Zu Content springen
Mehr Unterstützung Zum Kundenportal Anmelden
  • Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist.

Automatische Mailverbuchung für den Vermietungsagenten aktivieren

Die automatische Mailverbuchung in onOffice ist eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass der Vermietungsagent eingehende Anfragen vollautomatisiert bearbeiten kann. Ohne diese Einstellung müsste jede Anfrage manuell in onOffice verbucht werden.

Erklärvideo

⚠️ - Voraussetzungen - ⚠️

  • Sie benötigen Administratorrechte in onOffice, um diese Einstellungen vornehmen zu können.

  • Es muss ausreichend Kontingent für die Mailverbuchung in Ihrem onOffice-Konto verfügbar sein.

Kontingent für die Mailverbuchung prüfen

  • Wechseln Sie in onOffice zu Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen.

  • Gehen Sie zum Bereich E-Mail.

  • Überprüfen Sie das "Kontingent für die Mailverbuchung". Es sollte noch freies Kontingent verfügbar sein (z.B. "19 Postfächer frei").

  • Was tun, wenn kein Kontingent mehr verfügbar ist? Kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner bei onOffice. In der Regel wird Ihnen unkompliziert weiteres Kontingent freigeschaltet.

Postfächer für die automatische Mailverbuchung aktivieren

  • Nachdem Sie das Kontingent geprüft haben, stellen Sie sicher, dass alle Postfächer, die im Vermietungsagenten eingebunden werden sollen, den Haken für die automatische Mailverbuchung gesetzt haben. Diesen Haken finden Sie auf der linken Seite neben dem jeweiligen Postfach.

  • Warum ist das wichtig? Der Vermietungsagent kann Anfragen nur dann bearbeiten, wenn sie in onOffice verbucht wurden. Ist die automatische Mailverbuchung nicht aktiviert, müssen Sie jede eingehende E-Mail manuell öffnen und lesen, damit eine Aktivität in onOffice erzeugt wird, die der Vermietungsagent benötigt. Durch die automatische Verbuchung geschieht dies im Hintergrund.

Besonderheiten bei Postfachtypen

  • onOffice eigene Postfächer: Im Reiter "onOffice Postfächer" ist die Checkbox für die automatische Mailverbuchung immer verfügbar.

  • Externe E-Mail-Postfächer: Die automatische Mailverbuchung ist aktuell nur für Microsoft Office-Postfächer (z.B. Outlook, Exchange) möglich. Wenn Sie ein externes Postfach nutzen, das nicht bei Microsoft liegt, ist die automatische Mailverbuchung über diese direkte Verbindung nicht möglich.

  • Lösung für externe Nicht-Microsoft-Postfächer: Sollten Sie ein externes Postfach verwenden, das nicht von Microsoft ist, können Sie dennoch die Vorteile der automatischen Mailverbuchung nutzen. Kontaktieren Sie hierfür den onOffice Support (z.B. über den Support-Chat) und bitten Sie um die Einrichtung eines onOffice eigenen Postfachs (z.B. vermietung@ihredomain.de). Dieses Postfach kann dann für die automatische Mailverbuchung aktiviert werden. Anschließend muss dieses onOffice Postfach in den Portalübertragungen aller Ansprechpartner hinterlegt werden, die in der Vermietung arbeiten. 

☝️ - Keine Sorge: Dieses Postfach wird nicht nach außen kommuniziert; es dient lediglich dem Empfang der Anfragen. Die Beantwortung der E-Mails erfolgt weiterhin aus den von Ihnen gewünschten Postfächern.

Zusammenfassung

Um den Vermietungsagenten optimal nutzen zu können, prüfen Sie zunächst Ihr Mailverbuchungs-Kontingent in onOffice. Aktivieren Sie dann die automatische Mailverbuchung für alle relevanten Postfächer. Beachten Sie die Besonderheiten bei externen Postfächern und kontaktieren Sie bei Bedarf den onOffice Support für ein onOffice eigenes Postfach. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass E-Mails automatisch in onOffice verarbeitet werden und der Vermietungsagent seine Aufgaben vollautomatisiert ausführen kann.