Das neue Terminierungs-Feature (Besichtigungen)

1. Wo finde ich das Feature?

Du findest die neue Funktion direkt in der Objektansicht deines Vermietungs-Agenten. Oben in der Menüleiste gibt es nun neben den Reitern „Mieterprofil“ und „Interessenten“ den neuen Bereich Besichtigungen.

2. Vorbereitung: Grundeinstellungen festlegen

Bevor du Termine im Kalender einträgst, legst du fest, wie deine Besichtigungen standardmäßig ablaufen sollen.

Klicke im Reiter „Besichtigungen“ oben rechts auf das Menü-Symbol (drei Linien) neben dem Button „Besichtigungen erstellen“.
Hier stellst du folgende drei Punkte ein:
- Terminlänge: Wie viele Minuten dauert eine Besichtigung?
- Kapazität pro Termin: Wie viele Personen dürfen gleichzeitig teilnehmen?
- Lückenlose Termine: Möchtest du Pausen zwischen Terminen vermeiden? (Details siehe unten).

3. Besichtigungstermine erstellen

Sobald deine Einstellungen gespeichert sind, kannst du deinen Zeitplan füllen:

Tag wählen: Klicke einfach direkt in die Kalenderansicht auf den gewünschten Tag und die Uhrzeit.
Zeitraum beachten: Termine können nur für die Zukunft angelegt werden (ab dem nächsten Tag). Du kannst bis zu 31 Tage im Voraus planen.
Speichern: Klicke abschließend auf den Button Besichtigungen erstellen, um die Termine für Interessenten freizugeben.

Wichtig für onOffice-Nutzer: Alle gebuchten Termine werden sofort in dein onOffice CRM übertragen. Falls ein Termin abgesagt wird, markiere ihn bitte direkt in onOffice als „abgesagt“, damit keine unnötigen E-Mails verschickt werden.

4. Spezial-Funktion: Lückenlose Termine

Dieses Feature hilft dir, „Löcher“ im Terminkalender zu vermeiden. Der Vermietungs-Agent sorgt dafür, dass Interessenten Termine bevorzugt nacheinander buchen.

So funktioniert es bei Gruppen-Terminen:

Der erste Interessent hat die freie Auswahl aus allen Terminen.
Alle weiteren Interessenten sehen zunächst nur diesen bereits angebrochenen Termin, bis alle Plätze (Kapazität) belegt sind.
Erst wenn ein Termin voll ist, wird der zeitlich nächste freie Termin für die Buchung angeboten.

So funktioniert es bei Einzel-Terminen:

Sobald ein Termin gebucht wurde, schlägt das System den nächsten Interessenten automatisch nur die direkt angrenzenden Uhrzeiten vor.
Dein Vorteil: Du hast keine unnötigen Wartezeiten zwischen den Besichtigungen und schaffst dein Pensum schneller.

Benötigst du Hilfe bei der Einrichtung? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter, falls du Fragen zur Synchronisation mit onOffice hast.