Eine feste PDF-Beilage zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

Wenn Sie ein Standard-Dokument zu jeder E-Mail aus einer onOffice-Vorlage mitschicken müssen — etwa eine Nebenkostenübersicht aus rechtlichen Gründen — hängen Sie das PDF direkt als festen Anhang an die jeweilige Vorlage. Häufigster Anwendungsfall: ein PDF an die Intromail des Vermietungs-Agents, sodass jede Erstinformation an Interessenten automatisch das Dokument enthält.

Hinweis — Abgrenzung zu Anhängen in Automatisierungen: Diese Anleitung beschreibt feste Anhänge an einer onOffice-E-Mail-Vorlage — sie wirken bei jeder Mail aus dieser Vorlage. Anhänge an Folge-Mails der Automatisierung (Absage, Einladung, Selbstauskunft) werden direkt im „E-Mail senden"-Schritt der Automatisierung gesetzt — siehe So konfigurieren Sie den „E-Mail senden"-Schritt.

Voraussetzungen

Bearbeitungsrechte auf E-Mail-Vorlagen in onOffice
Das PDF liegt lokal auf Ihrem Rechner
Bekannt, an welche Vorlage(n) das PDF angehängt werden soll (z. B. Intromail, Selbstauskunfts-Mail nach Besichtigung)

Klickpfad

In onOffice die gewünschte E-Mail-Vorlage öffnen — z. B. die Intromail des Vermietungs-Agents (kyl.immo - 01 - Intromail)
Im oberen Reiter auf „Anhänge" wechseln
In der linken Seitenleiste auf „Eigene" klicken
Das gewünschte PDF hochladen — es erscheint in der Spalte „Verfügbare Anhänge"
Den Anhang in die Spalte „Aktivierte Anhänge" übernehmen, damit er bei jeder Mail aus dieser Vorlage mitgeschickt wird
Auf „Speichern + Schließen" klicken

Verifikation

Eine Testanfrage an das mit dem Vermietungs-Agent verknüpfte Postfach senden
Prüfen, dass die ausgehende Intromail beim Test-Empfänger ankommt und das PDF als Anhang enthält

Wichtige Einschränkungen

Nur Wohnobjekte: Der Vermietungs-Agent ist ausschließlich auf Wohnobjekten aktivierbar. Eine separate Gewerbe-Variante der Intromail mit anderem PDF läuft nicht über den Agenten — Gewerbe-Anfragen müssen weiterhin manuell aus onOffice beantwortet werden.
Gleicher Anhang für alle Objekte: Das PDF geht mit jeder Mail aus dieser Vorlage raus, unabhängig vom Objekt. Soll der Anhang objektabhängig variieren (z. B. unterschiedliche Hausordnungen je Liegenschaft) oder soll der Mailtext je nach Objekt unterschiedlich sein, kommt eine onOffice-Briefvorlage zum Einsatz. Diese wird direkt durch onOffice angelegt — wenden Sie sich dafür an den onOffice-Support, nicht an kyl.immo.
Standardvorlagen vorher duplizieren: Vermietungs-Agent-Standardvorlagen (z. B. kyl.immo - 01 - Intromail) sollten nicht direkt bearbeitet werden, sondern zuerst dupliziert. Anleitung: Standardvorlagen des Vermietungs-Agenten.

Eskalation: Wann an den Support?

Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:

Sie keine Bearbeitungsrechte auf die Vorlage haben (Rechte-Setup in onOffice)
Nach dem Speichern das PDF nicht mit der Testmail rausgeht
Sie unsicher sind, welche Vorlage in welchem Schritt der Automatisierung greift

Quick-Reference

Anwendungsfall	Lösung
Ein PDF an alle Intromails (z. B. Nebenkostenübersicht)	onOffice-Vorlage öffnen → Reiter „Anhänge" → links „Eigene" → PDF hochladen
Anhang in einer Folge-Mail der Automatisierung	„E-Mail senden"-Schritt der Automatisierung, Reiter „Eigene Dokumente"
Anhang variiert pro Objekt oder Mailtext objektabhängig	onOffice-Briefvorlage über onOffice-Support anlegen lassen
Gewerbe-Beilage	Nicht über Vermietungs-Agent möglich (nur Wohnobjekte) — manuell aus onOffice versenden