Automatische Termin-Erinnerung in onOffice einstellen

Damit Sie rechtzeitig vor Besichtigungsterminen erinnert werden, kann in onOffice pro Benutzer eine automatische Termin-Erinnerung aktiviert werden. Sie wirkt für alle Termine im Kalender — nicht nur für die vom Vermarktungs-Agent erzeugten Besichtigungen, aber gerade dort besonders nützlich, damit kein automatisch gebuchter Termin unbemerkt bleibt.

Die Einstellung wird pro Benutzer vorgenommen — jeder Kollege konfiguriert seine eigene Erinnerung mit individuellem Vorlaufzeitraum.

• onOffice-Benutzer mit Zugriff auf die Benutzerverwaltung
• Für die Einstellung an einem fremden Benutzerkonto: Adminrechte
• Für die eigene Einstellung: nur Zugriff auf den eigenen Benutzer nötig

1. In onOffice oben auf „Extras" → „Einstellungen" → „Benutzer" klicken
   
2. In der Benutzerliste den gewünschten Benutzer auswählen (z. B. den eigenen)
3. Im Benutzer-Datensatz zum Reiter „Einstellungen" wechseln
   
4. Die Option „Automatische Erinnerung für Termine" aktivieren und den gewünschten Vorlaufzeitraum wählen (z. B. 15 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag vor dem Termin)
5. Errinerung soll auf alle gesetzt werden.
   
6. Unten „Speichern" klicken

Ab jetzt bekommt der Benutzer für jeden Termin in seinem Kalender im gewählten Vorlauf eine automatische Erinnerung in onOffice.

• Legen Sie einen Test-Termin in naher Zukunft an (z. B. in 20 Minuten, wenn der Vorlauf 15 Minuten beträgt)
• Zum konfigurierten Zeitpunkt erscheint die Erinnerung als Popup / Benachrichtigung in onOffice
• Bei einer vom Vermarktungs-Agent automatisch erzeugten Besichtigung wird die gleiche Erinnerung ausgelöst

• Einstellung wirkt nur pro Benutzer: Kollegen bekommen die Erinnerung nicht automatisch — jeder muss sie in seinem eigenen Benutzer aktivieren. Alternativ macht das ein Admin zentral für das ganze Team, indem er nacheinander alle Benutzer durchgeht.
• onOffice muss offen sein: Die Erinnerungs-Popups erscheinen im onOffice-Client. Wenn onOffice geschlossen ist, wird die Erinnerung verpasst (kein E-Mail-Versand über diese Einstellung).
• Speichern vergessen: Ohne den Klick auf „Speichern" unten wird die Einstellung nicht übernommen. Ein Neuladen der Benutzerverwaltung zeigt, ob die Einstellung tatsächlich greift.

Wenden Sie sich an den onOffice-Support, wenn:

• Der Reiter „Einstellungen" im Benutzer-Datensatz fehlt oder die Option „Automatische Erinnerung für Termine" ausgegraut ist (Feature-Freischaltung oder Rechte-Problem)
• Die Erinnerung bei einzelnen Benutzern trotz Aktivierung nicht auslöst und onOffice bei diesen Benutzern zum Termin-Zeitpunkt geöffnet ist