Felder in onOffice anlegen – Anleitung für den Akquise-Agenten

Worum geht es?

Damit der Akquise-Agent seine Qualifizierungsergebnisse in Ihr onOffice zurückschreiben kann, müssen die passenden Felder dort vorhanden sein. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Felder anlegen.

Benötigte Felder:

Feld	Feldtyp in onOffice	Beschreibung
Persona	Multi-Select	Lebenssituation des Kontakts (z. B. Familie, Best Ager)
Akquise-Signale	Multi-Select	Erkannte Verkaufsindikatoren (z. B. Scheidung, Erbschaft)
Verkaufsbereitschaft	Single-Select	Stufe im Verkaufsentscheidungsprozess (Aktiv, Vorbereitung, Absicht, Latent)
Zusammenfassung	Text	KI-generierte Zusammenfassung zum Kontakt

Hinweis zur Kontaktart:

Das Feld „Kontaktart" ist in onOffice bereits standardmäßig vorhanden. Hier müssen Sie in der Regel kein neues Feld anlegen, sondern lediglich prüfen, ob alle gewünschten Werte aktiviert sind. Mehr dazu unter Schritt 4: Auswahlwerte anlegen.

Hinweis zur Zusammenfassung:

Falls Sie bereits ein Bemerkungsfeld oder Notizfeld in onOffice nutzen, das Sie für die Zusammenfassung verwenden möchten, können Sie auch dieses in der kyl.immo App mappen. Wenn Sie die Zusammenfassung lieber getrennt halten möchten, legen Sie ein neues Textfeld an.

Voraussetzungen

Sie benötigen Administrator-Rechte in onOffice, um die Administration öffnen zu können
Falls Sie keine Administrationsrechte haben, bitten Sie Ihren onOffice-Administrator oder den onOffice-Support um Unterstützung

Schritt 1: Administration öffnen

Klicken Sie in onOffice oben auf Extras
Fahren Sie mit der Maus über Einstellungen
Klicken Sie auf Administration

Schritt 2: Neue Kategorie anlegen

Wir empfehlen, alle Felder für den Akquise-Agenten in einer eigenen Kategorie zu sammeln. So bleiben sie übersichtlich und getrennt von Ihren bestehenden Feldern.

Wechseln Sie in der Administration auf den Tab Einstellungen
Klicken Sie bei Grunddaten auf das Stift-Symbol (Bearbeiten)

Wählen Sie im Dropdown unten rechts „+ Neue Kategorie" aus

Klicken Sie auf „Neu anlegen"
Geben Sie als Namen Akquise ein
Stellen Sie sicher, dass die Checkbox „Aktiv" (blauer Haken) gesetzt ist

Wählen Sie über das Dropdown links oder rechts, auf welcher Seite die Kategorie im Adressdatensatz erscheinen soll
Speichern Sie die Administration (Disketten-Symbol oben links)

Tipp:

Über die Pfeiltasten (↑ ↓) können Sie die Position der Kategorie nachträglich verschieben, sodass sie dort erscheint, wo Sie sie am besten finden. Bei Problemen hilft Ihnen auch der onOffice-Support gerne weiter.

Schritt 3: Eingabefelder anlegen

Jetzt legen Sie die einzelnen Felder in der neuen Kategorie an.

Wechseln Sie auf den Tab Eingabefelder
Wählen Sie als Modul Adressverwaltung
Wählen Sie als Kategorie Akquise (bzw. den Namen, den Sie in Schritt 2 gewählt haben)

Klicken Sie unten rechts auf „Neues Feld anlegen" und legen Sie die folgenden vier Felder an:

Inhalt (Feldname)	Typ	SF (Singleselectfeld)	MF (Mehrfachfeld)	A (Aktiv)
Persona	Irrelevant	☐	☑	☑
Akquise Signale	Irrelevant	☐	☑	☑
Verkaufsbereitschaft	Irrelevant	☑	☐	☑
Zusammenfassung	Text	☐	☐	☑

Wichtig bei der Konfiguration:

Persona und Akquise-Signale: Setzen Sie den Haken bei MF (Mehrfachfeld) – das macht sie zu Multi-Select-Feldern, da pro Kontakt mehrere Werte zutreffen können
Verkaufsbereitschaft: Setzen Sie den Haken bei MF nicht – es wird immer nur eine Stufe zugeordnet (Single-Select)
Zusammenfassung: Wählen Sie als Typ Text (nicht „Text (80 Zeichen)"), damit die vollständige Zusammenfassung dargestellt werden kann
Alle Felder: Stellen Sie sicher, dass der Haken bei A (Aktiv) gesetzt ist
Speichern Sie die Administration

Schritt 4: Auswahlwerte anlegen

Für die Multi-Select- und Single-Select-Felder müssen Sie nun die einzelnen Auswahlwerte hinterlegen – also z. B. die verschiedenen Personas oder die vier Verkaufsbereitschafts-Stufen.

Für Single-Select-Felder (z. B. Verkaufsbereitschaft)

Wechseln Sie auf den Tab Singleselect
Wählen Sie als Modul Adressverwaltung
Wählen Sie im Dropdown Schlüsselfeld das Feld aus, das Sie gerade angelegt haben (z. B. „Verkaufsbereitschaft")
Legen Sie die einzelnen Werte an und stellen Sie sicher, dass sie aktiviert sind (blauer Haken in der Spalte „Aktiv")

Beispiel Verkaufsbereitschaft:

Wert	Position	Aktiv
Aktiv	1	☑
Absicht	2	☑
Vorbereitung	3	☑
Latent	4	☑

Für Multi-Select-Felder (Persona, Akquise-Signale)

Wechseln Sie auf den Tab Multiselect
Gehen Sie genauso vor wie bei Single-Select: Modul und Schlüsselfeld auswählen, Werte anlegen und aktivieren

Welche Werte Sie anlegen sollten, sehen Sie direkt in der kyl.immo App im Tab „Qualifizierung" – dort sind alle Standardwerte aufgelistet. → [Qualifizierung – Datenpunkte, Kontext & Konfiguration]

Sonderfall: Kontaktarten

Das Feld Kontaktart ist in onOffice bereits standardmäßig vorhanden. In der Regel müssen Sie hier kein neues Eingabefeld anlegen. Prüfen Sie stattdessen unter Multiselect, ob alle gewünschten Kontaktarten (z. B. Eigentümer, Kaufinteressent, Kapitalanleger) bereits vorhanden und aktiviert sind. Fehlende Werte können Sie dort einfach ergänzen.

Bei Schwierigkeiten mit den Kontaktarten können Sie sich jederzeit an den onOffice-Support wenden.

Speichern Sie die Administration

Schritt 5: Felder in der kyl.immo App mappen

Nachdem die Felder in onOffice angelegt sind, müssen Sie diese in der kyl.immo App zuordnen:

Öffnen Sie die kyl.immo App → Zahnrad → Qualifizierung
Klappen Sie den jeweiligen Datenpunkt auf (z. B. „Kunden-Personas")
Wählen Sie im Dropdown „onOffice-Feld" das Feld aus, das Sie gerade in onOffice angelegt haben
Ordnen Sie bei jedem einzelnen Wert den passenden onOffice-Wert zu
Wiederholen Sie dies für alle fünf Datenpunkte

Eine ausführliche Erklärung zur Konfiguration der Datenpunkte finden Sie hier: → [Qualifizierung – Datenpunkte, Kontext & Konfiguration]

Hilfe & Support

Falls Sie bei der Anlage der Felder Schwierigkeiten haben, können Sie sich jederzeit an den onOffice-Support wenden. Falls dieser nicht erreichbar ist, helfen auch wir Ihnen gerne weiter.