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Besichtigungstermine automatisieren: So fügen Sie den Buchungslink ein
Mit dem Besichtigungslink von kyl.immo ermöglichen Sie qualifizierten Interessenten, Besichtigungstermine selbstständig online zu buchen. Dieser Link wird direkt in Ihre onOffice-E-Mail-Vorlagen integriert, um den Prozess vollautomatisch zu steuern.
Voraussetzungen
- onOffice-Bearbeiten-Rechte für E-Mail-Vorlagen
- Das Terminierungsfeature ist in Ihrem Vermietungs-Agent aktiviert und Zeitfenster sind für die betroffenen Objekte angelegt (siehe Das neue Terminierungs-Feature)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1 — Vorlagenverwaltung öffnen:
Gehen Sie in Ihrem onOffice-CRM in der oberen Menüleiste auf den Punkt Bearbeiten und wählen Sie dort Vorlagen/Dateien aus.
Schritt 2 — E-Mail-Vorlage finden:
Suchen Sie nach dem Ordner Musterprozessvorlagen (kann sich auch in einem anderen Ordner befinden). Dort finden Sie die Vorlage für die Besichtigungseinladung.
- Name der Vorlage: In der Regel lautet diese „kyl.immo - 02 - B - Einladung zur Besichtigung (neu)"
- Der Name kann je nach Ihrer individuellen Einrichtung leicht variieren. Es ist die Vorlage, die verschickt wird, wenn ein Interessent den Status „Qualifiziert für Besichtigung" erreicht.
Schritt 3 — Platzhalter entfernen:
Öffnen Sie die Vorlage und löschen Sie den alten Textabschnitt oder Platzhalter, der bisher für die Terminvereinbarung vorgesehen war (bei einer Timum-Migration: den gesamten alten Timum-Link).
Schritt 4 — Besichtigungslink einfügen:
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Link erscheinen soll
- Klicken Sie doppelt in das Textfeld, um die Link-Bearbeitung zu öffnen
Kopieren Sie den folgenden Link und fügen Sie ihn exakt so ein — inklusive https://-Protokoll:
https://onoffice-app.kyl.immo/appointment/_Uuidaddress-_Uuidestate_Uuidaddress und _Uuidestate (getrennt durch einen Bindestrich) müssen unverändert erhalten bleiben — inklusive der führenden Unterstriche und case-sensitiv. Andernfalls schlägt die automatische Einsetzung fehl und der Link führt ins Leere.
Schritt 5 — Speichern:
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen in onOffice zu übernehmen. Ab sofort erhalten Ihre Interessenten den persönlichen Link zur Terminbuchung.
Verifikation — Funktioniert der Link?
- Vorlage im Vorschau-Modus prüfen: Der Buchungslink muss auf die
kyl.immo-Domain zeigen, nicht mehr auftimum. - Testanfrage durchspielen: Einen Test-Interessenten an ein Objekt mit freigeschalteten Zeitfenstern senden. Die Einladungs-Mail muss einen klickbaren Link zur kyl.immo-Buchungsseite enthalten.
- Buchung durchführen: Auf der Buchungsseite sollte mindestens ein freier Slot sichtbar sein. Wenn „keine Termine verfügbar" angezeigt wird, fehlen Zeitfenster für das Objekt.
Eskalation: Wann kein Self-Service-Fall mehr
Eskalieren Sie an den kyl.immo-Support, wenn:
- Nach korrektem Einfügen des Links die Platzhalter nicht automatisch ersetzt werden und Interessenten
_Uuidaddressim Link sehen - Unsicher ist, in welchem Ordner Ihre Vorlagen liegen oder welche Vorlage aktuell aktiv ist
- Sie von Timum migrieren und die Schnell-Diagnose im Migrations-Artikel nicht weiter hilft
Verwandte Anleitungen
- Migration: Vom Timum-Tool zum kyl.immo Terminierungsfeature — komplette Checkliste bei Tool-Wechsel
- Das neue Terminierungs-Feature (Besichtigungen) — Aktivierung und Zeitfenster anlegen
- Die Online-Terminbuchung: So buchen Interessenten ihre Besichtigung — Kunden-Perspektive auf den Buchungsflow