mail für die jeweilige Ebene verschickt.
- Nachfass-E-Mail (Intromail):
- Wann sie gesendet wird: Wenn der Interessent innerhalb eines Tages nach der ersten Intromail keine Erstinformationen über das Formular eingereicht hat.
- Inhalt: Diese E-Mail erinnert den Interessenten daran und bietet erneut den Link zum Erstinformationsformular.
- Was passiert, wenn keine Antwort kommt:
- Hat der Interessent auch einen Tag nach der Nachfass-E-Mail keine Erstinformationen gesendet, wird er automatisch in die Absage-Ebene verschoben.
- Wichtiger Hinweis: In diesem speziellen Fall erhält der Interessent keine Absage-E-Mail, sondern wird nur intern verschoben. Dieser Schritt hilft Ihnen, den Überblick über unvollständige Anfragen zu behalten.
- Sollte der Interessent seine Erstinformationen nach dieser internen Verschiebung doch noch einreichen, wird er in die passende Ebene (z.B. Qualifiziert zur Besichtigung) verschoben und erhält die entsprechende E-Mail.
2. Statusänderungen (Warteliste, Absage, Qualifiziert zur Besichtigung)
Automatische E-Mails in diesen drei Ebenen werden immer durch eine Verschiebung des Interessenten in die jeweilige Ebene ausgelöst.
- Automatische Verschiebung: Dies geschieht basierend auf den vom Interessenten eingereichten Erstinformationen.
- Manuelle Verschiebung: Sie können einen Interessenten auch manuell in eine gewünschte Ebene verschieben.
Bei manuellen Verschiebungen:
- Der Vermietungs-Agent fragt Sie immer, ob Sie die Automatisierung starten oder den Interessenten nur verschieben möchten.
- Wenn Sie "Automatisierung starten" wählen, erhält der Interessent die passende E-Mail für die entsprechende Ebene.
- Wenn Sie "Nur verschieben" wählen, wird der Interessent zwar in die Ebene verschoben, erhält aber keine E-Mail.
Spezifische E-Mail-Szenarien:
- a) Absage
- Automatische Absage (nach Erstinformationen): Wenn der Interessent aufgrund seiner Erstinformationen automatisch in die Absage-Ebene verschoben wird, erhält er zuerst die "Bewerbung in Prüfung"-E-Mail (Warteliste E-Mail). Einen Tag später wird dann die Absage-E-Mail versendet.
- Direkte Absage: Wenn sich der Interessent vor der Verschiebung bereits in einer anderen, aktiven Ebene befand (z.B. Qualifiziert zur Besichtigung) und dann manuell in die Absage-Ebene verschoben wird, erhält er die Absage-E-Mail sofort.
- b) Warteliste
- Der Interessent erhält die E-Mail "Bewerbung in Prüfung". Diese informiert ihn darüber, dass seine Erstinformationen eingegangen sind und geprüft werden.
- Nachfass-E-Mail (Warteliste): Wenn der Interessent innerhalb von fünf Tagen nicht in eine andere Ebene verschoben wird, erhält er eine Nachfass-E-Mail, die bestätigt, dass seine Bewerbung weiterhin geprüft wird.
- c) Qualifiziert zur Besichtigung
- Wenn ein Interessent in diese Ebene verschoben wird, erhält er eine "Einladung zur Besichtigung"-E-Mail.
- Inhalt: Diese E-Mail informiert den Interessenten, dass Sie sich in Kürze melden werden, um einen Besichtigungstermin zu vereinbaren.
- Zusatzfunktion mit timum: Falls Sie mit timum arbeiten, erhält der Interessent direkt einen Link in der E-Mail, über den er selbst einen Besichtigungstermin buchen kann.
3. Besichtigung stattgefunden (Selbstauskunft nach Besichtigung)
Diese E-Mail ist etwas Besonderes, da sie durch eine Aktivität außerhalb des Interessentenreiters ausgelöst wird.
- Wann sie gesendet wird: Der kyl.immo Vermietungs-Agent prüft Ihre onOffice Aktivitäten beim jeweiligen Interessenten.
- Wenn der Agent erkennt, dass ein Besichtigungstermin stattgefunden hat (der Termin also in der Vergangenheit liegt), wird der Interessent automatisch in die Ebene "Besichtigung Stattgefunden" verschoben.
- Anschließend wird die E-Mail "Selbstauskunft nach Besichtigung" an den Interessenten gesendet.
- Inhalt: Diese E-Mail enthält den Link zum Selbstauskunftsformular.
- Was danach passiert: Nachdem der Interessent das Selbstauskunftsformular ausgefüllt und eingereicht hat, wird er in die Ebene "Interesse an Anmietung" verschoben.
- Wichtiger Hinweis: Damit der Agent den Termin als "Besichtigung" erkennt, muss der Terminname in onOffice das Wort "Besichtigung" enthalten.
4. Mehrfache Bewerbung (Bewerbung bereits in Prüfung)
- Wann sie gesendet wird: Diese E-Mail wird an einen Interessenten verschickt, wenn er sich mehrmals für dasselbe Objekt bewirbt, obwohl seine Bewerbung bereits läuft.
- Inhalt: Die E-Mail informiert den Interessenten darüber, dass seine Bewerbung bereits in Prüfung ist.
Wir hoffen, diese detaillierte Erklärung hilft Ihnen zu verstehen, wann und wie die automatischen E-Mails vom kyl.immo Vermietungs-Agenten versendet werden. So können Sie Ihre Prozesse noch effizienter gestalten!