Warum bearbeitet der digitale Vermietungsassistent meine Mietanfragen nicht?

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Identifizierung und Behebung von Problemen, wenn der digitale Vermietungsassistent Mietanfragen nicht bearbeitet.

Wenn Mietanfragen nicht vom digitalen Vermietungsassistenten bearbeitet werden, kann dies verschiedene Ursachen haben. Diese Anleitung führt Sie durch die möglichen Ursachen und gibt Ihnen detaillierte Anweisungen zur Fehlersuche und Problemlösung.

1. Überprüfung der onOffice-Aktivitäten

Ziel: Sicherstellen, dass die Mietanfrage in onOffice korrekt empfangen und erfasst wurde.

1.1. Wechseln Sie in die Adresse:

• Navigieren Sie in onOffice zu der Adresse, bei der die Mietanfrage nicht bearbeitet wurde.
• Öffnen Sie den Bereich „Aktivitäten“.

1.2. Suche nach der Aktivität „KYL-Ebene E“:

• Suchen Sie nach einer Aktivität mit der Bemerkung „KYL-Ebene E“. Diese Aktivität sollte als „Sonstiges“ kategorisiert sein.

1.3. Interpretation der Ergebnisse:

• Aktivität vorhanden: Wenn diese Aktivität vorhanden ist, bedeutet dies, dass die E-Mail empfangen und von kyl.immo bearbeitet wurde. Das Problem könnte daher in den onOffice-Prozessen liegen. 
• Aktivität nicht vorhanden: Wenn die Aktivität fehlt, ist die E-Mail Anfrage von nicht oder nicht korrekt an kyl.immo weitergeleitet worden.

2. Überprüfung der onOffice-Prozesse

Ziel: Fehler in den onOffice-Prozessen identifizieren, die die Bearbeitung der Anfrage blockieren könnten.

2.1. Prozessstatusanzeige aufrufen:

• Wechseln Sie in der Adresse in den Bereich, in dem die Prozessstatusanzeige genutzt wird.

2.2. Suche nach laufenden Prozessen:

• Prüfen Sie, ob ein laufender Prozess vorhanden ist, der möglicherweise die E-Mail nicht versendet hat.
• Typische Fehlerquellen können sein:
  • Fehlende Benutzerrechte
  • Fehlende Rechte für das Postfach
  • Fehlende Rechte für den onOffice-Prozessmanager
  • Ein blockierter oder fehlerhafter onOffice-Prozess

2.3. Lösungsansätze:

• Fehler im Prozess: Wenn ein Prozess nicht automatisch verarbeitet wurde, kann dies verschiedene Ursachen haben, die durch den onOffice-Support analysiert werden sollten.
• Keine laufenden Prozesse: Wenn keine Fehler in den Prozessen zu finden sind, könnte das Problem an einer fehlerhaften Weiterleitung liegen. 

3. E-Mail-Weiterleitung überprüfen

Ziel: Sicherstellen, dass die Mietanfrage korrekt weitergeleitet wurde.

3.1. Überprüfung in onOffice:

• Öffnen Sie in onOffice die betreffende Anfrage und suchen Sie nach dem Hinweis „An data@kyl.immo weitergeleitet am XX.XX.XX um XX:XX Uhr“.

3.2. Interpretation der Ergebnisse:

• Hinweis vorhanden: Die Weiterleitung hat stattgefunden. Falls das Problem weiterhin besteht, könnte es an einem Bug bei kyl.immo liegen, der durch den Support behoben werden muss.
• Hinweis fehlt: Die Weiterleitung hat nicht stattgefunden, was auf eine fehlerhafte Weiterleitung hinweist, falls die Weiterleitung durch den onOffice-Prozessmanager abgewickelt wird. 

4. Weiterleitung durch E-Mail-Anbieter prüfen

Ziel: Überprüfen, ob externe E-Mail-Weiterleitungen korrekt funktionieren.

4.1. Überprüfung der E-Mail-Weiterleitung:

• Prüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter, ob alle E-Mails korrekt an die Adresse "data@kyl.immo" weitergeleitet werden.
• Stellen Sie sicher, dass kein Outbound-Spam-Filter aktiviert ist, der die Weiterleitung blockieren könnte.

4.2. Microsoft-Spezifische Einstellungen:

5. Überprüfung des XML-Anhangs

Ziel: Sicherstellen, dass die weitergeleiteten E-Mails den erforderlichen XML-Anhang enthalten.

5.1. Prüfung des XML-Anhangs:

• Jede weitergeleitete E-Mail sollte einen XML-Anhang im OpenImmo-Standard enthalten. Dieser Anhang enthält alle relevanten Daten zum Objekt und zum Kunden.

5.2. Fehlerquellen:

• XML-Anhang fehlt: Wenden Sie sich an den zuständigen Ansprechpartner für Ihre Webseite, oder das Immobilienportal, um sicherzustellen, dass zukünftige Anfragen einen XML-Anhang enthalten.
• Falsch formatierter XML-Anhang: Prüfen Sie die Formatierung des XML-Anhangs und vergleichen Sie diese mit den Anforderungen des OpenImmo-Standards.
  
  

5. Anhang der verschickten E-Mail zu groß

Falls Sie ein PDF Exposé Ihren E-Mail´s verschicken, überprüfen Sie bitte, ob dieses größer als 25 MB ist.

Wenn die Dateigröße von 25 MB überschritten wird, können keine E-Mails verschickt werden.

Problemlösung:

1. Bitten Sie den onOffice-Support, die erstellten Exposés komprimieren zu lassen. Diese Option kann nur vom onOffice-Support eingestellt werden. 
2. Komprimieren Sie die Exposés selber und fügen diese als Dokumentenmerkmal im Objekt hinzu. Der Prozess muss hier gegebenenfalls noch im Hintergrund angepasst werden. Tauschen Sie im entsprechenden Prozessschritt das Exposé gegen das Dokumentenmerkmal aus.
3. Nutzen Sie den Downloadlink in der entsprechenden E-Mail Vorlage, um ihr Exposé zuzustellen.
4. Entfernen Sie das Exposé aus der E-Mail Vorlage und oder dem entsprechenden Prozessschritt

Weiteres Vorgehen:

Sollten diese Schritte das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den kyl.immo-Support, um eine detailliertere Analyse durchzuführen. Beschreiben Sie dabei genau, welche Schritte Sie bereits unternommen haben, damit der Support schneller eine Lösung finden kann.