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Die Abschluss-Phase ist die finale Pipeline-Stufe im Interessentenreiter. Sie ist genau dann relevant, wenn Sie sich für einen Mieter entschieden haben und das Objekt damit vom Markt geht. Zwei Dinge passieren in dieser Phase: Der gewählte Mieter wird festgehalten, und mit einem einzigen Klick können Sie allen anderen Bewerbern professionell absagen — Sie müssen nicht mehr jede Absage einzeln auslösen.
Wann ist die Abschluss-Phase relevant?
Schritt 1 — Den finalen Mieter in „Abschluss" verschieben
Sobald die Mieter-Entscheidung gefallen ist, ziehen Sie den ausgewählten Interessenten per Drag-and-drop in die Phase „Abschluss". Im Bestätigungsdialog wählen Sie „Automatisierung starten" — damit wird die hinterlegte Abschluss-Automatisierung ausgelöst (z. B. Bestätigungs-E-Mail an den Mieter, onOffice-Aktivität für die Vertragsvorbereitung).
Warnung — „Automatisierung starten" ist hier wichtig: Wenn Sie stattdessen „Nur verschieben" wählen, wird der Interessent zwar in „Abschluss" gesetzt — die hinterlegte Bestätigungs-Automatisierung läuft aber nicht. Wählen Sie „Nur verschieben" nur dann, wenn Sie den Mieter bereits separat informiert haben.
Schritt 2 — Knopf „Allen anderen absagen"
Sobald sich mindestens ein Interessent in der Phase „Abschluss" befindet, erscheint im Interessentenreiter der Knopf „Allen anderen absagen".
Ein Klick auf diesen Knopf öffnet eine Sicherheitsabfrage. Nach Bestätigung passiert Folgendes:
Alle Interessenten außer denen in den Phasen „Absage" und „Abschluss"werden gesammelt in die Phase „Absage" verschoben
Tipp — Mehrere Interessenten in „Abschluss": Sie können auch mehrere Personen in „Abschluss" stehen lassen — z. B. den Hauptmieter plus einen Reserve-Kandidaten, falls der Hauptmieter doch noch abspringt. „Allen anderen absagen" schließt beide aus der Massen-Absage aus.
Verifikation — Habe ich alles richtig gemacht?
Der finale Mieter steht in der Phase„Abschluss"und hat die Bestätigungs-E-Mail erhalten (sichtbar in der onOffice-Aktivitätshistorie)
Nach Klick auf „Allen anderen absagen": Alle übrigen Phasen (Anfrage eingegangen, Warteliste, Qualifiziert, Besichtigung stattgefunden, Interesse an Anmietung) sindleer— alle Interessenten stehen in „Absage"
Jeder der verschobenen Interessenten hat die Absage-E-Mail bekommen (stichprobenartig in onOffice prüfen)
Häufige Stolpersteine
Knopf „Allen anderen absagen" erscheint nicht: In „Abschluss" steht noch niemand. Erst mindestens einen Interessenten dorthin verschieben.
„Nur verschieben" statt „Automatisierung starten": Der finale Mieter bekommt keine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie den Mieter ohnehin separat informiert haben, ist das ok — sonst die Mail manuell nachreichen.
Absage-Vorlage nicht hinterlegt: Ohne hinterlegte Absage-E-Mail-Vorlage werden die Interessenten zwar in „Absage" verschoben, aber es geht keine Mail raus. Prüfen Sie vor dem Klick, dass Ihre Absage-Vorlage in der Konfiguration korrekt hinterlegt ist.
Versehentlich geklickt: Die Sicherheitsabfrage ist Ihre letzte Chance, abzubrechen. Falls die Aktion versehentlich bestätigt wurde: Die Interessenten sind in „Absage" und die Absage-Mails sind unterwegs — manuelle Rücknahme nicht möglich.
Eskalation: Wann an den Support?
Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:
Der Knopf „Allen anderen absagen" trotz mindestens eines Interessenten in „Abschluss" nicht erscheint
Nach Klick auf „Allen anderen absagen" Interessenten in der falschen Phase landen oder Mails ausbleiben
Die Abschluss-Automatisierung beim Verschieben in „Abschluss" trotz „Automatisierung starten" nicht auslöst
Wann ist die Abschluss-Phase relevant?
- Sie haben sich nach Besichtigung und Selbstauskunft für einen finalen Mieter entschieden
- Der Mietvertrag ist (mündlich oder schriftlich) zugesagt
- Sie möchten den Vermietungsprozess für dieses Objekt sauber abschließen — inklusive Absage an alle übrigen Bewerber
Schritt 1 — Den finalen Mieter in „Abschluss" verschieben
Sobald die Mieter-Entscheidung gefallen ist, ziehen Sie den ausgewählten Interessenten per Drag-and-drop in die Phase „Abschluss". Im Bestätigungsdialog wählen Sie „Automatisierung starten" — damit wird die hinterlegte Abschluss-Automatisierung ausgelöst (z. B. Bestätigungs-E-Mail an den Mieter, onOffice-Aktivität für die Vertragsvorbereitung).
Warnung — „Automatisierung starten" ist hier wichtig: Wenn Sie stattdessen „Nur verschieben" wählen, wird der Interessent zwar in „Abschluss" gesetzt — die hinterlegte Bestätigungs-Automatisierung läuft aber nicht. Wählen Sie „Nur verschieben" nur dann, wenn Sie den Mieter bereits separat informiert haben.
Schritt 2 — Knopf „Allen anderen absagen"
Sobald sich mindestens ein Interessent in der Phase „Abschluss" befindet, erscheint im Interessentenreiter der Knopf „Allen anderen absagen".
Ein Klick auf diesen Knopf öffnet eine Sicherheitsabfrage. Nach Bestätigung passiert Folgendes:
Alle Interessenten außer denen in den Phasen „Absage" und „Abschluss"werden gesammelt in die Phase „Absage" verschoben
- Für jeden dieser Interessenten wird die hinterlegte Absage-E-Mail-Vorlageversendet — über die normale Absage-Automatisierung
- Interessenten, die schon in „Absage" sind, bleiben unangetastet (keine doppelte Absage-Mail)
- Interessenten in „Abschluss" bleiben ebenfalls unberührt (Ihr finaler Mieter und ggf. Reserve-Kandidaten)
Tipp — Mehrere Interessenten in „Abschluss": Sie können auch mehrere Personen in „Abschluss" stehen lassen — z. B. den Hauptmieter plus einen Reserve-Kandidaten, falls der Hauptmieter doch noch abspringt. „Allen anderen absagen" schließt beide aus der Massen-Absage aus.
Verifikation — Habe ich alles richtig gemacht?
Der finale Mieter steht in der Phase„Abschluss"und hat die Bestätigungs-E-Mail erhalten (sichtbar in der onOffice-Aktivitätshistorie)
Nach Klick auf „Allen anderen absagen": Alle übrigen Phasen (Anfrage eingegangen, Warteliste, Qualifiziert, Besichtigung stattgefunden, Interesse an Anmietung) sindleer— alle Interessenten stehen in „Absage"
Jeder der verschobenen Interessenten hat die Absage-E-Mail bekommen (stichprobenartig in onOffice prüfen)
Häufige Stolpersteine
Knopf „Allen anderen absagen" erscheint nicht: In „Abschluss" steht noch niemand. Erst mindestens einen Interessenten dorthin verschieben.
„Nur verschieben" statt „Automatisierung starten": Der finale Mieter bekommt keine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie den Mieter ohnehin separat informiert haben, ist das ok — sonst die Mail manuell nachreichen.
Absage-Vorlage nicht hinterlegt: Ohne hinterlegte Absage-E-Mail-Vorlage werden die Interessenten zwar in „Absage" verschoben, aber es geht keine Mail raus. Prüfen Sie vor dem Klick, dass Ihre Absage-Vorlage in der Konfiguration korrekt hinterlegt ist.
Versehentlich geklickt: Die Sicherheitsabfrage ist Ihre letzte Chance, abzubrechen. Falls die Aktion versehentlich bestätigt wurde: Die Interessenten sind in „Absage" und die Absage-Mails sind unterwegs — manuelle Rücknahme nicht möglich.
Eskalation: Wann an den Support?
Wenden Sie sich an den kyl.immo-Support, wenn:
Der Knopf „Allen anderen absagen" trotz mindestens eines Interessenten in „Abschluss" nicht erscheint
Nach Klick auf „Allen anderen absagen" Interessenten in der falschen Phase landen oder Mails ausbleiben
Die Abschluss-Automatisierung beim Verschieben in „Abschluss" trotz „Automatisierung starten" nicht auslöst